Заказать звонок
×
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня
Как выбрать КЭДО

Как выбрать КЭДО

19.08.2024
Как выбрать КЭДО

Оглавление

Выбор системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) важен для цифровизации бизнеса. Узнайте, как определить потребность в КЭДО, какие требования предъявляет закон к электронному документообороту и как выбрать подходящую систему для вашей компании.

В чем суть КЭДО

Только представьте: не нужно идти в другой отдел, чтобы попросить сотрудника поставить подпись — и даже не нужно сканировать. Электронные документы заверяются электронной подписью и имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.
КЭДО — это система, в которой можно:
  • создавать документы;
  • подписывать их;
  • хранить в электронном виде;
  • обмениваться документами с коллегами онлайн.

Как понять, нужен ли вашей компании КЭДО

Можно, конечно, расширить штат кадрового персонала, нанять новых HR или ассистентов. Но быстрее, дешевле и проще оптимизировать работу действующих специалистов по кадрам.
Вы входите в категорию тех, кому пора задуматься об электронном документообороте, если:
  • Ваши сотрудники пропадают в отделе кадров, вместо того чтобы заниматься своей основной деятельностью.
  • HR обросли таблицами Excel с трек-номерами отправлений, количеством отгулов, переработок, графиков отпусков, рабочих смен и так далее.
  • Ценные кадры выбирают компании с быстрым и удобным трудоустройством без лишней бюрократии, а вам приходится искать новых кандидатов.
  • Производство развивается, а вот состав отдела кадров остается прежним, и нагрузка на него неумолимо растет.

Какие требования предъявляет к электронному документообороту закон

Об использовании электронных подписей мы недавно рассказывали в статье «Переход на КЭДО: практические вопросы».
Возможность перейти на КЭДО была установлена в 2019 году законом № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об электронной подписи“». Потом законы № 122-ФЗ позволил создавать кадровые документы в электронном виде, не дублируя их на бумаге. В 2023 году вступил в силу приказ Федерального архивного агентства № 77 с новыми требованиями к организации электронных архивов.
Компаниям, использующим КЭДО, живется проще — такие продукты, как LDM.КЭДО, позволяют создавать документы сразу в нужном формате, обеспечивают надежное хранение документов и их учет.
Юридическую силу документов обеспечивает электронная подпись. В кадровом документообороте это может быть:
  • простая электронная подпись (ПЭП);
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Как же выбрать систему КЭДО

Вот какие аспекты нужно учесть при выборе поставщика:
Функциональность.
Оцените коробочную версию продукта: закрывает ли она потребности вашего бизнеса, есть ли возможность докупить лицензии и дополнительные модули для решения новых задач.
Интерфейс и удобство для пользователей.
Посмотрите демонстрацию системы, оцените, насколько удобно ей пользоваться:
  • Интерфейс должен быть интуитивно понятным. Система должна быть такой, чтобы освоиться в ней мог даже тот, кто прежде был далек от работы «в цифре».
  • Хорошо, если вендор предоставляет возможность использования мобильной версии, чтобы КЭДО могли воспользоваться даже те сотрудники, у которых нет постоянного доступа к ПК.
Поддержка.
Убедитесь, что поставщик предоставляет поддержку во время и после внедрения продукта. В ходе работы порой появляется необходимость скорректировать какие-то процессы. Саппорт позволит сделать это быстро, не привлекая программистов.
Стабильность работы сервиса.
Оцените отказоустойчивость решения — может ли система бесперебойно работать и сохранять целостность данных даже при сбоях в компонентах системы. Если система способна пропускать через себя большой поток документов, это говорит о ее высокой отказоустойчивости.
Безопасность и доступ к данным.
Есть два варианта размещения данных:
  • Облачное хранение. Плюс в том, что такой подход не требует специального оборудования. Минус — уязвимость перед кибератаками.
  • Собственный сервер (технология on-premise). Плюс в том, что такой подход обеспечивает безопасность данных, доступ к системе контролируется заказчиком. Минус — нужно вложиться в приобретение и обслуживание сервера.
Мы рекомендуем обратить внимание на технологию on-premise именно из соображений безопасности и сохранности персональных данных ваших сотрудников.
Интеграция с другими системами.
Уточните технические особенности. Открытый API позволяет интегрировать уже имеющиеся информационные системы с КЭДО.
Вы можете выбрать решение, которое является не просто кадровой системой, а частью платформы или экосистемы. Это позволит вам постепенно подключать дополнительные модули, автоматизируя не только кадровые процессы.
Надежность.
При выборе поставщика стоит обратить внимание, есть ли у него кейсы в сфере автоматизации кадровых процессов и управления корпоративным контентом — опытные разработчики постоянно совершенствуют возможности системы в соответствии с потребностями рынка и актуальным законодательством.
Наличие широкой партнерской сети, представители которой помогают внедрять систему, также подтверждает надежность поставщика.
Стоимость решения.
Стоимость внедрения КЭДО зависит от многих факторов: это и размер компании, и количество сотрудников, и особенности текущих процессов документооборота. Обратите внимание на стоимость необходимых интеграций и узнайте, входят ли в коробочную версию все нужные вам функции. На сайте LDM есть калькулятор, который поможет рассчитать стоимость внедрения LDM.КЭДО, а также стоимость вашего текущего бумажного кадрового документооборота.
Тестовый доступ.
Демодоступ позволяет опробовать решение в деле: ознакомиться с интерфейсом и имеющимися функциями, оценить, насколько им удобно пользоваться.
И вуаля — вы уже работаете с КЭДО. Теперь документы оперативно согласовываются, подписываются и хранятся централизованно. Позже вы сможете таким же образом перевести в электронный формат и другие процессы.
Пилотная версия позволяет оценить продукт на примере одного процесса, например оформления отпусков, или на базе одного подразделения организации. Далее все происходит быстро и просто:
1. Выпускаются подписи.
2. Принимаются локально-нормативные акты.
3. Происходит установка и настройка.
Даже с учетом всех преимуществ КЭДО глобальные перемены могут быть барьером к переходу на безбумажный документооборот — в таком случае можно воспользоваться пилотным внедрением. Для этого подходит «коробка» LDM.КЭДО. Базовая версия уже отвечает всем требованиям специалистов по кадрам и безопасности. Если вы еще сомневаетесь:
  • представьте будущее без огромных стопок бумаги;
  • поговорите с теми, кто уже перешел на КЭДО;
  • запланируйте пилотное внедрение на небольшое количество пользователей, чтобы проверить, насколько система подходит вашей компании.
Задайте свои вопросы
Полезные материалы для HR и кадровых специалистов
Рассказываем про изменения в законах, HR-новости, бесплатные вебинары
Полезные материалы для HR и кадровых специалистов
Рассказываем про изменения в законах, HR-новости, бесплатные вебинары