Как выбрать КЭДО

19.08.2024

Выбор системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) важен для цифровизации бизнеса. Узнайте, как определить потребность в КЭДО, какие требования предъявляет закон к электронному документообороту и как выбрать подходящую систему для вашей компании.

В чем суть КЭДО

Только представьте: не нужно идти в другой отдел, чтобы попросить сотрудника поставить подпись — и даже не нужно сканировать. Электронные документы заверяются электронной подписью и имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.

КЭДО — это система, в которой можно:

создавать документы;

подписывать их;

хранить в электронном виде;

обмениваться документами с коллегами онлайн.

Как понять, нужен ли вашей компании КЭДО

Можно, конечно, расширить штат кадрового персонала, нанять новых HR или ассистентов. Но быстрее, дешевле и проще оптимизировать работу действующих специалистов по кадрам.

Вы входите в категорию тех, кому пора задуматься об электронном документообороте, если:

Ваши сотрудники пропадают в отделе кадров, вместо того чтобы заниматься своей основной деятельностью.

HR обросли таблицами Excel с трек-номерами отправлений, количеством отгулов, переработок, графиков отпусков, рабочих смен и так далее.

Ценные кадры выбирают компании с быстрым и удобным трудоустройством без лишней бюрократии, а вам приходится искать новых кандидатов.

Производство развивается, а вот состав отдела кадров остается прежним, и нагрузка на него неумолимо растет.

Какие требования предъявляет к электронному документообороту закон

Об использовании электронных подписей мы недавно рассказывали в статье «Переход на КЭДО: практические вопросы».

Возможность перейти на КЭДО была установлена в 2019 году законом № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об электронной подписи“». Потом законы № 122-ФЗ позволил создавать кадровые документы в электронном виде, не дублируя их на бумаге. В 2023 году вступил в силу приказ Федерального архивного агентства № 77 с новыми требованиями к организации электронных архивов.

Компаниям, использующим КЭДО, живется проще — такие продукты, как LDM.КЭДО, позволяют создавать документы сразу в нужном формате, обеспечивают надежное хранение документов и их учет.

Юридическую силу документов обеспечивает электронная подпись. В кадровом документообороте это может быть:

простая электронная подпись (ПЭП);

усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);

усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Как же выбрать систему КЭДО

Вот какие аспекты нужно учесть при выборе поставщика:

Функциональность.

Оцените коробочную версию продукта: закрывает ли она потребности вашего бизнеса, есть ли возможность докупить лицензии и дополнительные модули для решения новых задач.

Интерфейс и удобство для пользователей.

Посмотрите демонстрацию системы, оцените, насколько удобно ей пользоваться:

Интерфейс должен быть интуитивно понятным. Система должна быть такой, чтобы освоиться в ней мог даже тот, кто прежде был далек от работы «в цифре».

Хорошо, если вендор предоставляет возможность использования мобильной версии, чтобы КЭДО могли воспользоваться даже те сотрудники, у которых нет постоянного доступа к ПК.

Поддержка.

Убедитесь, что поставщик предоставляет поддержку во время и после внедрения продукта. В ходе работы порой появляется необходимость скорректировать какие-то процессы. Саппорт позволит сделать это быстро, не привлекая программистов.

Стабильность работы сервиса.

Оцените отказоустойчивость решения — может ли система бесперебойно работать и сохранять целостность данных даже при сбоях в компонентах системы. Если система способна пропускать через себя большой поток документов, это говорит о ее высокой отказоустойчивости.

Безопасность и доступ к данным.

Есть два варианта размещения данных:

Облачное хранение. Плюс в том, что такой подход не требует специального оборудования. Минус — уязвимость перед кибератаками.

Собственный сервер (технология on-premise). Плюс в том, что такой подход обеспечивает безопасность данных, доступ к системе контролируется заказчиком. Минус — нужно вложиться в приобретение и обслуживание сервера.

Мы рекомендуем обратить внимание на технологию on-premise именно из соображений безопасности и сохранности персональных данных ваших сотрудников.

Интеграция с другими системами.

Уточните технические особенности. Открытый API позволяет интегрировать уже имеющиеся информационные системы с КЭДО.

Вы можете выбрать решение, которое является не просто кадровой системой, а частью платформы или экосистемы. Это позволит вам постепенно подключать дополнительные модули, автоматизируя не только кадровые процессы.

Надежность.

При выборе поставщика стоит обратить внимание, есть ли у него кейсы в сфере автоматизации кадровых процессов и управления корпоративным контентом — опытные разработчики постоянно совершенствуют возможности системы в соответствии с потребностями рынка и актуальным законодательством.

Наличие широкой партнерской сети, представители которой помогают внедрять систему, также подтверждает надежность поставщика.

Стоимость решения.

Стоимость внедрения КЭДО зависит от многих факторов: это и размер компании, и количество сотрудников, и особенности текущих процессов документооборота. Обратите внимание на стоимость необходимых интеграций и узнайте, входят ли в коробочную версию все нужные вам функции. На сайте LDM есть калькулятор, который поможет рассчитать стоимость внедрения LDM.КЭДО, а также стоимость вашего текущего бумажного кадрового документооборота.

Тестовый доступ.

Демодоступ позволяет опробовать решение в деле: ознакомиться с интерфейсом и имеющимися функциями, оценить, насколько им удобно пользоваться.

И вуаля — вы уже работаете с КЭДО. Теперь документы оперативно согласовываются, подписываются и хранятся централизованно. Позже вы сможете таким же образом перевести в электронный формат и другие процессы.

Пилотная версия позволяет оценить продукт на примере одного процесса, например оформления отпусков, или на базе одного подразделения организации. Далее все происходит быстро и просто:

1. Выпускаются подписи.

2. Принимаются локально-нормативные акты.

3. Происходит установка и настройка.

Даже с учетом всех преимуществ КЭДО глобальные перемены могут быть барьером к переходу на безбумажный документооборот — в таком случае можно воспользоваться пилотным внедрением. Для этого подходит «коробка» LDM.КЭДО. Базовая версия уже отвечает всем требованиям специалистов по кадрам и безопасности. Если вы еще сомневаетесь: