Переход на КЭДО по всем правилам и шаблоны ЛНА
30.05.2024
Автоматизация кадровых процессов значительно сокращает время на обработку документов, уменьшает риск ошибок и повышает эффективность работы. Но перейти на КЭДО без подготовки нельзя — сначала придется оформить все необходимые локальные нормативные акты (ЛНА).
Почему компании выбирают КЭДО
Электронный кадровый документооборот постепенно вытесняет классическое кадровое делопроизводство на бумаге. Бизнес стремится по максимуму цифровизировать процессы и системы КЭДО как раз помогают это сделать с наименьшими усилиями. Но желание быть технологичной компанией — не единственная причина перехода на КЭДО. Вот, почему еще компании выбирают электронный кадровый документооборот:
- Сокращаются затраты. Компания больше не тратит деньги на бумагу, принтеры и архивное хранение документов — сэкономленные ресурсы можно перенаправить на другие важные задачи.
- Ускоряются процессы. Электронные документы обрабатываются быстрее, чем бумажные. Например, согласование отпуска сотрудника в электронном виде может занять считанные минуты, тогда как в бумажном формате этот процесс иной раз растягивается на несколько дней.
- Меньше проблем. Электронный документооборот снижает риск потери документов, их повреждения и попадания в чужие руки. Важные кадровые документы всегда под рукой, защищены паролями и шифрованием.
- Легче работать на удаленке. В условиях удаленной работы КЭДО позволяет сотрудникам и работодателю обмениваться документами без посещения офиса или почты. Это особенно важно для компаний с распределенной структурой.
Почему нельзя сразу перейти на КЭДО
До непосредственного перехода на электронный кадровый документооборот компании надо обеспечить юридическую значимость электронных документов. Без должной подготовки и оформления локально-нормативных актов (ЛНА), КЭДО нельзя считать легитимным. Сам порядок перехода на КЭДО и дальнейшей работы с электронными кадровыми документами зафиксирован в ст. 22.2 ТК РФ «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот».
Какие ЛНА нужны для перехода на КЭДО
Положение о переходе на КЭДО
Положение определяет порядок и основные условия перехода компании на кадровый электронный документооборот.
Что должно быть в документе?
- Сведения об выбранной информационной системе КЭДО;
- Список документов, переводимых в электронный формат;
- Перечень категорий работников, в отношении которых действуют правила перехода на кадровый электронный документооборот;
- Срок уведомления сотрудников о переходе на КЭДО;
- Сведения о дате начала ведения кадрового учета в электронном виде.
Также по желанию работодатель может добавить в положение цели и задачи перехода на КЭДО, порядок проверки электронных подписей.
Приказ о переходе на КЭДО
Приказ юридически оформляет начало процесса перехода на электронный документооборот, утверждает Положение и назначает ответственных за его реализацию.
Что должно быть в документе?
- Утверждение и дата начала действия Положения о переходе на КЭДО;
- Список сотрудников, ответственных за внедрение;
- Сроки и этапы внедрения системы КЭДО;
- Информация о необходимых подготовительных мероприятиях;
- Инструкция о действиях сотрудников в связи с переходом на КЭДО.
Документ, подтверждающий ознакомление с ЛНА о КЭДО
Работодатель должен ознакомить сотрудников с Положением и Приказом и зафиксировать факт ознакомления под роспись. Это можно сделать по-разному: предложить сотруднику оставить запись в журнале ознакомления с ЛНА, составить отдельный лист ознакомления или включить пункт об ознакомлении в уведомление о переходе на КЭДО (о нем поговорим дальше).
Что должно быть в документе?
- Наименование ЛНА, с которыми ознакомлены сотрудники;
- Список сотрудников, ознакомившихся с ЛНА;
- Подписи сотрудников, подтверждающие факт ознакомления;
- Дата ознакомления;
- Лицо, ответственное за проведение ознакомления, и его подпись.
Уведомление о переходе на КЭДО
Этим документом работодатель предупреждает сотрудников о предстоящем переходе на КЭДО и просит дать свое согласие.
Что должно быть в документе?
- Причины и цели перехода на КЭДО;
- Перечень документов, которые будут вестись в электронном виде (по желанию);
- Информация о правах и обязанностях сотрудников в связи с переходом на КЭДО;
- Порядок действий сотрудников по подписанию согласия.
Согласие с переходом на КЭДО
Документ подтверждает добровольное согласие сотрудника на использование электронных документов в кадровом учете.
