«СЭД — это ЭДО?»: разбираемся в терминах электронного документооборота

Электронный документооборот может быть:

— Внутренним — ограничивается внутренними операциями и не выходит за границы конкретной компании. Пример такого ЭДО — кадровый электронный документооборот.

— Внешним — для взаимодействия с контрагентами, клиентами, госорганами.

— снизить затраты — сократить расходы на печать, доставку и почтовые услуги.

— упростить процесс согласования и подписания — использовать электронные подписи для подтверждения подлинности и юридической значимости документов;

— ускорить обмен документами — отправлять и получать документы в любое время и из любого места;

СЭД помогает:

— упростить работу с электронными документами — создавать, редактировать, подписывать, отправлять, получать и хранить документы в электронном виде;

— ускорить согласование и обработку — создавать маршруты подписания, автоматизировать рассылки и ознакомления с документами, получать уведомления о статусе электронного документа;

— повысить контроль и безопасность — отслеживать доступ к документам, контролировать версии, установить правила хранения и архивирования.

Существует мнение, что работа в СЭД — это привилегия крупных компаний с тысячами сотрудников. Но внутренний ЭДО может значительно упростить жизнь и малому бизнесу.

СЭД — система электронного документооборота — программное обеспечение, в котором сотрудники компании согласовывают и подписывают электронные документы, ставят задачи и контролируют их исполнение. СЭД охватывает весь жизненный цикл документа: от создания и редактирования до хранения и поиска.

Из-за того, что функции ЭДО и СЭД во многом пересекаются, на практике, говоря «ЭДО», представители компаний часто подразумевают не сам процесс обмена документами (внутренними или внешними), а систему для внешнего электронного документооборота с контрагентами, соответственно, под «СЭД» понимают систему для внутреннего документооборота. Отсюда и возникает путаница между понятиями.

По такой логике (пусть и не совсем корректной), СЭД позволяет создавать и обрабатывать документы внутри организации, а сервис ЭДО — отправлять эти документы другим компаниям.

Системы взаимодополняют друг друга. Например, в СЭД создают пакет документов по сделке с новым поставщиком, а затем разные отделы — бухгалтерия, юристы, договорной отдел — согласовывают каждый документ. Когда весь пакет согласован внутри организации, его направляют контрагенту через сервис внешнего ЭДО.

1. Определите потребности бизнеса: какие процессы вы хотите автоматизировать? Какие задачи нужно решать ежедневно?

2. Выберите подходящее программное обеспечение: изучите различные СЭД и сервисы внешнего ЭДО у разных вендоров, сравните функционал и цены ПО. Обычно разработчики перед продажей предлагают продемонстрировать возможности системы на демо-стенде или даже дают бесплатный пробный доступ для работы — не пренебрегайте этим.

3. Разработайте план внедрения: определите этапы, ресурсы и сроки. С планом может помочь разработчик выбранной системы, например, перед внедрением LDM. Express мы всегда сначала изучаем сложившуюся практику ведения делопроизводства компании-заказчика и уже после этого составляем четкий план действий.

4. Обучите сотрудников работе в новой системе: и тут мы снова посоветуем обратиться за помощью к разработчику ПО. У ответственного вендора всегда наготове инструкции, презентации или видео по работе в СЭД, а еще сотрудники вендора знают, как проще объяснить вашим работникам сложные моменты.

5. Начните с малого: внедрите СЭД и ЭДО для отдельных процессов, постепенно расширяя сферу применения. Мы рекомендуем начинать с автоматизации внутреннего электронного документооборота, и только потом двигаться к внешнему взаимодействию.