Переход на КЭДО: практические вопросы
13.08.2024
Оглавление
Первыми интерес к электронному документообороту проявили компании с большим штатом, но затем пандемия и массовый переход на удаленку ускорили развитие этого направления. На законодательном уровне зафиксировали возможность вести большую часть документооборота в «цифре». Кто-то уже перешел на КЭДО, а кто-то еще присматривается.
Наталья Коновалова, старший менеджер отдела решений для учета и документооборота компании ДРТ.
Можно ли совсем отказаться от бумаг, как провести сотрудников через адаптацию к новой системе и организовать документооборот так, чтобы все приказы и ЛНА подписывались вовремя? На эти и другие вопросы пользователей ответили в прямом эфире эксперты:
Любовь Черкасова, член ассоциации РОСЭУ, менеджер по развитию продуктов на платформе LDM.
Сложности внедрения КЭДО
Тем, кто еще не решился перейти на электронный документооборот, иногда кажется, что это сложно. Но на практике главное — начать (как и в любом проекте — с планирования). Внедрение любой системы предполагает сложности, связанные, например:
- С ресурсами. Если заранее не рассчитать бюджет, проект на каком-то этапе может застопориться.
- С ролями в проекте. Важно заранее распределить обязанности каждого участника процесса.
- Сопротивлением. Если в компании консервативная культура, и это первая инновация, необходимость менять привычные процессы и изучать новое может вызывать сопротивление у работников.
- Количеством доработок. Проектная команда сталкивается с необходимостью доработки системы, а это требует навыков обследования процессов, фиксации требований и описания их для программистов.
- Страхом допустить серьезные ошибки.
Переход на электронный документооборот возможен и без внедрения дополнительных систем, однако потребуется учесть их особенности. Современные КЭДО обеспечивают логирование, позволяют выстраивать нужные маршруты и автоматизировать такие процессы, как заполнение шаблонов документов (например, договоров, составление графиков отпусков, согласование документов, формирование отчетов и другие).
Консалтинг помогает двигаться не от возможности конкретного ИТ решения, а от бизнес-процессов компании. Специалисты компании ДРТ анализируют сложившийся в организации документооборот, технологическую архитектуру, выстроенные в компании бизнес-процессы и предлагают, как их улучшить. Мы рекомендуем именно такой подход: сначала трансформировать внутренние процессы, а уже потом внедрять новые технологии — при таком подходе процесс адаптации пройдет быстрее. Сама установка ПО не занимает много времени: например, установка коробочной версии LDM.KЭДО занимает 1−1,5 часа.
Чтобы их избежать, нужно:
— учесть требования Трудового кодекса;
— правильно и вовремя проинформировать пользователей о нововведениях, учесть в коммуникации пользу системы и ее соответствие требованиям законодательства;
— вовлечь коллег в проект.
Для начала разберемся, какие ЭП существуют, и рассмотрим их основные недостатки и преимущества.
Практика использования ЭП (электронных подписей)
Первоначально использование усиленной неквалифицированной подписи считалось предпочтительным в электронном документообороте. Однако не все работодатели готовы тратиться на сертификаты для сотрудников, поэтому на практике часто работает такая схема: сотрудник подписывает документ ПЭП, а работодатель ставит УКЭП. Этот вариант подходит, если компания тестирует КЭДО и переводит в «цифру» только часть документов. Так работники погружаются в процесс постепенно, а работодатели оценивают свою готовность приобретать усиленную подпись сотрудникам. Неквалифицированная электронная подпись — это компромиссный вариант с точки рения рисков и затрат.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Плюсы:
+ Самая высокая степень защиты, этот вид подписи признается всеми организациями
Минусы:
- Сложность получения и цена.
Простая электронная подпись (ПЭП)
Плюсы:
+ Легко создать и использовать
Минусы:
- Нет гарантии подлинности документа, низкий уровень защиты документа от изменений.
- Нужно заключать дополнительное соглашение для придания ей юридической силы.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Плюсы:
+ Уровень защиты документов выше, чем у ПЭП
Минусы:
- Нужно заключать дополнительное соглашение для придания ей юридической силы.
Массовое подписание документов
При большом потоке документов возникает соблазн подписывать их пачками. Можно ли так делать в КЭДО и есть ли подводные камни?
Если поток документов слишком большой, возможно, стоит пересмотреть рабочие процессы и делегировать часть задач другому человеку.
Отдельная тема — это списочные приказы. Если вы хотите ознакомить сотрудников под подпись, например, с графиком отпусков или другим документом, не содержащим конфиденциальную информацию, это можно быстро сделать в КЭДО. А вот сделать один приказ на всех и указать в нем личную информацию, например о зарплате, нельзя — придется подготовить отдельные документы. Хорошие новости: в КЭДО это сделать намного проще, чем вручную.
«С точки зрения системы обеспечить массовое выполнение той или иной операции — не проблема. Но все-таки мы рекомендуем учитывать то, что подписание документа УКЭП подтверждает, что человек прочитал подписываемый документ и согласен с ним. Делать это не глядя крайне рискованно с точки зрения юридических последствий».
Любовь Черкасова, менеджер по развитию продуктов на платформе LDM
Что делать с теми, кто отказывается перейти на КЭДО
Работники могут отказаться от перехода на КЭДО (кроме тех, кто начал трудовую деятельность после 31 декабря 2021 года). Но на практике, по данным LDM, около 95% сотрудников соглашаются перейти на электронный документооборот, потому что видят в этом пользу и удобство. Чтобы убедить сомневающихся, важно общаться с ними. Расскажите, что это законно. Объясните, что такое КЭДО, зачем это нужно и почему его вводят. А еще можно использовать методики мотивации, например:
1) Знакомство и доступность.
