Платформа LDM
HR-tech решения
Полный цифровой путь сотрудника — от найма до ухода — от ведущих вендоров
LDM.КЭДО
Система для безопасного обмена кадровыми электронными документами
LDM.Express
Система электронного документооборота для малого и среднего бизнеса
LDM.Клиентское досье
Электронный архив клиентских документов для финансовых организаций
LDM.Финансовый архив
Единое хранилище электронных и бумажных первичных учетных документов
LDM.Цифровой архив
Система для поиска, хранения, управления и утилизации документов
LDM.Документооборот
Система электронного документооборота для средних и крупных организаций
Компания
Правила хранения архивных документов в 2026 году
04.06.2026
В 2023 году вступил в силу Приказ № 77 Росархива, который определяет новый порядок архивного хранения, комплектования и учета документации в государственных и коммерческих структурах. В этой статье мы расскажем о том, как нужно работать с такими материалами.
Кому и зачем следует придерживаться новых правил хранения?
Приказ № 77 Росархива адресован государственным и коммерческим структурам, а также индивидуальным предпринимателям.
Раньше действовали правила, которые были утверждены Приказом № 526, но с развитием цифровых технологий и увеличением объемов документации он стал неактуальным и официально признан утратившим силу. А чтобы определить конкретный срок хранения документа, нужно обращаться к Перечню, утвержденному Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
Новый регламент хранения документов в организации позволяет определить, какие материалы и сколько по времени нужно хранить.
Кто подпадает под действие Приказа № 77?
1. Государственные органы и учреждения.
2. Юридические лица.
3. Индивидуальные предприниматели.
Способ того, как передать документы в архив на хранение, регламентирован в Приказе № 77 . Порядок передачи, оформление описи, контроль за сроками — все это помогает снизить риск потери информации и юридических проблем.
Почему изменились правила: переход от Приказа № 526 к Приказу № 77
Согласно Приказу №77, организация должна вести описи, проверять состояние архивных материалов и учитывать цифровые форматы. В результате документы временного и постоянного срока хранения — это системный подход к управлению информацией.
Проверять архивы нужно регулярно. И это касается не только бумажных дел, но и цифровых, включая видео- и аудиофайлы. Так что Приказ № 77 — это помощник для всех компаний: теперь меньше шансов потерять важные материалы, проще организовать доступ и соблюсти юридические требования.
Период хранения архивной документации
Период хранения — это не просто формальность. Он помогает правильно планировать пространство в архиве и распределять ресурсы. Бумажные документы требуют физических шкафов, а электронные — надежных серверов и регулярного контроля. Поэтому грамотное планирование экономит и время, и деньги. Платформа LDM позволяет вести полную опись, настраивать доступ и проверять состояние файлов, а также помогает вести учет документов и следить за сроками их хранения.
Все документы, которые появляются во время делопроизводства, делятся на три группы в соответствии с периодом их хранения.
3. Для постоянного хранения. Уставные бумаги, паспорта сделок, решения органов управления и иные материалы, имеющие историческую, юридическую или стратегическую ценность.
2. Свыше десяти лет. Обычно это финансовые отчеты, техническая документация, личные дела. Такие материалы требуют аккуратного оформления и контроля, чтобы их можно было легко найти через 10-15 лет.
1. Со сроком до десяти лет. Это путевые листы, текущие отчеты, бухгалтерские бумаги, акты приема-передачи работ. После истечения периода хранения и прохождения экспертизы ценности их можно уничтожить согласно разделам 3 и 4 Приказа № 77. При этом важно вести опись и фиксировать, что именно прошло процедуру уничтожения, чтобы не возникло вопросов при проверке.
— ECM/CSP-система управляет всем жизненным циклом контента (от создания до архивации). Платформа LDM показывает на практике удобство электронного хранения: с ее помощью можно тщательно контролировать сроки и упростить процедуры архивного делопроизводства.
— СЭД позволяет быстро искать документы, управлять доступом и контролировать изменения, заменяет бумажный документооборот.
Оформление и учет архивных документов
Требования к электронному архиву
Каждое дело должно иметь опись, которая позволяет точно понимать, что внутри папки, кто с ней работал, и как долго ее нужно хранить. Без нее легко потерять документ, особенно когда архив большой.
— На физическом носителе документы хранятся долго, но нужен контроль за средой хранения, регулярная проверка состояния.
Все документы, которые направляются в архив, необходимо оформлять в виде отдельных дел и группировать по теме или времени хранения. Максимальное количество листов в одной папке не должно превышать 250 штук, чтобы она была устойчивой и удобной. Толщина корешка — до 4 сантиметров. Документы необходимо прошить на 4 прокола (если дело малоформатное, достаточно 3) и поместить в твердую обложку.
