Внедрение КЭДО: за и против

13.09.2024

Кадровый электронный документооброт (КЭДО) — это система для обмена кадровыми электронными документами между работодателем и сотрудниками. Все то, что вы уже делаете руками на бумаге, переносится в цифровой формат:

создание, согласование и подписание кадровых документов (от трудовых договоров и дополнительных соглашений до приказов и журналов);

хранение файлов;

выдача справок сотрудникам.

Плюсы КЭДО

интеграции с 1С и Госключом;

Переход на КЭДО сокращает затраты бизнеса на закупку бумаги и канцтоваров, обслуживание и заправку принтеров, а также на логистику, что особенно актуально для компаний с распределенной командой или множеством филиалов.

По данным LDM, стоимость бумажного документооборота на 700 сотрудников в среднем составляет 16 миллионов рублей в год, в то время как системы КЭДО обычно работают по принципу подписки. Например, приобретение лицензий LDM. КЭДО на то же количество сотрудников обойдется примерно в два раза дешевле. Точнее рассчитать затраты поможет калькулятор стоимости документооборота.

Безбумажный кадровый документооборот также снижает нагрузку на HR-отдел благодаря:

системе справочников;

функции автозаполнения: система сама заполняет нужные поля, имя сотрудника, правильное название подразделения, организации, номер и дату документа;

быстрому согласованию документов в режиме онлайн.

В 95% случаев (согласно опросам) сотрудники одобряют цифровизацию документооборота, так как привыкли пользоваться плодами технического прогресса и ценят:

возможность ознакомиться с любым документом даже на смартфоне;

комфортное планирование нагрузки и отдыха благодаря доступу к графику отпусков;

возможность заказать справку или подписать документ одним кликом.

Перейти

Все это не только приятно и удобно для сотрудников, но и полезно — время, которое они тратили на дорогу в отдел кадров, ожидание своей очереди и т. д., система КЭДО экономит для выполнения прямых должностных обязанностей.

Минусы КЭДО

Руководству компаний для перехода на КЭДО нужно потратить время на разработку пошагового плана, который включает в себя следующие этапы:

Оцифровка архива

1

Подготовка пользователей

Анализ текущего документооборота

2

Обеспечение безопасности и доступности данных

3

Оформление согласия на КЭДО со стороны сотрудников

Подписание приказа о переходе на КЭДО

4

Оцифровка архива. Потребуется оцифровать кадровые документы, которые уже хранятся в компании.

Подготовка пользователей: следует рассказать им о преимуществах КЭДО, запланировать обучение, выбрать кураторов среди самых активных сотрудников.

Анализ текущего документооборота. Нужно понять, какие документы лучше перевести «в цифру» сразу (трудовой договор, дополнительные соглашения), а какие можно подключить позже (например, журналы и приказы).

Обеспечение безопасности и доступности данных.

5

Оформление согласия на КЭДО со стороны сотрудников. Важно помнить, что они (кроме тех, кто начал трудовую деятельность после 31 декабря 2021 года) могут отказаться от электронного документооборота даже после лекции о его преимуществах. В таком случае придется продолжить вести касающиеся них документы на бумажных носителях — даже если это будет всего пара человек.

Подписание приказа о переходе на КЭДО.

6

Некоторые сотрудники HR-отделов и бухгалтерий привыкли иметь возможность подписывать документы задним числом. В системе КЭДО это невозможно: в документе ставится только фактическая дата. Придется выбирать: либо отказаться от КЭДО, либо от такой практики, как использование неактуальных дат.

Еще один нюанс: на сегодняшний день внутренний документооборот не может стать полностью электронным. Некоторые документы все еще обязательно подписывать на бумаге — это приказ об увольнении, журналы инструктажей по технике безопасности, акты о несчастных случаях на производстве и бумажные трудовые книжки.

Выводы: законы и безопасность

Многие сторонники традиционной системы ведения документов считают КЭДО небезопасным. Однако цифровые файлы не могут сгореть или испортиться от влажности, а еще их труднее потерять благодаря централизованному хранению и функции поиска. Также обезопасить личные данные сотрудников можно, разместив электронные документы не в облаке, а на собственных серверах. Именно такое размещение предлагает LDM.КЭДО. Продукт также учитывает актуальные требования закона, например № 377-ФЗ от 22.11.2021, в котором прописаны правила ведения кадрового электронного документооборота в статьях 22.1−22.3 и 49.1, и приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, в котором регламентированы форматы файлов. Кроме того, разработчики следят за актуальными требованиями и учитывают все изменения в новых релизах.

Внедрение LDM.КЭДО позволяет:

Экономить время и ресурсы сотрудников благодаря быстрой обработке документов.

Минимизировать вероятность возникновения ошибок.

Улучшить качество взаимодействия между сотрудниками.

Перестать терять документы благодаря систематизации и поиску.

Не забывать вовремя их подписывать благодаря системе оповещений.

Обеспечить безопасность данных, защитив их от потери или кражи.

Соблюдать требования законодательства.

LDM.КЭДО — это современное решение для автоматизации кадрового документооборота с адаптивной версткой, мобильным приложением и инструментами low-code, которые позволяют кастомизировать продукт с учетом потребностей конкретного бизнеса.

Запишитесь на демонстрацию, чтобы на практике увидеть возможности LDM.КЭДО.

Записаться

Полезные материалы для HR и кадровых специалистов

Рассказываем про изменения в законах, HR-новости, бесплатные вебинары