Эффективное управление договорами и контрактами
18.11.2025
Все контракты с партнерами или клиентами создают финансовые обязательства и влияют на репутацию компании. Если документы хранятся хаотично, сроки постоянно упускаются, а важные договоры — теряются, рано или поздно это приведет к проблемам. Правильно выстроенный процесс, от базовых правил до автоматизации, сохранит вам много времени и ресурсов.
Основы управления договорной деятельностью
Пока компания небольшая, а договоров мало, их можно вести в электронной таблице или хранить в папках. Однако с ростом бизнеса наступает момент, когда управление выходит из-под контроля. Руководитель уже не помнит, сколько действующих контрактов, когда нужно платить или где лежит подписанное допсоглашение. Поиск документа затягивается на часы, а сроки регулярно срываются.
В такой ситуации становится ясно: без системы не обойтись. Базовое управление строится на трех принципах, которые задают основу для дальнейшего развития.
1
Единая и безопасная база для всех данных гораздо надежнее, чем разложенная по разным папкам и файлам информация.
2
Сотрудники обязаны находить нужный договор за секунды, а не тратить на это часы. Поиск должен работать не только по названию, но и по другим критериям: это контрагенты, даты, суммы или другие значимые параметры.
3
Каждый процесс должен быть делегирован определенному сотруднику и быть в его зоне ответственности. А руководство должно видеть статус каждого процесса и его контролировать.
Контрактный менеджмент: принципы и задачи
Базовое управление — это наведение порядка, а контрактный менеджмент представляет собой полноценную бизнес-дисциплину. Он повышает ценность каждого договора и снижает риски на всех этапах.
Контрактный менеджмент (contract management) — это не задача одного юриста. В контроль исполнения договоров, помимо куратора проекта, вовлечены еще и финансовые директора, руководители отделов продаж и закупок. Автоматизация контрактного менеджмента позволяет:
➞ Управлять полным жизненным циклом контрактов
Это разработка шаблонов, создание проекта, внутренние процедуры согласования договоров, подписание, учет исполнения, мониторинг изменений и закрытие бизнес-отношений.
➞ Активно контролировать исполнения обязательств
Система заранее оповещает сотрудников о критических событиях: сроке оплаты, дате поставки, окончании договора. Человеческий фактор и просрочки практически исключаются.
➞ Контролировать риски
Руководство видит полную картину по договорам. Так вы сможете вовремя корректировать неэффективные условия и предотвращать возможные сложности.
Автоматизация и цифровые решения в договорном управлении
Ручное управление сотнями договоров через таблицы и почту ненадежно, потому что сотрудники не всегда справляются с такой большой нагрузкой. Метод отнимает много сил и работники постоянно допускают ошибки. Единственным разумным выходом становится автоматизация на основе специального программного обеспечения.
IT в России активно развивается и предлагает удобные продукты для автоматизации подобных рабочих процессов. Например, Low-code платформа LDM создает единое рабочее пространство для работы с любыми типами документов. Ее можно точно настроить под специфику компании, объединив в общей системе юристов, финансистов и менеджеров. Внедрение электронных систем повышает прозрачность и ускоряет выполнение операций.
Критерии выбора решения для автоматизации
Выбор платформы — стратегическое решение для компании. Ошибка может привести к тому, что система не приживется или не даст нужного эффекта. При оценке ПО учитывайте несколько критериев.
Полный контроль над жизненным циклом документов
Система должна управлять каждым этапом работы с документом, начиная с создания черновика и завершаясь помещением в архив. В LDM.Документооборот можно выстраивать схемы и процедуры согласования, использовать электронное визирование и отслеживать выполнение поручений.
Единое и максимально безопасное хранилище
Система LDM.Цифровой архив структурирует, индексирует и защищает данные от потери или утечки благодаря гибким разграничениям прав доступа. Система способна осуществлять как оперативное хранение (менее 10 лет), так и долговременное (более 10 лет).
Гибкость и адаптивность платформы
Бизнес-процессы постоянно развиваются. Low-code платформа LDM позволяет настраивать новые виды договоров и рабочие процедуры без привлечения разработчиков.
Юридическая сила
Программное решение должно работать в комплексе с другими корпоративными системами. Поддержка квалифицированной электронной подписи придает юридическую значимость всем операциям.
Эффект от автоматизации договорных процессов
Внедрение цифровой системы управления договорами — это глубокая трансформация бизнес-процессов, которая дает измеримый экономический эффект. Меняется скорость работы и качество управленческих решений.
- Снижение операционных затрат и рисков
Автоматизация высвобождает до 70% рабочего времени юристов, бухгалтеров и менеджеров, которое раньше тратилось на согласование, поиск и контроль сроков документов. Компания перестает пропускать сроки исковой давности или поставки, что уберегает от финансовых потерь.
- Повышение исполнительской дисциплины
Контроль исполнения становится автоматическим и прозрачным. Все этапы работы фиксируются в системе, а ответственные за срывы работники сроков легко определяются. Это дисциплинирует команду и укрепляет репутацию компании в глазах партнеров.
- Качественная ситуационная аналитика для руководства
Топ-менеджмент получает инструмент для анализа договорных обязательств и портфеля. В любой момент можно сформировать отчет по структуре договоров, динамике заключенных контрактов или условиям по контрагентам. Эта информация служит основой для переговоров и стратегического планирования.
- Готовность к проверкам и аудитам
Все договоры систематизированы. При запросе от контролирующих органов или партнеров компания оперативно предоставляет нужные документы. Это укрепляет репутацию компании как организованного партнера.
Подводим итоги
Эффективное управление договорами строится на двух основах. Это отлаженные бизнес-процессы и современные технологии. Первое создает фундамент — порядок, четкий контроль и исполнительскую дисциплину. Это страховка от операционных ошибок и финансовых потерь.
Второе дает развитие. Автоматизация придает работе со договорами новые качества — оперативность, гибкость и аналитическую глубину. Документы превращаются в активный инструмент развития, помогая снижать риски и открывать дополнительные возможности для бизнеса.
Такие инвестиции работают на устойчивость компании. Бизнес начинает полностью управлять своими договорными отношениями. Это позволяет повысить отдачу от каждого контракта при одновременном сокращении потенциальных потерь.