Конечно, самое главное — познакомить сотрудников с системой. Разместите видеоролики на экранах в офисе, разошлите информацию в корпоративные мессенджеры, добавьте на корпоративный портал ссылку на КЭДО и внесите знакомство с ситемой в план адаптации нового сотрудника.
Конечно, самое главное — познакомить сотрудников с системой. Разместите видеоролики на экранах в офисе, разошлите информацию в корпоративные мессенджеры, добавьте на корпоративный портал ссылку на КЭДО и внесите знакомство с ситемой в план адаптации нового сотрудника.
2) Раннее вовлечение и саморегистрация.
Один из клиентов LDM еще на этапе тестирования системы КЭДО отправил своим сотрудникам ссылку для регистрации с пометкой, что система пока не запущена, но график отпусков и расчетные листы уже доступны. В результате к моменту запуска системы 85% сотрудников уже пользовались сервисом.
Один из клиентов LDM еще на этапе тестирования системы КЭДО отправил своим сотрудникам ссылку для регистрации с пометкой, что система пока не запущена, но график отпусков и расчетные листы уже доступны. В результате к моменту запуска системы 85% сотрудников уже пользовались сервисом.
3) Геймификация и рейтинги.
Новые системы легче внедряются, если добавить элемент игры. Пусть система добавляет баллы за авторизацию, ознакомление с ЛНА и создание заявления на отпуск, а в конце недели или месяца покажет рейтинг.
Новые системы легче внедряются, если добавить элемент игры. Пусть система добавляет баллы за авторизацию, ознакомление с ЛНА и создание заявления на отпуск, а в конце недели или месяца покажет рейтинг.
4) Амбассадоры — самые активные.
Выберите амбассадоров, которые будут рассказывать в своих командах о преимуществах КЭДО и вовлекать коллег в процесс перехода.
Выберите амбассадоров, которые будут рассказывать в своих командах о преимуществах КЭДО и вовлекать коллег в процесс перехода.
5) Корпоративный мерч.
Поддержите корпоративным мерчем своих амбассадоров и лучших сотрудников в рейтинге.
Поддержите корпоративным мерчем своих амбассадоров и лучших сотрудников в рейтинге.
Прогнозы
Рынок труда
Сейчас наблюдается дефицит кадров, и работодателям важно выстраивать сильный и привлекательный HR-бренд. Долгое трудоустройство новых сотрудников, потери отдельных бумаг во множестве папок и другие нюансы, связанные с работой «по старинке», влияют на него негативно.
Наталья Коновалова, старший менеджер отдела решений для учета и документооборота компании ДРТ, отмечает, что к 2025 году рынок труда в России на 75 % будет состоять из миллениалов и зумеров — людей, которые пользуются гаджетами постоянно. Они привыкли, что могут запросить справку онлайн, спланировать отпуск, купить билеты и забронировать отель. Для этого поколения электронное взаимодействие в любой сфере — это уже обычная жизнь.
Законодательство
Сейчас органы государственной власти апробируют электронный документооборот, согласно постановлению Правительства РФ от 18.03.2023 № 413 «О проведении эксперимента по использованию электронных документов в кадровой работе отдельных федеральных органов исполнительной власти». Эксперимент должен был закончиться в этом году, но его продлили до мая 2025 года.
Опираясь на предыдущий опыт, Наталья Коновалова предполагает, что некоторые документы перейдут в цифровой формат, однако подчеркивает: на данный момент таких изменений в Трудовом кодексе нет. Использование КЭДО остается добровольным и будет таким еще несколько лет.
Более того, по закону пока нужно вести на бумаге такие документы, как приказ об увольнении, инструктаж по технике безопасности. Возникает вопрос: зачем вводить электронный документооборот, если нельзя полностью отказаться от бумажного? Любовь Черкасова отмечает, что на практике таких документов мало, поэтому переход все равно заметно снижает нагрузку на отдел кадров.
Советы по переходу на КЭДО
Есть классы систем, которые:
позволяют автоматизировать процесс и полностью осуществлять его внутри системы.
Данные могут размещаться:
на серверах компании.
в облаке;
На рынке представлены:
системы с возможностью дополнительной настройки с учетом нужд компании.
Что нужно учесть при выборе системы:
- С методологической точки зрения: система должна поддерживать форматы электронных документов, прописанные в законе.
- С точки зрения поддержания бизнес-процессов: нужно определиться, какой функционал вам необходим.
готовые преднастроенные системы;
Кстати, на сайте LDM есть сравнение разных систем КЭДО.
позволяют загрузить готовые документы из другой системы;
При выборе поставщика учитывайте следующие критерии:
🗸 Надежность. Проведите стандартную проверку потенциального контрагента.
🗸 Функциональность. Составьте список требований и оцените, насколько им соответствует предложенная система.
🗸 Цена коробочной версии и стоимость доработок. Попросите поставщика рассчитать бюджет, необходимый для установки системы.
Подведение итогов
Задайте свои вопросы — запишитесь на консультацию.
- быстро оформлять документы и контролировать, чтобы сотрудники их вовремя подписывали.
Заранее разобравшись в требованиях законодательства, правильно организовав процесс перехода и работу в системе, вы сможете:
- быстро трудоустраивать новых работников и дальше управлять связанным с ними кадровым контентом, даже если они живут в других городах;
- за пару кликов оформлять командировки заранее (а не постфактум, как это часто бывает в бумажном виде);
Полезные материалы для HR и кадровых специалистов
Рассказываем про изменения в законах, HR-новости, бесплатные вебинары
Полезные материалы для HR и кадровых специалистов
Рассказываем про изменения в законах, HR-новости, бесплатные вебинары