О четырёх модулях платформы LDM и четырёх важных аспектах управления информацией

В Москве прошла презентация нового российского бренда в сегменте СЭД/ECM/CSP – платформы LANIT Document Management (LDM), объединившей преимущества российских систем электронного документооборота (СЭД) и ECM-решений мирового класса. На мероприятии эксперты ЛАНИТ рассказали о преимуществах и возможностях платформы LDM для управления цифровым контентом.

Кирилл Кочубей, менеджер по развитию продуктов и решений на платформе LDM (ЛАНИТ), представил четыре продукта, входящие в состав платформы:

• LDM.ЮЗЭДО — технологический интеграционный компонент платформы, предназначенный для обмена электронными документами с контрагентами через спецоператоров ЭДО;
• LDM.IDR — сервисы для преобразования изображений (сканов) документов в машиночитаемый текст и автоматизации рутинных операций анализа документов
• и выделения из них смысловой части;
• LDM.КХД — хранилище для долгосрочного, оптимального, гарантированного, защищенного хранения контента в неизменном виде как дополнение к бизнес-системам;
• LDM.КД — клиентское досье, структурированное хранилище документов, учитывающее специфику работы с клиентами/контрагентами и требования бизнеса по работе с такими документами и готовыми коннекторами интеграции в существующую инфраструктуру заказчика.

В крупной компании может использоваться сразу несколько спецоператоров ЭДО для обмена электронными документами с контрагентами. Интеграция каждой бизнес-системы (ERP, CRM и др.) через программные интерфейсы с каждым оператором собственными силами – большая работа, требующая участия целой команды, начиная от инженеров и системных аналитиков и заканчивая технической поддержкой. Шлюз LDM.ЮЗЭДО позволяет избежать этого. Этот компонент связывает корпоративные системы с операторами, давая возможность быстро, без дополнительных затрат времени и усилий своих специалистов наладить обмен электронными документами с контрагентами.

Поскольку программные интерфейсы операторов отличаются друг от друга и постоянно меняются, специалистами ЛАНИТ была проведена большая исследовательская работа. Её результатом и стал технологический компонент - шлюз LDM.ЮЗЭДО, который на стороне заказчика имеет простой, унифицированный интерфейс для использования внутренними системами, а на внешней стороне поддерживает изменяемые API операторов ЭДО. Шлюз имеет набор готовых коннекторов для первой тройки операторов — Контур.Диадок, Такском и СБИС, но и с остальными игроками рынка ЭДО интеграция возможна по желанию заказчика.

Итак, использование шлюза LDM.ЮЗЭДО обеспечивает:

• единую точку интеграции и контроля за процессом обмена документами;
• экономию времени и денег на подключение бизнес-систем к каждому оператору ЭДО;
• снижение операционных затрат на обработку документов;
• снижение издержек, связанных с отсутствием контроля за сроками обработки документов;
• работу сотрудников в привычных им интерфейсах информационных бизнес-систем.

Бумажные документы так или иначе остаются в обороте, поэтому по-прежнему актуальны задача перевода документов в электронный вид и возможность извлечения информации из документа в структурированном виде для последующей передачи в целевые бизнес-системы. После ухода западных игроков с российского рынка решений для распознавания изображений (сканов) документов сервисы LDM.IDR, предназначенные для преображения в машиночитаемый текст, стали весьма актуальны. Особенно такие решения, которые превосходят западные аналоги в качестве распознавания.

Компонент LDM.IDR позволяет исполнять различные функции — полнотекстовое распознавание с сохранением порядка чтения, классификацию документов, извлечение значимых атрибутов как из структурированных документов (счета-фактуры, акты и др.), так и из неструктурированных (договоры, постановления), выделение маркеров в виде штампов, подписей, печатей и др. Для управления механизмом распознавания документов используется как «типовой» подход с настройкой шаблонов, так и механизмы машинного обучения, способные построить модель документа на основе примеров файлов без привлечения разработчиков.

