Заказать звонок
×
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня
Как «продать» идею КЭДО руководителю: развеиваем основные страхи

Как «продать» идею КЭДО руководителю: развеиваем основные страхи

17.10.2024

Оглавление

Ежедневно компании сталкиваются с большим количеством кадровых документов. Их нужно создать, распечатать, согласовать, подписать и отправить на хранение в ту самую пыльную папку в шкафу. Вместо того чтобы заниматься более важными задачами, кадровики и сотрудники бегают по отделам, тратя кучу времени на бюрократические процессы. И не дай Бог что-то потеряешь или оформишь неправильно. Придется делать все заново или вовсе отвечать перед законом.
Но сегодня не обязательно тонуть в куче бумаг и сидеть в длинных очередях. Вести учет кадровых документов можно в электронном формате. КЭДО — удобное и безопасное решение, которое облегчит жизнь сотрудникам и кадровикам компании. Однако далеко не все решаются внедрить систему и предпочитают работать по старинке.
В статье мы расскажем, какие проблемы решает кадровый электронный документооборот и как убедить руководителя перейти на КЭДО.

Какие проблемы решает КЭДО

Переход на кадровый электронный документооборот — добровольное решение, которое принимается сотрудниками и руководителем компании. Однако внедрение системы выгодно всем участникам организации.
Таким образом, КЭДО — это забота о вашем персонале. Система оптимизирует работу кадровиков и сотрудников, делает ее удобной. Это положительно сказывается на удержании кадров и улучшает HR-бренд компании.
Более подробно про общие преимущества внедрения КЭДО мы рассказали в другой статье.
КЭДО закрывает сразу несколько проблем с кадровыми документами.
  • Сокращает затраты на бумагу и логистику — согласовывать и подписывать документы можно в электронном виде. Не нужно тратиться на их отправку удаленным кадрам или другим филиалам компании.
  • Устраняет очереди в отдел кадров — сотрудники могут оформить кадровые документы, не покидая рабочее место. Достаточно зайти в приложение со смартфона или ноутбука.
  • Ускоряет подписание кадровых документов при приеме на работу — особенно актуально для удаленных сотрудников. Оформление происходит онлайн буквально за пару кликов. Никакой бюрократии и волокиты с бумагами.
  • Оптимизирует запросы от сотрудников — у каждого работника есть личный кабинет. В нем можно запросить справку, подписать Трудовой договор, оформить заявление на отпуск, посмотреть расчетный счет и не только.
  • Снижает вероятность потери документов — все файлы лежат в архиве.

Почему руководители боятся переходить на КЭДО

Мы собрали основные страхи руководителей, связанные с переходом на кадровый электронный документооборот. Каждое возражение можно отработать, если привести весомые контраргументы.
Вы можете самостоятельно рассчитать выгоду при помощи нашего калькулятора, чтобы сравнить расходы на бумажный и электронный кадровый документооборот.

1. КЭДО – это дорого

Если просчитать все финансовые издержки бумажного документооборота, то КЭДО окажется вполне выгодным для компании. Давайте рассмотрим на примере.
В организации N работает около 700 сотрудников и 3 кадровиков. Показатель текучести кадров составляет 30%. При этом ежемесячно выделяется бюджет на логистику, закупку бумаги и печатей. Все это нужно в двойном экземпляре. Каждый специалист тратит кучу времени на согласование и подписание документов, из-за чего первостепенные задачи отодвигаются на второй план.
Итого: финансовые издержки компании при бумажном документообороте составляют около 16 миллионов в год.
Тем временем затраты на приобретение лицензий системы LDM.КЭДО для 700 работников составят 490 000 рублей.
Стоимость покупки лицензий LDM.КЭДО для 3 кадровых работников — 21 000 рублей.
Итого: 511 000 рублей.
Это почти в 31 раз дешевле, если считать именно ежегодные расходы.

2. Сотрудники не согласятся/не будут пользоваться

Проблема кроется в низкой осведомленности персонала. Многие попросту не знают о существовании КЭДО и преимуществах системы. Если сотрудник хочет и дальше взаимодействовать с кадровой документацией в бумажном формате, вы не можете ему запретить.
В таком случае часть персонала будет работать по старинке, другая — перейдет на КЭДО по собственному согласию. На нашем опыте очень редко сотрудники отказываются от электронного формата ведения кадрового делопроизводства. Но если изначально кто-то не согласился, то со временем они могут передумать, последовав примеру более продвинутых коллег. Задача руководства — провести некую рекламную кампанию по продвижению нового удобного инструмента для оформления кадровых документов. Система КЭДО проста, достаточно небольшого обучения и инструкции для сотрудников.

