Переход на КЭДО по всем правилам и шаблоны ЛНА

30.05.2024

Автоматизация кадровых процессов значительно сокращает время на обработку документов, уменьшает риск ошибок и повышает эффективность работы. Но перейти на КЭДО без подготовки нельзя — сначала придется оформить все необходимые локальные нормативные акты (ЛНА).

— Легче работать на удаленке. В условиях удаленной работы КЭДО позволяет сотрудникам и работодателю обмениваться документами без посещения офиса или почты. Это особенно важно для компаний с распределенной структурой.

— Меньше проблем. Электронный документооборот снижает риск потери документов, их повреждения и попадания в чужие руки. Важные кадровые документы всегда под рукой, защищены паролями и шифрованием.

— Ускоряются процессы. Электронные документы обрабатываются быстрее, чем бумажные. Например, согласование отпуска сотрудника в электронном виде может занять считанные минуты, тогда как в бумажном формате этот процесс иной раз растягивается на несколько дней.

— Сокращаются затраты. Компания больше не тратит деньги на бумагу, принтеры и архивное хранение документов — сэкономленные ресурсы можно перенаправить на другие важные задачи.

Электронный кадровый документооборот постепенно вытесняет классическое кадровое делопроизводство на бумаге. Бизнес стремится по максимуму цифровизировать процессы и системы КЭДО как раз помогают это сделать с наименьшими усилиями. Но желание быть технологичной компанией — не единственная причина перехода на КЭДО. Вот, почему еще компании выбирают электронный кадровый документооборот:

Почему компании выбирают КЭДО

Подробнее

Расчет стоимости электронного кадрового документооборота на год

До непосредственного перехода на электронный кадровый документооборот компании надо обеспечить юридическую значимость электронных документов. Без должной подготовки и оформления локально-нормативных актов (ЛНА), КЭДО нельзя считать легитимным. Сам порядок перехода на КЭДО и дальнейшей работы с электронными кадровыми документами зафиксирован в ст. 22.2 ТК РФ «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот».

Почему нельзя сразу перейти на КЭДО

Какие ЛНА нужны для перехода на КЭДО

Также по желанию работодатель может добавить в положение цели и задачи перехода на КЭДО, порядок проверки электронных подписей.

Положение о переходе на КЭДО

Положение определяет порядок и основные условия перехода компании на кадровый электронный документооборот.

Что должно быть в документе?

— Сведения об выбранной информационной системе КЭДО;

— Список документов, переводимых в электронный формат;

— Перечень категорий работников, в отношении которых действуют правила перехода на кадровый электронный документооборот;

— Срок уведомления сотрудников о переходе на КЭДО;

— Сведения о дате начала ведения кадрового учета в электронном виде.

Приказ о переходе на КЭДО

Приказ юридически оформляет начало процесса перехода на электронный документооборот, утверждает Положение и назначает ответственных за его реализацию.

Что должно быть в документе?

— Утверждение и дата начала действия Положения о переходе на КЭДО;

— Список сотрудников, ответственных за внедрение;

— Сроки и этапы внедрения системы КЭДО;

— Информация о необходимых подготовительных мероприятиях;

— Инструкция о действиях сотрудников в связи с переходом на КЭДО.

Документ, подтверждающий ознакомление с ЛНА о КЭДО

Работодатель должен ознакомить сотрудников с Положением и Приказом и зафиксировать факт ознакомления под роспись. Это можно сделать по-разному: предложить сотруднику оставить запись в журнале ознакомления с ЛНА, составить отдельный лист ознакомления или включить пункт об ознакомлении в уведомление о переходе на КЭДО (о нем поговорим дальше).

Что должно быть в документе?

— Наименование ЛНА, с которыми ознакомлены сотрудники;

— Список сотрудников, ознакомившихся с ЛНА;

— Подписи сотрудников, подтверждающие факт ознакомления;

— Дата ознакомления;

— Лицо, ответственное за проведение ознакомления, и его подпись.

Уведомление о переходе на КЭДО

Этим документом работодатель предупреждает сотрудников о предстоящем переходе на КЭДО и просит дать свое согласие.

Что должно быть в документе?

— Причины и цели перехода на КЭДО;

— Перечень документов, которые будут вестись в электронном виде (по желанию);

— Информация о правах и обязанностях сотрудников в связи с переходом на КЭДО;

— Порядок действий сотрудников по подписанию согласия.

Запишитесь на бесплатную демонстрацию решения LDM . КЭДО

Записаться

Согласие с переходом на КЭДО

Документ подтверждает добровольное согласие сотрудника на использование электронных документов в кадровом учете.

Важно! Заставить сотрудника подписать согласие — нельзя, иначе работодатель рискует получить штраф. Если сотрудник не хочет переходить на КЭДО, можно попробовать объяснить ему плюсы нового формата работы с документами. Как это сделать, рассказываем в другой статье.

Что должно быть в документе?

— Полное наименование работодателя;

— Должность, ФИО и подпись сотрудника;

— Дата подписания и дата, с которой сотрудник готов перейти на КЭДО.

Согласие на обработку и передачу персональных данных

Такое согласие пригодится, если работодатель устанавливает систему КЭДО в стороннем облаке и передает вендору персональные данные работников для создания личного кабинета (ст. 88 ТК, ч.4 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Согласие надо подписывать на бумаге, потому что документ передается вендору до перехода компании на КЭДО.

— Подпись сотрудника и дата подписания.

— Права и обязанности сторон в отношении обработки данных;

Что должно быть в документе?

— Полное наименование работодателя и ФИО сотрудника;

— Перечень персональных данных, подлежащих обработке и передаче;

— Цели обработки и передачи данных;

— Название системы КЭДО;

Соглашение об использовании усиленной неквалифицированной или простой электронной подписи (УНЭП или ПЭП)

Документ фиксирует правила работы с электронной подписью в КЭДО. Соглашение надо заключать, если хотя бы одна из сторон (работодатель или сотрудник) использует УНЭП или ПЭП вместо собственноручной подписи.

— Подпись сотрудника и дата подписания.

— Ответственность за неправильное использование электронной подписи;

— Порядок проверки подлинности электронной подписи;