Предлагаемые долгие годы на рынке продукты предполагали, как правило, жесткий процесс обработки документов, включающий последовательные этапы сканирования, классификации, распознавания, проверки данных и т.п. В основе LDM.IDR лежит сервисная модель. Это позволяет использовать функциональность сервисов там и тогда, когда это нужно, встраивать сервисы в бизнес-приложения и сквозные процессы.

Примером использования сервисного подхода может быть сценарий, при котором сотрудник фотографирует счет-фактуру на мобильный телефон, сервис распознает текст и создает документ, автоматически загружаемый в бизнес-систему.

Итак, использование компонента LDM.IDR обеспечивает:

• снижение операционных затрат на обработку документов;
• подключение сервисов распознавания в любые бизнес-процессы и использование там и тогда, где это необходимо;
• реализацию потоковой обработки документов;
• анализ документов в бизнес-системах «здесь и сейчас»;
• снижение количества ошибок при вводе информации в бизнес-системы.

Документы, созданные в одной системе, требуются в других бизнес-приложениях. Зачастую следствием этого становится дублирование, хранение многочисленных копий одного и того же документа в разных информационных системах. Это приводит к хранению излишних объемов данных и соответственно к нерациональному использованию «железа», что особенно критично в текущей ситуации.

Для оптимизации хранения документов в бизнес-системах и предназначен компонент LDM.КХД, посредством которого можно передавать документы, хранящиеся на быстрых и дорогостоящих подсистемах хранения, непосредственно связанных с каждой системой, на специализированные СХД, более подходящие для оперативного или долгосрочного хранения документов.

Итак, использование компонента LDM.КХД обеспечивает:

• разгрузку бизнес-систем;
• оптимизацию хранения (подходящие СХД, сжатие, дедупликация);
• высокую доступность и легкую масштабируемость;
• отказоустойчивость;
• снижение затрат на инфраструктуру;
• возможность подключения специфических СХД к бизнес-системам;
• защиту от деградации производительности бизнес-систем;
• защиту от дублирования контента в бизнес-системах.

Сотрудникам бывает нужно собрать все документы, имеющие отношению к определенному процессу, от начала до завершения, например, получить документы по определенной закупке или набору закупок для предоставления в налоговую, получить всю документацию по клиенту банка для предоставления в ЦБ или другим госорганам, документы о жизни сотрудника в компании от приема на работу до увольнения. Эти документы могут быть разнесены по различным информационным системам, что усложняет выполнение задачи.

LDM.КД — это структурированное хранилище документов, позволяющее собрать в досье документы, имеющие отношение к определенному объекту, сквозному процессу, операции, из разных систем, связать их между собой, обозначить контекст («клиент», «сделка», «контрагент» и др.). Это особенно востребовано банками и страховыми компаниями, стремящимися знать все про своего клиента.

Итак, решение LDM.КД обеспечивает:

• единую точку контроля за всеми клиентскими документами;
• единый репозиторий для хранения документов как единый источник правды;
• доступ к связанным документам и объектам для поддержки принятия решений в бизнес-процессах;
• предоставление доступа к документам с учетом контекста из бизнес-систем (досье клиента, продукта, документы по заявке и т.п.);
• предоставление актуальной информации/документов по клиентам/контрагентам пользователям бизнес-приложений;
• уменьшение времени на подготовку документов по контрагентам/сделкам и т.п. для проверяющих органов.

Перечисленные компоненты платформы LANIT Document Management (LDM) закрывают следующие потребности заказчика:

• удобная и быстрая интеграция с операторами ЭДО (LDM.ЮЗЭДО);
• перевод в электронный вид бумажных документов, интеллектуальное извлечение информации (LDM.IDR);
• снижение объема хранимых документов, оптимизация использования оборудования для хранения данных (LDM.КХД);
• быстрое формирование пула документов по определенному бизнес-процессу, сделке, клиенту или контрагенту (LDM.КД).