Платформа LDM
HR-tech решения
Полный цифровой путь сотрудника — от найма до ухода — от ведущих вендоров
LDM.КЭДО
Система для безопасного обмена кадровыми электронными документами
LDM.Express
Система электронного документооборота для малого и среднего бизнеса
LDM.Клиентское досье
Электронный архив клиентских документов для финансовых организаций
LDM.Финансовый архив
Единое хранилище электронных и бумажных первичных учетных документов
LDM.Цифровой архив
Система для поиска, хранения, управления и утилизации документов
LDM.Документооборот
Система электронного документооборота для средних и крупных организаций
LDM.Цифровой архив
Централизованное хранение бумажных и электронных документов в соответствии с архивным законодательством
Организация СХЭД согласно приказу Росархива № 77 и № 236
Оперативное и долгосрочное хранение документов с поддержкой юр. значимости до 75 лет
Единый «источник правды» документального фонда организации
Задачи внедрения электронных архивов
Разгрузка учётных систем от хранения документов
Финансовый архив для вступления в налоговый мониторинг
Поддержание юридической значимости кадровых документов при внедрении КЭДО
Быстрый поиск документов среди разрозненных мест хранения внутри компании
Выгоды от внедрения электронного архива
Полное соответствие архивному законодельству
хранение документов в системе организовано согласно ФЗ № 125 «Об архивном деле» и приказам Федерального архивного агентства № 236 и № 77
Минимизация рисков и ускорение откликов
оперативные ответы контролирующим органам и снижение рисков нарушений и штрафных санкций
Снижение затрат на хранение документов
единый доступ ко всему документальному фонду организации позволяет разгрузить оперативные системы и сократить архивные площади
Гарантия юридической силы и целостности 75+ лет
сохранение юридической значимости и снижение зависимости от инфраструктуры удостоверяющих центров
Автоматизация рутинных задач
набор готовых инструментов и форм, которые сокращают трудозатраты специалистов
Обеспечение целостности, воспроизводимости и переподписания
формат CAdES-A и перештамповка для долговременного юридически значимого хранения
Прием документов
- Массовая передача данных из любых систем — можно вручную или через готовые API-методы
- Автоматическая проверка данных — без рутины и ошибок
- Повышение уровня ЭП до CAdES-A — обеспечивает юридическую значимость данных на всем сроке хранения
Реестр документов
- Единый реестр всех документов компании с разнообразными атрибутами
- Возможность настроить экранные формы, состав столбцов и фильтры под задачи каждого пользователя
- Массовые операции с документами: выгрузка, печать, экспорт в таблицу, добавление в подборки для аудита или ответа на запросы регуляторов
Возможности LDM.Цифровой архив
Полнотекстовый и атрибутивный поиски
- Поиск по содержимому — можно найти документы, когда не знаешь их реквизиты. Достаточно ввести фразу из текста, а система сама найдёт файлы, где она упоминается
- Поиск по атрибутам для точных выборок — позволяет задать значение любых параметров, а после — сохранить запрос для оперативного доступа в будущем
Аудит и проверки
Быстрое создание подборок для аудиторских проверок и запросов контролирующих органов:
- Возможность формировать специализированные подборки из любых документов фонда как массово, так и по отдельности
- Система фиксирует источник запроса, прикрепляет сам запрос, комментарии и ответственного
Номенклатура дел
- Иерархическое создание номенклатуры дел для организаций и подразделений с прямой связью к статьям типового перечня и нормативным срокам хранения (Приказ № 236)
- Сроки хранения и даты уничтожения определяются автоматически на базе встроенной логики
- Возможность копировать номенклатуру на новый календарный период по данным предыдущего
Описи дел
- Создание описей дел подразделений и сводных описей организации — заголовки, индексы и нумерации систематизируются автоматически
- Запуск согласования и подписания через графический конструктор бизнес-процессов с отслеживанием статуса
- Автоматическая конвертация в PDF/A и генерация XML с метаданными по Приказу № 77
Работа с делами
- Списание документов в дела по номенклатуре — предусмотрены поддержка электронных, бумажных, гибридных форматов, включая печатные формы «Обложка дела» и «Лист-заверитель»
