Электронный архив клиентских досье: что теряет банк, откладывая внедрение
19.02.2026
Сегодня цифровизацию нельзя назвать каким-то новшеством, она встречается на каждом шагу. Наглядный пример — банковская отрасль. Сами того не замечая, мы привыкли к экосистемности — это когда у нас на руках сразу несколько сервисов или продуктов, которые облегчают жизнь.
Объясним на примере:
Вы регулярно заказываете товары на маркетплейсе, пользуетесь приложениями доставки, оплачиваете заказы банковской картой — это и есть экосистема. Каждое приложение привязано друг к другу, а покупки проводятся автоматически, что удобно.
По такому принципу можно автоматизировать и внутреннюю работу в финансовом секторе, но тут все сложнее. Низкая осведомленность, привычка работать с бумагой и устаревшими системами, страх перед новыми сервисами — все это останавливает банки перед внедрением современных ИТ-продуктов.
И вот компании оказываются на перепутье: можно оставить все как есть, а с последствиями разбираться по факту, или внедрить цифровые решения. Они ускорят работу подразделений, избавят от ошибок и упростят обработку клиентов. Не говоря уже о законодательных изменениях и новых требованиях — без средств автоматизации соответствовать им становится сложнее.
В статье расскажем, как старые подходы к работе с клиентскими досье тормозят бизнес и почему компании откладывают внедрение электронного архива. Также разберем функционал LDM.Клиентское досье и на примере кейса покажем, как система совершенствует работу в банках.
5 проблем, которые преследуют банки при работе с документами
Вроде собрали крутую команду, своими силами выстроили процессы, но все равно что-то идет не так, и нужных результатов нет. Почему? Потому что старые подходы уже не работают, а из-за высокой потоковой нагрузки сотрудники не могут обрабатывать кучу документов идеально. Выход один — внедрение средств автоматизации.
Почему цифровые системы так важны и на что они влияют?
1
На скорость поиска нужной информации. Найти досье клиента сложнее, когда документы лежат в десятках шкафов, на это уходят часы. Когда данные собраны в едином цифровом архиве, поиск занимает пару минут.
2
На количество ошибок. Если досье оформляются на бумаге, а информация дублируется и устаревает, уследить за этим тяжело. Средства автоматизации помогают следить за актуальностью, исключают дубли и информируют, когда срок действия документа подходит к концу.
3
На проведение аудита и контроля. Проверка данных вручную всегда занимает больше времени, а это увеличивает риски несоответствия регуляторным требованиям. Электронная система делает все автоматически за несколько секунд, а риск ошибок минимален.
4
На издержки хранения и обслуживания документов. Аренда архивов, закупка бумаги и канцелярии, логистика, установка средств безопасности — все это раздувает бюджет банка. Внедрение цифрового архива — это инвестиция в будущее. Но об этом позже.
5
На скорость обслуживания клиентов. Когда сотрудники заняты рутиной, времени на обработку клиентских запросов становится меньше. А это — потеря конкурентного преимущества и потенциально выгодных сделок. Электронная система разгружает команду и позволяет ей заниматься более важными задачами. Как результат — развитие бизнеса, расширение клиентской базы и укрепление ее лояльности.
Теперь поговорим про законы. Недавно мы опубликовали экспертную статью, где разобрали ключевые изменения и нововведения, которые коснулись финансового сектора.
Если кратко, то:
- все взаимодействие с регуляторами должно происходить только через СМЭВ;
- утверждены новые формы и форматы электронных запросов;
- банки обязаны фиксировать дату и время получения обращений от ФНС;
- документы, направляемые в ответ на запрос регуляторов, должны быть подписаны УКЭП.
Это значит, что теперь банки вынуждены быстрее обрабатывать документы, при этом не допускать ошибок и хранить всю историю взаимодействия с досье. Работать «как раньше» уже не получится, а цифровой архив и средства автоматизации — скорее необходимость, чем рекомендация.
Но даже в таких условиях финансовые организации не спешат что-то менять. Давайте пройдемся по ключевым опасениям бизнеса и узнаем, насколько все «страшно».
Почему банки откладывают внедрение электронного архива
Главное заблуждение, что внедрение электронного архива для финансовых организаций — это дорого, сложно и опасно. Разберем каждый страх по порядку.
Страх № 1.
«Проект требует больших бюджетов, у нас таких денег нет»
На старте внедрение цифрового архива действительно обходится дороже, ведь нужно настроить и адаптировать систему под себя. Но стратегия не создается по принципу «здесь и сейчас», обычно финэффект и результаты выстраиваются на несколько лет вперед. И здесь цифровизация выигрывает.
Работа банка без электронного архива:
Обработкой документов занимается целая команда, затраты на хранение досье и поддержку текущих разрозненных систем — это сотни тысяч в год. Сюда же добавляем расходы на зарплату сотрудников, логистику, канцелярию, технику и издержки (ведь когда работаешь с большим объемом данных вручную — ошибки неизбежны) — получается внушительная сумма в десятки миллионов. Но ее можно сократить в 10 раз.
Работа банка с цифровым архивом:
Основной капитал приходится на само внедрение. А дальше расходы снижаются. Система автоматически обрабатывает документы, а в это время команда решает более важные задачи, которые нацелены на развитие компании. Закупать канцелярию, платить курьерам, обслуживать десятки систем и офисные архивы не нужно — все документы хранятся в одном месте. И если раньше ежегодные расходы составляли, например, 10−11 миллионов рублей, то спустя пару лет после внедрения они сократятся до 5−6 миллионов.
О том, как все посчитать самим или с помощью нашего калькулятора, мы рассказали в другой статье.
Страх № 2.
«У нас нет опыта внедрения, вдруг цифровая система заруинит процессы, которые мы выстраивали годами»
Переход на электронный архив своими силами может затянуться на годы. Одно неверное решение — и система правда все «сломает». Но самостоятельная разработка без должной компетенции — изначально гиблая стратегия.
Поэтому лучше сразу обратиться к подрядчику. Он без проблем внедрит систему, адаптирует ее под потребности вашего банка, обучит персонал и обеспечит оперативную техподдержку. А еще поможет интегрировать сторонние сервисы и доработать решение, если появится такая потребность.
Страх № 3.
«Мы привыкли работать по старинке, сотрудники могут воспринять цифровизацию в штыки»
Переход к новым процессам — это всегда стресс. И чем дольше вы затягиваете, тем сложнее будет освоить современные инструменты. Если сейчас со стороны закона нет четких указаний по переходу на электронные архивы, то завтра все может измениться, и времени на комфортную адаптацию не будет.
Сразу «переезжать» не нужно. Лучше составить плановую стратегию, а дальше — шаг за шагом переводить ключевые процессы в цифру. Вендор поможет сотрудникам разобраться в функционале, объяснит все преимущества электронного архива и покажет, сколько времени и сил он сэкономит команде на рутине.
Вывод: большинство банков до сих пор боятся уходить от бумаги. Но есть компании, которые уже подружились с цифровизацией, упростили и ускорили работу подразделений с помощью LDM.Клиентское досье. И мы готовы этим опытом поделиться.
Полезные материалы для сотрудников финсектора
Будьте в курсе изменений в законах, трендов и новых банковских решений.
Перевод клиентских досье в цифру на практике
Коротко об LDM.Клиентское досье
Централизованный электронный архив клиентских документов, который разработан для банков и финансовых организаций. Это коробочное решение, срок внедрения — от 3 месяцев.
Возможности LDM.Клиентское досье
Обычная и массовая загрузки документов
Проверка комплектности досье
Выгрузка документов в форматах, установленных регуляторами
Гибкие настройки прав доступа и безопасность конфиденциальных данных
Атрибутивный и полнотекстовый поиск
Более 150 шаблонов документов
Простой интерфейс и удобная работа с документами с табличным представлением или в виде графа связей
Как ускорить обработку документов в 2 раза
Один из наших клиентов — универсальный коммерческий банк, входит в ТОП-60 надежных финансовых организаций в России. Сейчас обслуживает около 500 тысяч физлиц и 20 тысяч юрлиц.
С какими проблемами пришел клиент:
Отсутствие единого источника хранения клиентских досье
Поиск нужной версии документа занимал много времени
На подготовку ответов в ФНС по запросу уходило много ресурсов
Как эти проблемы решили:
Организовали централизованное хранение документов под разные процессы банка — теперь никаких файловых хранилищ и неструктурированных папок
Выгрузки досье осуществляются сразу в установленном ФНС формате — вся рутина автоматизирована, сотрудники занимаются более сложными задачами
Развернули цифровой архив на базе микросервисной платформы — это снизит расходы банка на доработку и интеграции, инструменты low-code позволяют масштабировать ИТ-решение самим
Настроили быстрый доступ к актуальным документам — их можно найти по атрибутам или тексту за пару секунд
Эффект от внедрения LDM.Клиентского досье:
внедрение
за
3
месяца
обработка документов
в
2
раза быстрее
оцифровали досье
17
тыс.
ЮЛ и ИП
оцифровали досье
400
тыс.
клиентов
Коротко о главном
Цифровой архив — незаменимый помощник финансовых организаций на современном рынке. Он ускоряет обработку документов, формирование клиентских досье и выгружает их сразу в формате регулятора. Вся документация лежит в одном месте, что исключает потерю данных и позволяет найти нужный файл за считанные секунды. Чтобы внедрение системы прошло гладко, лучше сразу выбирать проверенного вендора, который возьмет все технические работы и реализацию на себя.
Электронный архив — это инвестиция в будущее. В перспективе вы получите решение, которое автоматизирует рутину, искоренит хаос в документах, ускорит развитие бизнеса и усилит взаимодействие команды.
