Правила хранения архивных документов в 2026 году

В 2023 году вступил в силу Приказ № 77 Росархива, который определяет новый порядок архивного хранения, комплектования и учета документации в государственных и коммерческих структурах. В этой статье мы расскажем о том, как нужно работать с такими материалами.

Приказ № 77 Росархива адресован государственным и коммерческим структурам, а также индивидуальным предпринимателям.

Раньше действовали правила, которые были утверждены Приказом № 526, но с развитием цифровых технологий и увеличением объемов документации он стал неактуальным и официально признан утратившим силу. А чтобы определить конкретный срок хранения документа, нужно обращаться к Перечню, утвержденному Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

Новый регламент хранения документов в организации позволяет определить, какие материалы и сколько по времени нужно хранить.

Почему изменились правила: переход от Приказа № 526 к Приказу № 77

Согласно Приказу № 77, организация должна вести описи, проверять состояние архивных материалов и учитывать цифровые форматы. В результате документы временного и постоянного срока хранения — это системный подход к управлению информацией.

Проверять архивы нужно регулярно. И это касается не только бумажных дел, но и цифровых, включая видео- и аудиофайлы. Так что Приказ № 77 — это помощник для всех компаний: теперь меньше шансов потерять важные материалы, проще организовать доступ и соблюсти юридические требования.

Период хранения архивной документации

Все документы, которые появляются во время делопроизводства, делятся на три группы в соответствии с периодом их хранения.

Период хранения — это не просто формальность. Он помогает правильно планировать пространство в архиве и распределять ресурсы. Бумажные документы требуют физических шкафов, а электронные — надежных серверов и регулярного контроля. Поэтому грамотное планирование экономит и время, и деньги. Платформа LDM позволяет вести полную опись, настраивать доступ и проверять состояние файлов, а также помогает вести учет документов и следить за сроками их хранения.

Оформление и учет архивных документов

Все документы, которые направляются в архив, необходимо оформлять в виде отдельных дел и группировать по теме или времени хранения. Максимальное количество листов в одной папке не должно превышать 250 штук, чтобы она была устойчивой и удобной. Толщина корешка — до 4 сантиметров. Документы необходимо прошить на 4 прокола (если дело малоформатное, достаточно 3) и поместить в твердую обложку.

Каждое дело должно иметь опись, которая позволяет точно понимать, что внутри папки, кто с ней работал, и как долго ее нужно хранить. Без нее легко потерять документ, особенно когда архив большой.

Требования к электронному архиву

Согласно Приказу № 77 электронный архив выделяется в самостоятельный объект учета информации. Тут выбор между хранением на физическом носителе (диски, серверы) и системой электронного документооборота (СЭД). У каждого подхода есть плюсы и минусы.

Обязательная проверка сохранности данных должна проводиться каждые 5 лет. Это правило распространяется как на бумажные, так и на электронные архивы. Проверка нужна, чтобы вовремя выявить повреждения, устаревшие носители или ошибки в системах хранения.

Можно сказать, что это базовые меры «для спокойствия». В реальности же большинство современных фирм стараются минимизировать хранение бумаги, переводя дела в электронный вид — это удобнее и экономичнее, особенно если речь идет о больших объемах документов.

Электронный архив — полноценная часть работы с документацией. Приказ № 77 официально закрепляет возможность цифрового хранения и устанавливает правила для разных форматов: текст, сканы, аудио- и видеозаписи.

Нарушение правил хранения влечет реальные последствия: это штрафные санкции, претензии проверяющих органов и проблемы при аудитах. Согласно КоАП РФ 13.20 может быть вынесено предупреждение или наложение административного штрафа на физлиц в размере от 1000 до 3000 руб, на должностных лиц — от 3000 до 5000 руб, на юридических лиц — от 5000 до 10 000 руб. Но этим дело может не ограничиться, налоговый орган вправе потребовать восстановить документы, что отнимает время и ресурсы.

Важно не только понимать регламент хранения корпоративной документации, но и соблюдать его. Контроль и системность экономят деньги и нервы.

Новые правила упрощают корпоративное делопроизводство: нет хаоса с папками, можно вести описи, пользоваться современными решениями (например, LDM. Цифровой архив), контролировать сроки и состояние документов, а также безопасно работать с цифровыми носителями.