Как «продать» идею КЭДО руководителю: развеиваем основные страхи

Ежедневно компании сталкиваются с большим количеством кадровых документов. Их нужно создать, распечатать, согласовать, подписать и отправить на хранение в ту самую пыльную папку в шкафу. Вместо того чтобы заниматься более важными задачами, кадровики и сотрудники бегают по отделам, тратя кучу времени на бюрократические процессы. И не дай Бог что-то потеряешь или оформишь неправильно. Придется делать все заново или вовсе отвечать перед законом.

Но сегодня не обязательно тонуть в куче бумаг и сидеть в длинных очередях. Вести учет кадровых документов можно в электронном формате. КЭДО — удобное и безопасное решение, которое облегчит жизнь сотрудникам и кадровикам компании. Однако далеко не все решаются внедрить систему и предпочитают работать по старинке.

В статье мы расскажем, какие проблемы решает кадровый электронный документооборот и как убедить руководителя перейти на КЭДО.

Таким образом, КЭДО — это забота о вашем персонале. Система оптимизирует работу кадровиков и сотрудников, делает ее удобной. Это положительно сказывается на удержании кадров и улучшает HR-бренд компании.

Более подробно про общие преимущества внедрения КЭДО мы рассказали в другой статье.

КЭДО закрывает сразу несколько проблем с кадровыми документами.

Если просчитать все финансовые издержки бумажного документооборота, то КЭДО окажется вполне выгодным для компании. Давайте рассмотрим на примере.

Итого: финансовые издержки компании при бумажном документообороте составляют около 16 миллионов в год.

Тем временем затраты на приобретение лицензий системы LDM.КЭДО для 700 работников составят 490 000 рублей.

Стоимость покупки лицензий LDM.КЭДО для 3 кадровых работников — 21 000 рублей.

Итого: 511 000 рублей.

Это почти в 31 раз дешевле, если считать именно ежегодные расходы.

Проблема кроется в низкой осведомленности персонала. Многие попросту не знают о существовании КЭДО и преимуществах системы. Если сотрудник хочет и дальше взаимодействовать с кадровой документацией в бумажном формате, вы не можете ему запретить.

В таком случае часть персонала будет работать по старинке, другая — перейдет на КЭДО по собственному согласию. На нашем опыте очень редко сотрудники отказываются от электронного формата ведения кадрового делопроизводства. Но если изначально кто-то не согласился, то со временем они могут передумать, последовав примеру более продвинутых коллег. Задача руководства — провести некую рекламную кампанию по продвижению нового удобного инструмента для оформления кадровых документов. Система КЭДО проста, достаточно небольшого обучения и инструкции для сотрудников.

Это не так. Дело в том, что большинство просто привыкло работать с бумагой, из-за чего переход на электронную систему вызывает сомнения.

На практике КЭДО более удобный. Можно согласовывать и подписывать документы электронными подписями онлайн из любой точки мира. Все необходимые файлы находятся в электронном хранилище, а не шкафах. У руководителя будет доступ к кадровым документам в любое время. Не нужно ехать в офис и искать нужный договор среди кучи бумаг.

Если разместить КЭДО на локальных серверах компании, конфиденциальные и чувствительные данные будут надежно защищены. Это означает, что у вас и ваших сотрудников будет всегда доступ к системе, — исключается возможность ее блокировки или сбоя. Современные решения достаточно гибкие в плане настройки. В них можно задать параметры доступа к необходимым документам для каждого работника. Это означает, что персональные данные ваших сотрудников будут в безопасности. Никто не узнает зарплаты друг друга и не сможет посмотреть документ, доступ к которому ограничен. Более того, вы сможете избежать дублей файлов, сжимать их и шифровать для обеспечения более эффективного и экономичного хранения данных.

Данная проблема также связана с привычкой работать на бумаге. Чаще всего это касается промышленных предприятий. Например, те же сварщики, работники цеха, токари или рядовые мастера не берут с собой ноутбуки и смартфоны. Но и бегать в рабочее время к кадровикам — проблематично. Зачастую административные сотрудники работают в другом здании, а иногда и в другом городе.

В таком случае можно разместить дежурный компьютер, на котором специалисты будут оформлять и согласовывать кадровые документы самостоятельно в КЭДО. Также важно обучить персонал работать в системе, показать, насколько она удобная и функциональная. Тот же вендор поможет настроить решение под требования и задачи компании.

LDM.КЭДО подойдет производственным предприятиям, банкам и крупным технологическим бизнесам.

А еще мы недавно выпустили новую версию LDM.КЭДО: 3.0. В статье рассказываем, какие функции и фичи появились.

LDM.КЭДО разворачивается на локальных серверах, поддерживает все виды электронных подписей, интегрируется с Госключом и сразу несколькими 1C, имеет бесплатное мобильное приложение и широкий функционал.

Внедрение КЭДО — оптимальное решение, от которого все участники компании останутся в плюсе.

Система оптимизирует работу сотрудников, упрощает взаимодействие с кадровыми документами и предоставляет доступ к необходимым файлам в режиме онлайн.

Руководители, в свою очередь, экономят свое время, бюджет компании и укрепляют HR-бренд организации. Сейчас дефицитный рынок кадров диктует свои правила. Многие специалисты при выборе места работы обращают внимание на технологичность компании и отсутствие бюрократии. КЭДО избавляет сотрудников от необходимости отправлять документы по почте или приезжать в офис. Следовательно, можно находить лучших специалистов без привязки к городу или стране.