Как НПО «Энергомаш» ускорил закупки на 40% с LDM. Документооборот

Когда говорят об автоматизации закупок, чаще всего имеют в виду электронные торговые площадки или проведение конкурентных процедур. На практике большая часть времени уходит не на выбор поставщика, а на рутину: согласование потребности, проверку документов, прохождение всех необходимых инстанций и соблюдение требований законодательства.

Для крупных промышленных предприятий этот процесс особенно сложен. В подготовке одной закупки могут участвовать несколько подразделений, каждое из которых отвечает за свою часть проверки. Если маршруты согласования не регламентированы, документы передаются между сотрудниками вручную, а контроль сроков ведется в таблицах или по электронной почте, даже типовая закупка может занимать значительно больше времени, чем планировалось.

Именно с такой ситуацией столкнулось НПО «Энергомаш». Предприятие поставило перед собой задачу: не просто отказаться от бумажного документооборота, а полностью пересмотреть процесс подготовки и согласования документации. Основой проекта стала система LDM.Документооборот, которая позволила выстроить единый цифровой процесс, объединяющий участников закупки, маршруты и контроль исполнения. В результате срок согласования сократился с 38 рабочих дней до двух недель, а подготовка сложных комплектов документов теперь занимает не дни, а минуты.

Работа по автоматизации началась в 2017 году. На тот момент согласование документации происходило преимущественно вручную.

При этом основной сложностью была не бумажная форма документов сама по себе. Как отмечали представители предприятия, сотрудник мог потратить практически целый день только на то, чтобы передать комплект документов всем согласующим. Если закупка задерживалась, определить, на каком этапе находится документация и по какой причине остановился процесс, было крайне сложно.

Еще одной проблемой было отсутствие единых правил. Разные подразделения по-своему понимали, кто должен участвовать в процессе и за какие решения отвечает. В результате даже похожие закупки могли проходить по-разному, а сроки их подготовки становились непредсказуемыми.

Стало очевидно: простое внедрение системы электронного документооборота не решит проблему. Сначала требовалось описать существующие процессы, определить единые правила работы и только после этого переносить их в информационную систему.

Команда проекта решила сначала разобраться, как на самом деле устроена закупочная деятельность, какие подразделения участвуют в согласовании и какие этапы действительно необходимы. Для этого специалисты подробно описали существующие процессы, определили роли участников и сформировали отдельные сценарии для трех видов закупок: малого объема, у единственного поставщика и конкурентных закупок.

Именно на этом этапе выяснилось, что существующий процесс содержит гораздо больше узких мест, чем предполагалось.

Во время проектирования команда рассчитала нормативную продолжительность маршрута согласования конкурентной закупки. Если сложить сроки, которые каждое подразделение считало необходимыми для своей проверки, получалось 38 рабочих дней — и это без учета возвратов документов на доработку.

Такой результат показал, что автоматизировать существующий процесс без изменений бессмысленно. Вместо этого предприятие пересмотрело маршруты, исключило лишние этапы, уточнило зоны ответственности участников и оптимизировало последовательность выполнения задач.

В результате нормативный срок прохождения маршрута удалось сократить примерно до двух недель, и только после этого процесс был перенесен в LDM.Документооборот.

Этот подход стал одним из ключевых факторов успеха проекта. Вместо того чтобы перенести в информационную систему сложившиеся недостатки, мы сначала выстроили единый процесс, а затем автоматизировали его.

После внедрения LDM.Документооборот согласование документации стало единым для всех участников процесса.

Работа начинается с формирования лота в ERP. Когда ему присваивается статус согласования, основные сведения автоматически передаются в LDM.Документооборот, где создается карточка закупки. На основании параметров процедуры система определяет маршрут и направляет документ соответствующим участникам процесса.

Такое разделение позволило отказаться от универсального процесса, одинакового для всех видов. Теперь система автоматически выбирает необходимый сценарий, а сотрудники работают только с теми задачами, которые относятся к их зоне ответственности.

Еще одно важное изменение — прозрачность процесса. Раньше инициатор закупки практически не мог понять, где находится комплект документов и почему согласование затягивается. После внедрения LDM. Документооборот их статусы стали доступны в системе. Руководители получили возможность контролировать соблюдение регламентных сроков, отслеживать исполнительскую дисциплину и анализировать прохождение процедур с помощью отчетов.

Автоматизация согласования значительно ускорила прохождение закупочных процедур, однако вскоре стало понятно, что остается еще один трудоемкий этап — подготовка самой документации.

На этом этапе к LDM.Документооборот подключили конструктор документов.

В результате специалисты перестали выполнять рутинную работу по копированию одинаковой информации между документами и смогли сосредоточиться на сопровождении самой процедуры.

Не менее важным преимуществом стала возможность быстро адаптировать документацию к изменениям законодательства. Так, вместо того чтобы вручную изменять сотни документов, специалисты закупочного отдела вносят изменения в единый мастер-шаблон, и все новые комплекты создаются уже по актуальным правилам. Это не просто экономия времени — это гарантия того, что вы всегда работаете с корректной версией.

Еще одной особенностью проекта стало распределение ответственности между подразделениями. После внедрения системы специалисты подразделения получили возможность самостоятельно сопровождать шаблоны документов, а ИТ-служба подключается только в тех случаях, когда требуется изменить логику карточек или интеграции между системами. Такой подход позволил быстрее вносить изменения и снизить зависимость бизнеса от технических специалистов.

Проект позволил решить сразу несколько задач, связанных с управлением закупочной деятельностью.

Предприятие получило единый цифровой процесс согласования документации, в котором каждый участник понимает свою роль, руководители могут контролировать прохождение закупок, а специалисты работают с едиными правилами и актуальными шаблонами.

Следующим этапом развития проекта предприятие рассматривает интеграцию LDM.Документооборот с электронными торговыми площадками и Единой информационной системой. Это позволит дополнительно сократить количество ручных операций и обеспечить непрерывный обмен данными между информационными системами.

Использование LDM.Документооборот позволило предприятию не просто перевести закупочную документацию в электронный вид, а выстроить единый управляемый процесс — от формирования лота до подготовки полного комплекта документов. В результате сократились сроки согласования, снизилась нагрузка на сотрудников, повысилась прозрачность закупочной деятельности и появилась возможность быстрее адаптировать процессы к изменениям законодательства.