Заказать звонок
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня
На языке цифр: сколько экономят банки с электронными досье клиента
09.10.2025
Работа банков держится на многоуровневой системе. Это не только обслуживание клиентов, большая часть задач сотрудников завязана на обработке документов. И тут как раз зреет основной корень всех проблем.
«Единой системы для работы нет, приходится играть в пианиста и постоянно переключаться».
«Все документы оформлены на бумаге, лежат в коробках или шкафах, неудобно».
«Сделаем копию на всякий случай, вдруг пригодится».
«Бюджет на канцелярию и хранение тратится нерационально, но другого выхода нет».
Что в итоге: бесконечное дублирование, поиск клиентских документов отнимает много времени, а работа сотрудников организована хаотично и сопровождается ошибками.
Что в итоге: бесконечное дублирование, поиск клиентских документов отнимает много времени, а работа сотрудников организована хаотично и сопровождается ошибками.
Как эти проблемы можно решить? Если кратко, то: внедрить централизованный электронный архив, который наведет порядок в клиентских досье, упростит работу подразделений, да еще и бюджет сэкономит.
В статье мы сравним, как выглядит схема движения документов с электронным архивом и без, а также расскажем, как просчитать выгоду от внедрения цифрового решения на примере LDM.Клиентское досье.
От фронт-офиса до уничтожения: какой путь проходят документы в банковском секторе
Все документы поступают в финтех из фронт-офиса. По сути, это «лицо» банка, которое отвечает за коммуникации с клиентами. Как это работает?
Клиент приходит в одно из подразделений, оформляет нужную услугу, предоставляет для сканирования личные документы, заполняет договор. После формируется клиентское досье и отправляется в мидл-офис. Также человек может заказать нужную услугу через заявку на сайте или колл-центр, но логика процессов не меняется.
Итак, все документы поступили в мидл-офис. Дальше сотрудники проверяют и обрабатывают клиентские документы. Например, изучают заемщика на кредитоспособность, вводят данные в информационные системы, фактурируют услугу и т. д.
За внутренние операции и бизнес-процессы отвечает бэк-офис. Это «сердце» любого банка, так как здесь выполняются ключевые функции:
- обрабатываются транзакции;
- составляется и ведется отчетность;
- регистрируются и сопровождаются сделки (в бумажной и электронной форме);
- решаются технические задачи, вопросы безопасности и перераспределения ресурсов компании.
А еще бэк-офис напрямую связан с архивом документов. Он осуществляет их передачу на архивное хранение и выдает во временное пользование. По истечению срока хранения все документы уничтожаются.
ТУТ БУДЕТ СХЕМА
Таким образом, схема движения документов в банке достаточно сложная. А когда поток клиентских досье большой и регулярный, легко запутаться и потерять нужный договор. Но ее можно упростить с помощью электронного архива.
От хаоса к порядку: систематизируем работу с помощью электронного архива
Приоритетная задача любой организации финтеха — ускорить поиск документов. На то, чтобы найти нужный договор в офисе среди кучи бумаг или в системах, которые «наплодила» организация, уходит несколько часов и более. Цифровой архив позволяет хранить все документы в одном месте, где их можно структурировать и фильтровать для быстрого поиска.
Какой эффект получит банк от внедрения электронного архива? Если говорить в рамках взаимодействия с клиентами, то:
проверка документов ускорится;
можно проводить массовую обработку досье и повысить контроль их правильного формирования;
трудозатраты сотрудников на поиск и работу с документами снижаются в 3−5 раз;
качество обслуживания клиентов повышается.
Но это не единственная цель финансового сектора. Кроме бизнес-задач банки должны позаботиться о выполнении внешних запросов Банка России, а сделать это не всегда просто. Рассмотрим на примере.
«Chaos-bank» — крупная финансовая организация, входит в ТОП-50 по всей стране. Ежедневно в нее поступают запросы от Центрального Банка, которые нужно оперативно обработать. Речь идет не об одном или двух, а о сотне документов в день. Если бы у «Chaos-bank» был централизованный архив, ответ на регуляторные запросы занял пару минут. Но проблема в том, что организация хранит документы в десятках банковских систем. А еще есть офисный архив, который уже «трещит» от количества копий и папок. В итоге поиск нужного договора затягивается на часы, приходится задействовать больше сотрудников, бизнес-процессы тормозятся.
А вот другой банк — «L-bank», работает совершенно по противоположной схеме. Есть единый цифровой архив, все документы лежат структурировано, настроены права доступа. И когда приходит запрос от регулятора, сформировать клиентское досье и отправить его, например, тому же Банку России, — задача на пару минут. В итоге сбором документов занимается один или два сотрудника, а не весь отдел, ключевые задачи выполняются в срок, производительность растет.
Таким образом, внедрение электронного архива позволяет:
- централизованно хранить досье ЮЛ, ФЛ и ИП в одном месте;
- ускорить ответы на запросы регуляторов;
- формировать подборки документов сразу в формате ФНС;
- массово загружать документы и контролировать комплектность досье.
Итак, с функциональным аспектом разобрались. Цифровой архив повышает производительность банка, ускоряет работу подразделений и обслуживание клиентов. Но что насчет финансового эффекта? Многие опасаются, что затраты на электронную систему выше, чем на ведение бумажного или смешанного документооборота.
Команда LDM разработала калькулятор, который поможет просчитать затраты на внедрение Клиентского досье. Далее расскажем, из чего складывается стоимость, и наглядно покажем, сколько можно сэкономить.
Финэффект от внедрения LDM.Клиентское досье: как работает калькулятор расходов
Стоимость владения электронным архивом складывается из двух показателей: CAPEX и OPEX.
CAPEX — это изначальные затраты банка на внедрение системы, оборудование и лицензии.
OPEX — дальнейшие затраты на ежегодное обслуживание, вендорскую поддержку, обслуживание серверов и администрирование решения.
Какие еще параметры нужно учесть:
- количество документов, которое обрабатывается в сутки;
- сколько времени уходит на обработку одного документа;
- число сотрудников, которые занимаются обработкой;
- заработная плата каждого сотрудника — с налогами и без.
Пример расчета в цифрах и финэффект
Затраты на ведение документооборота в банке без Клиентского досье
Представьте, что банк ежедневно обрабатывает порядка 200 документов. Без централизованной системы на один документ уходит 15 минут, а на весь объем документов — 50 часов в день. Логично, что в одиночку ни один сотрудник не справится с таким объемом, поэтому обработкой документов занимается целая команда. Средняя зарплата специалиста на руки — от 50 до 90 тысяч рублей, и это не считая налогов. Хранение и поддержка текущих систем организации обходится в несколько сотен тысяч в год.
Считать все это вручную — долго и сложно. Поэтому подставляем данные в калькулятор LDM и получаем 11,5 миллионов рублей. Это сумма, которая тратится на подготовку документов без Клиентского досье в год. Но ее можно сократить почти в 10 раз.
Затраты на ведение документооборота в банке с Клиентским досье
Для расчета затрат мы разделили бюджет на внедрение и тестирование системы. Стоимость зависит от размера банка, количества интеграций с другими сервисами и возможными доработками. Но по нашим подсчетам, все затраты окупаются в течение двух лет, а через 5 лет экономия организации благодаря Клиентскому досье составит от 11 до 27 миллионов (в ходе исследования мы анализировали банки ТОП 40−150).
Теперь давайте посчитаем финэффект, который получит банк спустя 2 года после внедрения системы. Итак, вроде бы те же 200 документов в сутки, та же зарплата сотрудников (50−90 тысяч + налоги), вот только централизованный архив и автоматизация сократили время обработки одного документа до минуты. Теперь в день тратится около 3,3 часов, вместо 7 человек данной задачей занимается один специалист. И вот вместо 10,5 миллионов получаем 5−6 миллионов — столько обходится подготовка документов, если внедрить Клиентское досье. Разница ощутимая.
Само собой, цифры индивидуальные, и нужно отдельно просчитывать финэффект для каждого банка. Конечно, можно сделать все самим, если есть свободное время и понимание рыночной экономики и финансового положения организации.
А можно записаться на демонстрацию LDM.Клиентское досье: наши эксперты покажут, как работает система, при вас просчитают затраты на ее внедрение и выгоду, которую получите от перехода на электронный архив.
Записаться на демонстрацию
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня
Коротко о главном
Работа с клиентскими документами — трудоемкая задача. Многие банки до сих пор ведут бумажный документооборот или используют десятки систем для хранения. Это усложняет поиск и обработку данных, формирование клиентских досье и взаимодействие с клиентами и регуляторами.
Структурировать хранение, оптимизировать процессы и ускорить работу с документами поможет электронный архив. Для банков есть профильные решения, например, LDM.Клиентское досье.
Чтобы оценить целесообразность внедрения, нужно узнать расходы на ведение документооборота с цифровой системой и без. Это можно сделать самостоятельно, потратив кучу времени. А можно записаться к нам и быстро просчитать все на калькуляторе онлайн.