- Работа в привычном интерфейсе реестров и карточек с автовыделением просроченных дел в отдельный раздел
Экспертиза ценности и уничтожение
- Отбор документов по срокам из Приказа № 236 с причиной и инициатором
- Цифровое пространство экспертной комиссии для онлайн-изучения дел и голосования за продление/уничтожение
- Контроль по принципу единогласия с автоанализом голосов и формированием решения
- Регламентированное уничтожение с актом и ссылками в карточках удалённых документов
Архивное хранение
- Ведение реестра архивных документов в карточках хранения
- Топографический указатель для визуализации иерархии хранилища — от архивохранилища до полки — с фиксацией адресов бумажных дел
- Регламентные проверки наличия и состояния с актами
- Книга учёта выбытия и поступления для фиксации изменений в объёме и составе дел
Заявки в архив
- Полноценный цикл обработки заявок в архиве — выдача дел, подготовка справок, выписок и копий
- Автоматизированный маршрут согласования с контролем сроков и фиксацией ответственных на каждом этапе
Оперативный архив
Хранение меньше 10 лет
- Структурированное хранение документов
- Атрибутивный и полнотекстовый поиск
- Версионность документов
- Сохранение полной истории работы с документами
- Создание подборок для внутреннего аудита и выгрузки документов по запросу регулятора
Долговременный архив
Хранение больше 10 лет и документы постоянных сроков хранения
- Перенос данных из оперативной в архивную зону с повышением уровня подписи до CAdES-A
- Учет сроков хранения документов
- Переподписание документов ЭП
- Уничтожение документов и экспертиза ценности
Долговременный архив
Оперативный архив
Повышение уровня подписей до архивной CAdES-A
Единая система организации архивов
Специализированные архивы на платформе LDM
LDM.Финансовый архив
Единое хранилище электронных и бумажных первичных учётных документов. Быстрый поиск, создание подборок для внутренних и внешних проверок
LDM.Кадровый архив
Долговременное хранение кадровых документов из любой системы КЭДО согласно требованиям Росархива и 152-ФЗ
Архив проектной и технической документации
Система хранения, учёта и управления всеми видами проектной и технической документации организации (чертежи, сметы, схемы и т.д.)
Долговременный архив
Организация СХЭД для долгосрочного (75+ лет) хранения электронных документов с поддержкой юридической значимости
Преимущества платформы LDM
Настройки прав доступа ABAC, RBAC и ACL в соответствии с заданными параметрами гарантируют конфиденциальность документов
Готовность к AI-сценариям и работе с ИИ-агентами
Микросервисная платформа LDM, рассчитанная на высокие нагрузки, позволит разгрузить ваши информационные системы
Открытый API и современные технологии для интеграции с внешними ИС
FAQ
Даже такой документ необходимо передать на архивное хранение, приложив к нему доказательства валидности ЭП на момент подписания.
Доказательствами могут выступать:
Доказательствами могут выступать:
- логи системы (журнал подписи, журнал авторизации, GUID операции и т. д.)
- результаты проверок ЭП в период её действия (до утраты возможности проверяемости)
- отчёт УЦ о действительности ЭП на момент подписания (зачастую очно и только в том случае, если УЦ ведет архив OCSP и CRL, что бывает не всегда)
Для долговременного юридически значимого хранения используются повышение уровня подписи документов до стандарта CAdES-A и перештамповка.
Электронный архив гарантирует сохранность электронных документов и бумажных копий, а также обеспечивает быстрый доступ к ним. Экспертиза ценности и выгрузка документов для проверок интегрируются в общий функционал системы, гарантируя соблюдение законодательства и регламентов архивного хранения.
LDM.Цифровой архив разработан с учетом актуального архивного законодательства и обновляется в соответствии с изменениями. Хранение в системе организовано согласно Федеральному закону от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и приказам Федерального архивного агентства (Росархива) № 236 от 20 декабря 2019 года и № 77 от 31 июля 2023 года.
Вы можете настроить массовую передачу данных из любых систем (ERP, СЭД, КЭДО CRM, ЭДО и другие) через готовые API-методы или ручной импорт. Автоматическая проверка и повышение уровня ЭП до CAdES-A обеспечит юридическую значимость на десятилетия.