Безбумажное настоящее: как электронный документооборот оптимизирует работу современных компаний

Директор строительной компании N регулярно сталкивался с целым рядом проблем, и некоторые приводили к довольно печальным последствиям — вплоть до разрыва отношений с клиентами. Как, к примеру, директор должен был по телефону ответить на вопрос клиента о том, почему работы, которые должны были быть завершены еще неделю назад, не выполнены до сих пор? Директор точно помнил, что его сотрудники должны были отправить этому клиенту письмо с уведомлением о переносе сроков, но найти это письмо оперативно не смог.

Или вопрос от потенциального клиента: по какой причине типовой договор находится на согласовании уже больше месяца? Ответить на него директор тоже не мог, ведь этим договором занимался конкретный сотрудник, который, как назло, ушел в отпуск, а все согласования документов в компании проходили исключительно на бумаге. Как узнать в моменте, на каком именно этапе согласования находится договор? Очевидно, никак — и вот потенциальный клиент заявляет, что принял решение работать с другим подрядчиком. В довершение всего директор совершенно случайно вспомнил о приглашении на конференцию в конце недели. На мероприятии директор планировал выступать, но цифры для презентации должен был предоставить коммерческий отдел. Выяснилось, что презентация "зависла" в руках коллег.

Небольшая ремарка: все эти события произошли в течение одного рабочего дня. Оценив дальнейшие перспективы работы в таком режиме, директор принял решение, которое кардинальное изменило работу его компании — внедрить систему, которая помогает учитывать всю внутреннюю документацию организации, вести архив документов и контролировать работу сотрудников.

Позитивные изменения не заставили себя ждать. Так, не прошло и восьми месяцев, как все проекты компании стали исполняться точно в срок. В компании забыли о том, что такое несогласованный или просроченный договор, от компании не ушел ни один клиент, а все спорные ситуации решаются оперативно и по телефону, ведь нужные документы в системе ищутся максимум за минуту.

Теперь ко всем мероприятиям директору проще подготовиться. В СЭД он может отправить задачу о подготовке материалов, а его сотрудники получат уведомления на почту. Система напомнит команде о том, что приближаются сроки мероприятия и нужно предоставить данные.

Вышеперечисленных результатов удалось добиться за счет внедрения всего одного решения — LDM.Express. Система позиционируется как готовое решение для работы с документами для среднего и малого бизнеса, при помощи которого можно справляться как минимум с двумя базовыми задачами — организовать работу с внутренней документацией и контролировать работы сотрудников, а том числе поддерживать на нужном уровне исполнительскую дисциплину.

Основные разделы — «Документы» (здесь хранится документация, история взаимодействия с ними и «Сообщения» (здесь отображаются задачи и поручения до момента их исполнения).

Раздел «Документы» обеспечивает автоматизацию основных бизнес-процессов: входящая и исходящая корреспонденция, внутренняя документация, договорные документы и организационно-распределительная документация.

Вся работа с документами и задачами в LDM.Express построена по одному и тому же принципу. Нет никаких ограничений по тем процессам, которые может потребоваться перенести в цифровой вид. Можно расширять виды документов, перечень журналов регистрации, добавлять и настраивать процессы и маршруты, и все это — без помощи со стороны разработчика.

В журналах документы отображаются в виде реестра — это набор регистрационных карт. Для занесения в систему нового документа нужно просто создать его карту и заполнить обязательные поля, после чего нужные документы будет легко находить и сортировать, используя вкладку «Реквизиты».

Быстро найти в системе нужный документ? Нет ничего проще, главное — выбрать удобный способ: по тексту, при помощи фильтра или указав за конкретный период. Тем, кто привык к Excel, не придется ничему учиться: принцип тот же самый.

Маршрут строится в трех разных вариантах — в жестком (создает администратор), в типовом (могут создавать и менять пользователи, прописывая условия перехода задачи на следующий этап), и в формате конструктора (формируется индивидуально для определенного документа или на основе уже заданного маршрута).

LDM.Express упрощает работу в крупных производственных предприятиях и компаниях из сферы торговли, сотрудникам которых каждый день приходится работать со входящими и архивными документами в огромном количестве.

Как это происходит на практике? Очень просто: работать в системе можно начинать буквально сразу после установки. В помощь пользователю — интерактивные виджеты, которые отображают всю важную и актуальную для пользователя информацию. Всего таких виджетов пять, и они связаны с основными разделами системы. Все виджеты можно настраивать под задачи пользователя.

Документы можно выбирать, выгружать их в форматах .doc, .xls. Точно так же можно работать и с документами, помещенными в архив.

Можно ставить задачи по документу — это происходит в формате групповых сообщений с контролем и без контроля, с привязкой к документу. Также можно пописать конкретный маршрут следования документа: так будет проще понимать, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения, кто нарушает срок исполнения.

В разделе «Сообщения» хранятся все поручения — до тех пор, пока они не будут выполнены, а уже после выполнения они переходят в архив. Благодаря этому пользователь может отслеживать свою актуальную загрузку, просматривать информацию в виде плашек, таблицы или календаря, ориентируясь на конечный срок выполнения поручения.

Для контроля исполнительской дисциплины предусмотрен специальный функционал, благодаря чему пользователь может наблюдать за тем, что происходит в системе. «Канбан-доски» — один из полезных инструментов. Он позволяет отслеживать процесс исполнения задач и поручений, в том числе, их выполнения, задачи, которые есть у конкретного пользователя. При необходимости можно отслеживать задачи по всем или по конкретному сотруднику. Просроченные задачи можно будет увидеть по календарю.

Раздел «Проекты» незаменим для строительных, юридических компаний, для проектных учреждений. Это конструктор, в который можно вносить документы по определенному проекту, составлять свою структуру папок для распределения документов, выгружать их.

В разделе «Архив» хранятся отработанные поручения, списанные файлы, регистрационные карты. При необходимости пользователь может возвращаться к ним, отслеживать историю, сортировать и экспортировать.

Документооборот — тот самый процесс, без которого деятельность современной компании представить невозможно. Он начинается с создания документа и завершается его «сдачей» в архив, а промежуточные этапы — это составление, согласование, правки, подписание. С документами время от времени нужно сверяться, например, для уточнения тех или иных сведений. Одним словом, работы всегда много, и до недавнего времени вся она выполнялась исключительно в бумажном виде. Специалисты, имевшие или имеющие дело с документооборотом, наверняка знают, сколько сил, времени и других ресурсов занимал этот процесс..

К счастью, в распоряжении компаний появилась система электронного документооборота LDM.Express, благодаря которой можно оперативно управлять договорами и счетами, вести архив всей документации, в том числе финансовой, а также ставить задачи и контролировать их исполнение. Все это происходит быстро, так как реализуется в цифровом формате — и с любого устройства, на котором есть браузер. Ну а об удобстве интерфейса можно получить исчерпывающее представление по представленным выше скриншотам или во время демодоступа.

Как правило, компании редко считают, сколько денег они тратят ежемесячно на бумагу, об этой статье расходов иногда и вовсе никто не задумывается. Но директор собрал данные и выяснил: только за три месяца работы на покупку офисной бумаги уходило более 100 тысяч рублей. Стоит ли говорить, что теперь таких расходов у компании нет.

Еще больше полезной информации в наших соцсетях