Согласно Приказу №77 электронный архив выделяется в самостоятельный объект учета информации. Тут выбор между хранением на физическом носителе (диски, серверы) и системой электронного документооборота (СЭД). У каждого подхода есть плюсы и минусы.
Обязательная проверка сохранности данных должна проводиться каждые 5 лет. Это правило распространяется как на бумажные, так и на электронные архивы. Проверка нужна, чтобы вовремя выявить повреждения, устаревшие носители или ошибки в системах хранения.
Организация хранения и требования к архиву
Традиционная модель хранения документации (архивное помещение, стеллажи) сохраняет актуальность, однако фокус постепенно переносится на цифровые технологии. Тем не менее, базовые условия помещения все еще учитываются.
Для бумажного архивохранилища:
— помещение должно быть сухим и хорошо вентилируемым;
— температура и влажность должны контролироваться, иначе бумага со временем портится;
— обязательно наличие пожарной и охранной сигнализации, а также средств пожаротушения;
— освещение мягкое, чтобы не выцветали надписи.
Можно сказать, что это базовые меры «для спокойствия». В реальности же большинство современных фирм стараются минимизировать хранение бумаги, переводя дела в электронный вид — это удобнее и экономичнее, особенно если речь идет о больших объемах документов.
Электронные архивы: сроки хранения и ответственность по Приказу № 77
Электронный архив — полноценная часть работы с документацией. Приказ № 77 официально закрепляет возможность цифрового хранения и устанавливает правила для разных форматов: текст, сканы, аудио- и видеозаписи.
Проверка сохранности данных и работа с аудио‑ и видеофайлами
Согласно 97 пункту Приказа №77 каждые пять лет организация должна проверять документы “для служебного пользования” (ДСП) на предмет их наличия и состояния. Правила проверки документации в электронном виде регулируются пунктами 152,153 и 167. Архивные документы сканируются автоматически. Раз в год сотрудник обязан проверять протоколы СХЭД, чтобы исключить вероятность нелегального доступа к файлам.
Если электронная документация хранится на материальных носителях (жесткие диски, твердотельные накопители, CD-диски и т.д.), организация должна производить их проверку раз в пять лет. Во время процедуры проводят контроль их состояния, антивирусное сканирование файловой системы, а также выявляют документы, которые необходимо переместить.
Уточнять наличие и состояние аудио- и видеофайлов необходимо раз в пять лет. Если их больше половины от общего количества архивных документов, тогда проверку можно производить раз в десять лет.
Ответственность за нарушение правил хранения
Нарушение правил хранения влечет реальные последствия: это штрафные санкции, претензии проверяющих органов и проблемы при аудитах. Согласно КоАП РФ 13.20 может быть вынесено предупреждение или наложение административного штрафа на физлиц в размере от 1000 до 3000 руб, на должностных лиц — от 3000 до 5000 руб, на юридических лиц — от 5000 до 10000 руб. Но этим дело может не ограничиться, налоговый орган вправе потребовать восстановить документы, что отнимает время и ресурсы.
Важно не только понимать регламент хранения корпоративной документации, но и соблюдать его. Контроль и системность экономят деньги и нервы.
Передача документов и их уничтожение
Согласно Приказу № 77 все материалы должны быть оформлены и внесены в опись. Только после этого их можно передавать на хранение — будь то бумажный шкаф или цифровой архив. Документ следует архивировать не ранее, чем через год и не позже чем через три года после окончания его применения в делопроизводстве.
Уничтожение также требует аккуратности. Даже бумаги со сроком до десяти лет нельзя просто выбросить. Нужна фиксация, проведение экспертизы ценности, подтверждение уничтожения и соблюдение правил конфиденциальности. Для электронных архивов это тоже важно: файлы удаляются безопасно, с контролем доступа и без риска восстановления несанкционированными лицами.
LDM.Цифровой архив помогает собрать все в одном месте: личные дела, приказы, договора, графики. Это существенно ускоряет подготовку и снижает риск ошибок — система подсказывает, если каких-то документов не хватает, и помогает быстро сформировать комплект для инспекции.
Подводим итоги
Приказ № 77 и Приказ № 236 стоит рассматривать в совокупности: первый устанавливает правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, а второй помогает определить сроки хранения конкретных видов управленческой документации. Такой подход помогает организациям сохранять информацию, правильно ее классифицировать, знать, какие документы хранятся постоянно, и быть готовыми к проверкам.
Новые правила упрощают корпоративное делопроизводство: нет хаоса с папками, можно вести описи, пользоваться современными решениями (например, LDM.Цифровой архив), контролировать сроки и состояние документов, а также безопасно работать с цифровыми носителями.
Полезные материалы для руководителей и ИТ-специалистов
Рассказываем про изменения в законах, новости, бесплатные вебинары
