Заказать звонок
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня
Положение о КЭДО с образцом
28.10.2025
Просто внедрить программу для электронного ведения кадровых документов недостаточно. Чтобы переход на КЭДО был легитимным, необходимо разработать пакет нормативных актов. Расскажем подробнее зачем нужно положение о КЭДО и как его составить.
Для чего нужно положение о КЭДО
Российские компании в ноябре 2021 года получили зеленый свет от Минтруда на ведение кадровых документов в цифровом формате. Данное решение было закреплено ст. 22.1−22.3 ТК РФ, в которых также прописан порядок перехода на КЭДО через локальные нормативные документы организации (ЛНА). О том, какие ЛНА необходимы для перехода на КЭДО, читайте в нашей статье.
Для перехода на электронный формат руководителю необходимо разработать и одобрить внутренние документы, задающие процедуры и нормы применения ЭДО для кадров. Основной из них — положение о переходе на КЭДО, в котором указываются порядок внедрения и описание системы КЭДО, правила по работе с ней, сроки для ознакомления с цифровыми документами и их дальнейшего электронного подписания, ответственность за ошибки, а также описывается процедура проведения обучающих мероприятий по работе с КЭДО и обстоятельства, при которых кадровые бумаги требуется или допускается оформлять в бумажном варианте.
Положение о переходе разрабатывается, чтобы показать сотрудникам и контролирующим органам информацию о процессе запуска КЭДО именно в этой компании, так как он может отличаться у разных организаций в зависимости от специфики ниши. Сведения, которые будут отображены в положении определяются ст. 22.2 ТК РФ. Среди них:
- Данные об информационной системе (программе), которая будет использоваться для КЭДО.
- Цифровые архивы занимают минимальное пространство, что позволяет избежать затрат на физическое хранение документов. Кроме того, доступ к архиву можно организовать из любого места с интернет-соединением, что особенно актуально для удаленной работы. Пользователи могут легко делиться документами и совместно редактировать их в реальном времени.
- Распределение прав доступа к системе.
- Виды документации, которая будет использоваться в КЭДО.
- Перечень сотрудников, которые перейдут на КЭДО.
- Случаи, когда документы могут быть дублированы на бумажный носитель.
- Срок для оповещения персонала о переходе и дата его запуска.
При наличии в компании профсоюзной организации, руководителю нужно задействовать ее представителей в процессе разработки положения.
Как составить положение об электронном кадровом документообороте
Точная структура документа не регламентирована, поэтому может быть произвольной на усмотрение компании. Главное, чтобы положение не противоречило ст. 22.2 ТК РФ, а также учитывало специфику организации и правила делопроизводства. Несмотря на произвольную структуру, в документе все же обязаны присутствовать следующие пункты:
1
Шапка
Заглавный раздел, в котором прописываются данные о компании, название документа, его регистрационный номер и дата составления. Рекомендуется оставить место для согласования руководителем.
2
Общие положения
Здесь прописывается общая информация о документе и пунктах, которые в нем будут рассматриваться. Для начала важно сделать словарь терминов — КЭДО, сертифицированный центр, КЭП, электронная доверенность и т. п. Также в этом пункте можно рассказать о целях, ради которых составляется документ и перечислить законодательные акты, которые послужили основанием для его выпуска. Дополнительно можно расписать, как в принципе работает электронный документооборот и в чем его преимущества как для компании, так и для сотрудников.
3
Описание системы
Этот пункт нужно посвятить обзору программного продукта, который компания будет использовать для КЭДО. Необходимо подробно описать, как проходит обмен документами через систему и как персоналу получить к ним доступ. Кроме информации о самом софте, важно также рассказать про оператора услуг по обработке цифровой документации и процессы, которые с ним связаны.
4
Информационная безопасность
Этот раздел устанавливает правила по созданию и работе с цифровыми документами, чтобы избежать несанкционированного доступа к ним или утечки персональных данных. Можно сделать перечень мероприятий, направленных на информационную безопасность — установка антивирусных программ, контроль доступа к серверам.
5
Регламент по работе в системе КЭДО
Центральный раздел, который будет регулировать процесс создания и работы с кадровыми электронными документами, а также их передачу. Здесь же устанавливаются сроки на ознакомление с электронными документами, а также варианты их согласования. Можно дополнить раздел инструкцией по использованию программы, а также решению сбоев.
6
Обучение
В этом пункте приводится перечень обучающих мероприятий — отдельно для постоянных работников и вновь прибывших. Важно прописать ситуации, когда требуется переобучение. Кроме того, в документе рекомендуется рассказать про важность регулярных инструктажей.
7
Распределение прав доступа
Здесь нужно подробно рассказать, в каком порядке и с помощью каких инструментов сотрудники получат доступ к программе. Важно в документе назначить ответственного за выдачу доступа и администратора программы, а также распределить уровни доступа для разных категорий работников. Помимо этого, сюда можно добавить описание процесса получения электронной подписи.
8
Перечень ПО
Чтобы у сотрудников потом не было путаницы, нужно в положении указать все форматы, с которыми может работать программа КЭДО, которую будут использовать в компании. Также можно дать инструкцию по применению инструментов для работы с КЭДО, а также удаленной работы в системе.
9
Ответственность
В этом разделе будет говориться об ответственности компании и сотрудников, как постоянных, так и только принятых. Необходимо расписать обязанности всех участников документооборота — наказание за нарушение сроков для обработки электронных документов и нарушение конфиденциальности ключа электронной подписи.
10
Заключение
Здесь вводится информация о сроке начала действия положения о процессе электронного документооборота (может быть без ограничения по времени). Определите требование об обязательном ознакомлении работников с этим положением, а также процедуру внедрения изменений и добавлений в его содержание.
После составления документ необходимо согласовать и утвердить отделом кадров и юристов, затем руководителем компании. Если в компании есть профсоюз, то в первую очередь ЛНА направляется к ним, а затем в остальные отделы. После утверждения документа с ним необходимо ознакомить всех участвующих в КЭДО сотрудников.
Переход на кадровый электронный документооборот осуществляется с добровольного согласия сотрудников, за исключением случаев, когда сотрудника принимают на работу без трудового стажа до 31 декабря 2021 года. Несмотря на принятие и функционирование в компании КЭДО, это не освобождает от исполнения данного правила: если постоянный сотрудник или кандидат на вакансию, имеющий трудовой стаж, отвергает идею перехода на электронный документооборот, обмен документами с ним должен осуществляться на бумажном носителе. Увольнение работника за отказ от работы в электронном документообороте недопустимо, а принудительный перевод работников на цифровые документы может быть выполнен только в исключительных ситуациях, таких как авария или стихийное бедствие.
Легко и безопасно обмениваться кадровыми документами можно в системе LDM.КЭДО.
Образец положения о КЭДО
Несмотря на отсутствие утвержденного законодательством шаблона положения, его структура и содержание по большей части не сильно отличаются для разных компаний. Мы подготовили шаблон Положения о КЭДО, который вы можете адаптировать под требования вашей организации — для получения заполните форму ниже.
Подводим итог
Положение о КЭДО позволяет подробно ознакомить сотрудников с механизмами цифрового формата работы с документами, описать все процессы отправки, обработки, согласования, дать инструкцию по работе с программным обеспечением. Когда сотрудники понимают, с чем будут иметь дело и как это поможет упростить их работу, они не будут так бояться цифровизации.
Кроме того, документ устанавливает регламенты внедрения КЭДО, ответственности работы в системе, обеспечения безопасности, обучения, устранения сбоев — это позволяет избежать путаницы в случае обнаружения ошибок и быстро их устранять.