3. Контролировать подписание бумажных документов проще

Это не так. Дело в том, что большинство просто привыкло работать с бумагой, из-за чего переход на электронную систему вызывает сомнения.
На практике КЭДО более удобный. Можно согласовывать и подписывать документы электронными подписями онлайн из любой точки мира. Все необходимые файлы находятся в электронном хранилище, а не шкафах. У руководителя будет доступ к кадровым документам в любое время. Не нужно ехать в офис и искать нужный договор среди кучи бумаг.
Полезные материалы для HR и кадровых специалистов
Рассказываем про изменения в законах, HR-новости, бесплатные вебинары
Полезные материалы для HR и кадровых специалистов
Рассказываем про изменения в законах, HR-новости, бесплатные вебинары

4. Цифровой обмен документами небезопасен

Если разместить КЭДО на локальных серверах компании, конфиденциальные и чувствительные данные будут надежно защищены. Это означает, что у вас и ваших сотрудников будет всегда доступ к системе, — исключается возможность ее блокировки или сбоя. Современные решения достаточно гибкие в плане настройки. В них можно задать параметры доступа к необходимым документам для каждого работника. Это означает, что персональные данные ваших сотрудников будут в безопасности. Никто не узнает зарплаты друг друга и не сможет посмотреть документ, доступ к которому ограничен. Более того, вы сможете избежать дублей файлов, сжимать их и шифровать для обеспечения более эффективного и экономичного хранения данных.

5. Низкий уровень компьютерной грамотности сотрудников

Данная проблема также связана с привычкой работать на бумаге. Чаще всего это касается промышленных предприятий. Например, те же сварщики, работники цеха, токари или рядовые мастера не берут с собой ноутбуки и смартфоны. Но и бегать в рабочее время к кадровикам — проблематично. Зачастую административные сотрудники работают в другом здании, а иногда и в другом городе.
В таком случае можно разместить дежурный компьютер, на котором специалисты будут оформлять и согласовывать кадровые документы самостоятельно в КЭДО. Также важно обучить персонал работать в системе, показать, насколько она удобная и функциональная. Тот же вендор поможет настроить решение под требования и задачи компании.

Возможности LDM.КЭДО

У нас есть собственная система для обмена кадровыми электронными документами между руководителем и сотрудниками — LDM.КЭДО.
LDM.КЭДО подойдет производственным предприятиям, банкам и крупным технологическим бизнесам.
А еще мы недавно выпустили новую версию LDM.КЭДО: 3.0. В статье рассказываем, какие функции и фичи появились.
LDM.КЭДО разворачивается на локальных серверах, поддерживает все виды электронных подписей, интегрируется с Госключом и сразу несколькими 1C, имеет бесплатное мобильное приложение и широкий функционал.
  • Разграничение ролей — можно ограничивать доступ к документам в зависимости от должности пользователя;
  • Хранение файлов в зашифрованном виде — обеспечивает дополнительную безопасность чувствительных данных;
  • Дружелюбный и удобный интерфейс — настройка личного кабинета под себя, чтобы необходимые виджеты были всегда под рукой;
  • Брендирование системы под стиль компании — можно поставить свой логотип и выбрать корпоративные цвета.

Вместо выводов

Внедрение КЭДО — оптимальное решение, от которого все участники компании останутся в плюсе.
Система оптимизирует работу сотрудников, упрощает взаимодействие с кадровыми документами и предоставляет доступ к необходимым файлам в режиме онлайн.
Руководители, в свою очередь, экономят свое время, бюджет компании и укрепляют HR-бренд организации. Сейчас дефицитный рынок кадров диктует свои правила. Многие специалисты при выборе места работы обращают внимание на технологичность компании и отсутствие бюрократии. КЭДО избавляет сотрудников от необходимости отправлять документы по почте или приезжать в офис. Следовательно, можно находить лучших специалистов без привязки к городу или стране.
Еще больше полезной информации в наших соцсетях