Важно! Заставить сотрудника подписать согласие — нельзя, иначе работодатель рискует получить штраф. Если сотрудник не хочет переходить на КЭДО, можно попробовать объяснить ему плюсы нового формата работы с документами. Как это сделать, рассказываем в другой статье.
Что должно быть в документе?
- Полное наименование работодателя;
- Должность, ФИО и подпись сотрудника;
- Дата подписания и дата, с которой сотрудник готов перейти на КЭДО.
Согласие на обработку и передачу персональных данных
Такое согласие пригодится, если работодатель устанавливает систему КЭДО в стороннем облаке и передает вендору персональные данные работников для создания личного кабинета (ст. 88 ТК, ч.4 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Согласие надо подписывать на бумаге, потому что документ передается вендору до перехода компании на КЭДО.
Что должно быть в документе?
- Полное наименование работодателя и ФИО сотрудника;
- Перечень персональных данных, подлежащих обработке и передаче;
- Цели обработки и передачи данных;
- Название системы КЭДО;
- Права и обязанности сторон в отношении обработки данных;
- Подпись сотрудника и дата подписания.
Соглашение об использовании усиленной неквалифицированной или простой электронной подписи (УНЭП или ПЭП)
Документ фиксирует правила работы с электронной подписью в КЭДО. Соглашение надо заключать, если хотя бы одна из сторон (работодатель или сотрудник) использует УНЭП или ПЭП вместо собственноручной подписи.
Что должно быть в документе?
- Полное наименование работодателя и ФИО сотрудника;
- Описание видов электронной подписи, используемых в компании в рамках КЭДО;
- Порядок получения и использования электронной подписи;
- Обязанности сторон по защите ключей электронной подписи;
- Порядок проверки подлинности электронной подписи;
- Ответственность за неправильное использование электронной подписи;
- Подпись сотрудника и дата подписания.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Для легитимного перехода на кадровый электронный документооборот требуется пакет из 6 документов:
- Положение о переходе на КЭДО — определяет правила и условия;
- Приказ о переходе на КЭДО — утверждает Положение и назначает ответственных;
- Уведомление сотрудников — информирует о переходе и запрашивает согласие;
- Согласие сотрудника на КЭДО — подтверждает добровольное участие;
- Согласие на обработку персональных данных — если данные передаются вендору (например, в облако);
- Соглашение об использовании электронной подписи — если применяется УНЭП или ПЭП.
Да, и оно должно быть добровольным. Согласно ст. 22.2 ТК РФ, работодатель не вправе принуждать сотрудника к использованию электронных документов. Если работник отказывается — его кадровые документы продолжают вестись в бумажном виде. Принуждение грозит штрафами от Гострудинспекции.
Да, закон не обязывает компании переходить на электронный кадровый документооборот. Внедрение КЭДО осуществляется на добровольной основе. Однако система дает значительные преимущества для бизнеса: сокращение затрат, ускорение процессов, удобство при удаленной работе и снижение рисков потери документов.
Только если вы используете облачную систему, и персональные данные сотрудников передаются третьему лицу (вендору). В этом случае требуется письменное согласие по ФЗ-152 «О персональных данных». Если КЭДО развернут локально (на ваших серверах), согласие не обязательно.
Во-первых, не настаивайте. Продолжайте вести его документы в бумажном виде. При этом вы можете:
- разъяснить преимущества системы — ее удобство, скорость, безопасность;
- показать, как она работает на примере коллег;
- предложить попробовать на необязательных документах, таких как заявление на отпуск.
Согласно ТК РФ, в электронном виде можно оформлять:
- трудовые договоры;
- приказы о приеме, переводе, увольнении, отпуске;
- заявления;
- личные карточки (форма Т-2);
- графики отпусков и т. д.
Да. В Положении о КЭДО должен указываться срок уведомления, желательно — не менее 14−30 дней. Это дает сотрудникам время ознакомиться с новыми правилами, задать вопросы и принять решение.
Многие компании тратят недели на разработку документов. Чтобы ускорить процесс, можно использовать проверенные шаблоны, соответствующие ТК РФ и судебной практике.
Например, LDM предоставляет готовый пакет из 4 ключевых ЛНА: Положение, Приказ, Уведомление, Согласие, которые адаптированы под требования 2025 года.
Например, LDM предоставляет готовый пакет из 4 ключевых ЛНА: Положение, Приказ, Уведомление, Согласие, которые адаптированы под требования 2025 года.
