Масштабируемая система электронного документооборота для средних и крупных организаций
LDM.Документооборот для строительных организаций
Закажите демонстрацию системы LDM.Документооборот
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня
Этапы строительного проекта, когда без документов не обойтись
- Акт о сдаче проекта целиком — акт, подтверждающий закрытие всех работ на площадке;
- Документы, подтверждающие фактическое и документальное освобождение строительной площадки;
- Основания возникновения гарантийного случая — акт о переходе в гарантийный период обслуживания.
- Подписанный договор — это договор, на основе которого производятся подрядные работы;
- Исходная документация с подтверждением получения — документация, на основе которой будут осуществляться работы;
- Документы о передаче площадки — документ, подтверждающий фактическую передачу площадки;
- Приказы о назначении ответственных;
- Журналы учета работ;
- Документы, подтверждающие закрытие этапов работ — акты, подтверждающие закрытие этапов работ, подписанные обеими сторонами;
- Наличие всех писем в электронном виде (обмен письмами) — обмен электронной почтой считается официальной перепиской.
- Проект договора — это документ, в котором прописаны все юридические обязательства между заказчиком и исполнителем;
- Исходные данные — это те данные, которые предоставляет заказчик для расчет объемов работ, инженеры или технические специалисты анализируют их и определяют, можно ли выполнить данный заказ или нельзя (физически выполним или нет смысла входить в данную сделку);
- Проектная документация — комплекс документов, раскрывающих сущность проекта и содержащих обоснование его целесообразности и реализуемости.
1. Пресейл
- Проект договора — это документ, в котором прописаны все юридические обязательства между заказчиком и исполнителем;
- Исходные данные — это те данные, которые предоставляет заказчик для расчет объемов работ, инженеры или технические специалисты анализируют их и определяют, можно ли выполнить данный заказ или нельзя (физически выполним или нет смысла входить в данную сделку);
- Проектная документация — комплекс документов, раскрывающих сущность проекта и содержащих обоснование его целесообразности и реализуемости.
2. Исполнение
- Подписанный договор — это договор, на основе которого производятся подрядные работы;
- Исходная документация с подтверждением получения — документация, на основе которой будут осуществляться работы;
- Документы о передаче площадки — документ, подтверждающий фактическую передачу площадки;
- Приказы о назначении ответственных;
- Журналы учета работ;
- Документы, подтверждающие закрытие этапов работ — акты, подтверждающие закрытие этапов работ, подписанные обеими сторонами;
- Наличие всех писем в электронном виде (обмен письмами) — обмен электронной почтой считается официальной перепиской.
Риски связанные с документооборотом в строительстве
- Отсутствие требуемой документации
Пример: Отсутствие соответствующих разрешений может повлечь за собой штрафные санкции от надзорных органов или даже лишние лицензии на выполнение работ.
- Несоблюдение условий договора
Пример: Несогласование субподрядчика, не сдача отчетности, не сдача исполнительной документации в срок и иные договорные обязательства, предусмотренные договором, повлекут за собой штрафные санкции от заказчика.
- Нарушение сроков сдачи
Пример: Фактическое выполнение работ, но отсутствие подписанных закрывающих актов на выполнение работ. В данном случае заказчик вправе предъявить неустойку, так как юридически работы считаются не выполненными.
- Не заявлен расход на квартал
Пример: Отсутствие первичной документации в бухгалтерии ведет за собой неверно рассчитанные налоговые вычеты, которые придется пересчитывать в следующий период налоговой отчетности, а это может привести к штрафам и санкциям от налоговых органов.
- Часть оборудования не поставлена на баланс
- Не проведен учет части работ в связи с отсутствием документов
Способы предотвращения рисков
Контроль исполнения
Отслеживание хода реализации проекта
Контроль сроков проектов
Отслеживание сроков и оповещение ответственных сотрудников
Архив
Хранение и поиск документов за 1 минуту
Чтобы избежать все перечисленные риски, необходимо использовать программное обеспечение для управления проектами. Данное ПО должно обладать несколькими блоками:
Ценность LDM.Документооборот
- Учет всей строительной документации;
- Оперативное согласование и подписание договора с заказчиками или подрядчиками;
- Контроль сроков исполнения работ по договорам;
- Своевременное направление официальных писем и хранение их со всей документацией по проекту в одном месте;
- Координация работы сотрудников;
- Работа над проектами всей командой и отслеживание вносимых каждым изменений.
Возможности LDM.Документооборот
Делегирование задач
Гибкое делегирование задач и автоматическая передача дел (назначение замещающих лиц в период отсутствия сотрудника)
Согласование документов
Система фиксирует и отображает все изменения, внесенные в документы: маршрут, статус согласования и их этапы
Контроль поручений
Возможность отправки сообщений с контролем исполнения и без него. Отслеживание сроков исполнения поручений и уведомление заинтересованных сотрудников
Отчеты
Гибкая система формирования отчетов в удобном формате
Система уведомлений
Встроенная система уведомлений с возможностью дублирования уведомлений на электронную почту
Архив документов
Архив позволяет безопасно и надежно хранить документы. Для быстрого поиска есть: полнотекстовый поиск, поиск за период, по фильтрам
Виджеты
Инструменты оперативного отслеживания и управления задачами. Конфигурация дашборда под нужды сотрудника
Встроенный конструктор
Возможность создавать и редактировать готовые карточки документов на основе стандартов вашей организации
Оставьте заявку
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня