Переход на электронный документооборот: новый уровень эффективности в строительной отрасли

Цифровизация бизнес-процессов становится буквально повсеместной — она охватывает множество отраслей, в том числе, сферу строительства. В частности, компании, работающие в этом секторе, все чаще принимают решения, касающиеся внедрения СЭД — систем электронного документооборота. Попробуем разобраться, почему для сферы строительства такие системы не просто желательный, но необходимы, и как их использование влияет на эффективность работы и оптимизацию расходов предприятия.

Современной строительной компании СЭД необходима, и это утверждение, с которым сложно спорить, ведь речь идет не столько об оптимизации бизнес-процессов, сколько о формировании базы для дальнейшего развития и эффективной работы в условиях рынка, которые меняются с высокой скоростью.

СЭД на предприятии, работающем в сфере строительства, может внедряться как для наведения порядка в документообороте, так и с боле глобальной целью — для автоматизации ключевых процессов. Однако, на первый план все-таки выходит именно документооборот, а именно — работа с огромным количеством документов. Это и чертежи, и сметы, и проекты, и другие документы, на основе которых составляются отчеты и обеспечивается управление активами. И работа с этими документами подразумевает необходимость в соблюдении целого ряда строгих требований, в том числе, касающихся их хранения и учета.

В отдельную категорию можно выделить документы, которые строительной компании хранить необходимо. Это проекты договоров, технические задания, проекты смет, отправленные коммерческие предложения, обязательно — подписанные договоры и приложения к ним. Кроме того, необходимо сохранять акты передачи стройплощадки, разрешения на строительство, промежуточные акты сдачи работ, а также документы из переписки — те, которые считаются юридически значимыми.

Ведение документооборота строительной компании в единой системе, в электронном виде и с обязательной загрузкой материалов на каждом из этапов проектирования или строительства — оптимальное решение, которое позволит минимизировать приведенные выше риски. Такие системы на рынке есть, поэтому руководителям строительных компаний есть из чего выбирать. Однако на пути к оптимизации бизнес-процессов нередко встает препятствие в виде сложностей, связанных с внедрением СЭД.

Одно из основных препятствий — это человеческий фактор. Строительство пока еще вряд ли можно назвать сферой, сотрудники которой отличаются высоким уровнем IT-грамотности — в первую очередь речь идет о рабочих. Они практически не взаимодействуют с цифровыми системами и устройствами, а многие даже не пользуются смартфонами. Это люди так называемой старой закалки, которые привыкли работать по своим собственным алгоритмам.

К слову, препятствием могут стать даже и более «продвинутые» сотрудники, в том числе, бизнес-аналитики. Многие из них не имеют навыков работы в цифровом поле, не имеют возможностей для формирования алгоритмов своей работы в соответствующем формате. В целом, отрасль достаточно консервативна.

Практика показывает, что даже самую мощную «преграду» в лице консерваторов от сферы строительства способен преодолеть комплексный и мягкий подход к внедрению СЭД. В частности, свою эффективность подтверждает метод «запуска» в коллектив лояльных сотрудников — так называемых «амбассадоров», способных убедить коллег в перспективах использования цифровых инструментов, «заразить» своим энтузиазмом даже самых закоренелых ретроградов и на своем примере продемонстрировать, как упрощается работа с использованием современных систем.

Важный плюс LDM.Express состоит в том, что в «коробке» уже автоматизированы 5 основных процессов для работы с документами: работа со входящей и исходящей корреспонденцией, согласование договорной документации, ведение внутренней и организационно-распорядительной документации. Весь описанный функционал СЭД LDM,express доступен пользователям с первого дня после установки.

И это далеко не полный список рисков, как финансовых, так и налоговых.

Очевидно, что для цифровизации документооборота в компании, работающей в такой непростой отрасли, как строительство, стоит выбирать простую и понятную систему, например, LDM.Express. Это готовое, не требующее доработки решение, которое позволяет организовать работу с любыми объемами внутренних документов.

Для того, чтобы начать работать с LDM.Express, не нужно проходить длительное обучение, адаптироваться — ее достаточно просто установить и использовать с первого дня.

К этой категории относятся и закрывающие документы — итоговые акты исполнительная документация, акты перехода в гарантийную эксплуатацию, а также заявки на гарантийные случаи и акты окончания гарантийного периода.