Исследование LDM: три из четырех российских компаний рискуют потерять юридическую силу кадровых документов из-за неверного хранения
12.02.2026
Компания LDM (входит в ИТ-холдинг LANSOFT) совместно с Ассоциацией РОСЭУ и «КриптоПро» представила результаты исследования, посвященного практике долгосрочного хранения электронных кадровых документов. Согласно полученным данным, 75% российских компаний делают это без соблюдения требований законодательства, генерируя долгосрочные юридические риски и потенциальные экономические издержки.
Исследование основано на данных опроса более 500 специалистов и 40 глубинных интервью с представителями бизнесов численностью от 100 до 60 000 сотрудников. Участниками стали организации из промышленности, энергетики, ритейла, строительства, медицины, ИТ и образования.
HRD и заместители директора по персоналу
Руководители отдела кадров
Директор по развитию/эффективности/ИТ
Руководители архивной службы и архивариусы
Внешние консультанты и аудиторы по документационному обеспечению
Должности представителей компаний, которые приняли участие в исследовании
Наиболее распространенной практикой остается использование сервисов кадрового электронного документооборота (КЭДО). Их быстрое развитие и расширение функциональности в последние годы привели к тому, что бизнес начал воспринимать внедрение КЭДО как автоматическое решение и вопросов архивного хранения. Однако электронный документооборот изначально ориентирован только на оперативный контур работы и не охватывает обязательные архивные процедуры. Это приводит к невыполнению законодательных требований на всем сроке хранения.
Результаты опроса: как и где хранят кадровые документы отечественные компании
Как вы храните кадровые документы?
В КЭДО
50%
У нас только бумажные
22%
В электронном архиве без ЭП
19%
В электронном архиве с ЭП
9%
«Мы видим, как рост рынка КЭДО создал ошибочное ощущение безопасности. Но, с точки зрения архивного законодательства, КЭДО не обеспечивает ни процессуального порядка, ни долговременной проверки подписи, ни соответствующих метаданных. Через несколько лет бизнес столкнется с большим объемом документов, которые придется легитимизировать задним числом».
Антон Жуков
Mенеджер по развитию продуктов LDM
Согласно результатам интервью, 45% компаний не знают о рисках долгосрочного хранения и не планируют решать этот вопрос. Еще 30% изучали тему при внедрении КЭДО, но не считают необходимым пересматривать существующие подходы. Только 25% респондентов разбирались во всех требованиях, из них часть планирует внедрение систем электронного архивного хранения, а небольшая доля компаний уже перешла на такие решения.
Знаете ли вы о проблеме долгосрочного хранения кадровых документов в КЭДО?
Не знают, но будут решать
45%
Знают, не будут решать
30%
Знают, хотят решить
25%
Узнали детали на интервью и захотели решить
17,5%
Знали о проблеме, хотят решить/уже решили
7,5%
Результаты опроса: большинство респондентов полагают, что хранение документов в КЭДО — это и есть юридически корректный архив.
В ближайшие годы нормативное регулирование в сфере долгосрочного хранения электронных документов последовательно усилится. Росархив уже заявил о планах расширения требований к форматам и процедурам установления подлинности, управлению электронными архивами.
Большинство респондентов признались, что не оценивают юридические риски. Проблема пока не ощущается, потому что документы редко запрашиваются: в среднем не более 10 раз в год. Однако уже через 3−5 лет бизнес начнет сталкиваться со сложностями при верификации оригиналов и будет вынужден проводить дорогостоящие процедуры легитимизации накопленных массивов.
«Законодательство в части электронного архивного хранения развивается постепенно, и компаниям важно учитывать эти изменения заранее. Если кадровые документы хранятся без соблюдения требований Росархива, то через несколько лет могут возникнуть сложности: от невозможности подтвердить их подлинность до дополнительных расходов на восстановление или легитимизацию уже накопленного массива. Для бизнеса это скорее вопрос не только штрафов, но и долгосрочной устойчивости: чем раньше выстроен корректный архив, тем меньше рисков в будущем».
Ян Савельев
Руководитель Аналитического центра РОСЭУ
По мере накопления значительных массивов цифровых записей регулятор будет внедрять более детальные стандарты, что приведет к формализации процессов и необходимости организаций обеспечить техническую и юридическую защиту данных на длительном горизонте.
«В сфере архивного хранения электронных документов сложилась ситуация, когда технологии опережают нормативное регулирование. Программные и технические средства обеспечения длительного хранения электронных документов, удостоверенных электронными подписями, уже разработаны и внедряются, а регламенты, стандарты и протоколы еще только формируются в экспертных группах, профильных технических комитетах и уполномоченных органах власти. Это означает, что потребность в "архивной» электронной подписи есть уже здесь и сейчас и удовлетворение ее является архиважной и архисрочной задачей".
Юрий Маслов
Коммерческий директор «КриптоПро» и член Ассоциации РОСЭУ
Исследование проведено при поддержке Ассоциации специалистов в сфере управления документами (АСУД).
С полной версией исследования можно ознакомиться по ссылке.
