LDM.Документооборот для строительных организаций
Система электронного документооборота для компаний, которые занимаются проектированием и возведением зданий, сооружений, транспортной инфраструктуры, а также предоставляют инжиниринговые и другие услуги в области строительства.
Закажите демонстрацию системы LDM.Документооборот
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня
Этапы строительного проекта, когда без документов не обойтись
1. Пресейл
• Проект договора — это документ, в котором прописаны все юридические обязательства между заказчиком и исполнителем
• Исходные данные — это те данные, которые предоставляет заказчик для расчет объемов работ, инженеры или технические специалисты анализируют их и определяют, можно ли выполнить данный заказ или нельзя (физически выполним или нет смысла входить в данную сделку)
• Проектная документация — комплекс документов, раскрывающих сущность проекта и содержащих обоснование его целесообразности и реализуемости
• Исходные данные — это те данные, которые предоставляет заказчик для расчет объемов работ, инженеры или технические специалисты анализируют их и определяют, можно ли выполнить данный заказ или нельзя (физически выполним или нет смысла входить в данную сделку)
• Проектная документация — комплекс документов, раскрывающих сущность проекта и содержащих обоснование его целесообразности и реализуемости
2. Исполнение
• Подписанный договор — это договор, на основе которого производятся подрядные работы
• Исходная документация с подтверждением получения — документация, на основе которой будут осуществляться работы
• Документы о передаче площадки — документ, подтверждающий фактическую передачу площадки
• Приказы о назначении ответственных
•Журналы учета работ
• Документы, подтверждающие закрытие этапов работ — акты, подтверждающие закрытие этапов работ, подписанные обеими сторонами
• Наличие всех писем в электронном виде (обмен письмами) — обмен электронной почтой считается официальной перепиской
• Исходная документация с подтверждением получения — документация, на основе которой будут осуществляться работы
• Документы о передаче площадки — документ, подтверждающий фактическую передачу площадки
• Приказы о назначении ответственных
•Журналы учета работ
• Документы, подтверждающие закрытие этапов работ — акты, подтверждающие закрытие этапов работ, подписанные обеими сторонами
• Наличие всех писем в электронном виде (обмен письмами) — обмен электронной почтой считается официальной перепиской
Риски связанные с документооборотом в строительстве
Нарушение сроков сдачи
Пример: Фактическое выполнение работ, но отсутствие подписанных закрывающих актов на выполнение работ. В данном случае заказчик вправе предъявить неустойку, так как юридически работы считаются не выполненными.
Несоблюдение условий договора
Пример: Несогласование субподрядчика, не сдача отчетности, не сдача исполнительной документации в срок и иные договорные обязательства, предусмотренные договором, повлекут за собой штрафные санкции от заказчика.
Отсутствие требуемой документации
Пример: Отсутствие соответствующих разрешений может повлечь за собой штрафные санкции от надзорных органов или даже лишние лицензии на выполнение работ.
Не проведен учет части работ в связи с отсутствием документов. Часть оборудования не поставлена на баланс, не заявлен расход на квартал.
Пример: Отсутствие первичной документации в бухгалтерии ведет за собой неверно рассчитанные налоговые вычеты, которые придется пересчитывать в следующий период налоговой отчетности, а это может привести к штрафам и санкциям от налоговых органов.
Способы предотвращения рисков
Архив
Хранение и поиск документов за 1 минуту
Чтобы избежать все перечисленные риски, необходимо использовать программное обеспечение для управления проектами.
Данное ПО должно обладать несколькими блоками:
Данное ПО должно обладать несколькими блоками:
Контроль сроков проектов
Отслеживание сроков и оповещение ответственных сотрудников о закрытии этапов и подписании необходимых документов
Контроль исполнения
Отслеживание хода реализации проекта
Ценность LDM.Документооборот
- Учет всей строительной документации;
- Оперативное согласование и подписание договора с заказчиками или подрядчиками;
- Контроль сроков исполнения работ по договорам;
- Своевременное направление официальных писем и хранение их со всей документацией по проекту в одном месте;
- Координация работы сотрудников;
- Работа над проектами всей командой и отслеживание вносимых каждым изменений.
Возможности LDM.Документооборот
Делегирование задач
Гибкое делегирование задач и автоматическая передача дел (назначение замещающих лиц в период отсутствия сотрудника)
Согласование документов
Система фиксирует и отображает все изменения, внесенные в документы: маршрут, статус согласования и их этапы
Контроль поручений
Возможность отправки сообщений с контролем исполнения и без него. Отслеживание сроков исполнения поручений и уведомление заинтересованных сотрудников
Отчеты
Гибкая система формирования отчетов в удобном формате
Система уведомлений
Встроенная система уведомлений с возможностью дублирования уведомлений на электронную почту
Архив документов
Архив позволяет безопасно и надежно хранить документы. Для быстрого поиска есть: полнотекстовый поиск, поиск за период, по фильтрам
Виджеты
Инструменты оперативного отслеживания и управления задачами. Конфигурация дашборда под нужды сотрудника
Встроенный конструктор
Возможность создавать и редактировать готовые карточки документов на основе стандартов вашей организации
Оставьте заявку
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня