Время переходить на «светлую» сторону кадрового документооборота

LDM.КЭДО — система, которая обеспечивает максимально оперативное и комфортное взаимодействие сотрудников и специалистов кадровой службы. Она позволяет в дистанционном режиме в электронном виде подписывать различные документы, обмениваться ими, хранить в полном соответствии с законом и с требованиями к информационной безопасности.

Внедрение КЭДО упрощает кадровые процессы для сотрудников компаний. К примеру, оформление документов больше не требует обязательного посещения отдела кадров — сотрудники не отвлекаются и продолжают уделять время своей основной работе. Сами документы не теряются, поэтому компанию не штрафует трудовая инспекция, нет ни судебных споров, ни прочих издержек.

А еще внедрение системы кадрового документооборота для автоматизации процессов избавляет от необходимости принуждать сотрудников различными административными действиями к своевременному оформлению кадровых документов.

Кадровые специалисты имеют доступ к большим массивам персональных данных сотрудников. И безопасности этих данных мы рекомендуем уделить особое внимание при выборе системы кадрового электронного документооборота. Ваши ИТ-специалисты подтвердят: максимальную безопасность данных можно обеспечить при их хранении на собственных серверах, так как доступ к системе будет только у вас. Кроме того, работа с документами в системе на собственных серверах будет происходить быстрее. А еще использование именно собственных, а не облачных серверов — это, как правило, хороший способ сэкономить средства.

Внутри LDM.КЭДО обеспечивается автоматизация большей части кадровых процессов, включая управление больничными, отпусками, командировками. Базовая версия решения позволяет:

• Организоваться работу с заявлениями на отпуск;
• Оперативно знакомить сотрудников с приказами и локально-нормативными актами, в том числе, массово;
• Создавать и согласовывать заявления на командировки;
• Работать с документами при приеме на работу новых сотрудников.

LDM.КЭДО интегрирован с 1С, что удобно для компаний, которые уже используют эту систему. Также реализована и интеграция с Госключом:

• УНЭП — при наличии подтвержденной учетной записи на Госуслугах;
• УКЭП — для выпуска потребуется биометрический загранпаспорт.

Работать в LDM.КЭДО можно как с десктопа, так и с мобильных устройств благодаря адаптивной верстке.

В LDM.КЭДО сотрудник компании может:

• Создавать кадровые заявления;
• Знакомиться с приказами;
• Просматривать документы — только те, которые имеют к нему непосредственное отношение.

Все операции с документами сотрудник может выполнять с рабочего стола, на котором уже есть стандартный набор виджетов. При необходимости этот набор можно менять, например, исключать ненужные виджеты, и добавлять те, которые нужны для работы. Кроме того, можно и выводить на рабочий стол виджеты в удобном виде.

Стандартные виджеты в личном кабинете сотрудника в системе LDM.КЭДО:

• Виджет быстрых действий — с его помощью можно оперативно выполнять нужные действия, что очень удобно, если сотрудник только периодически пользуется системой;
• Мои сообщения — здесь сотрудник видит те документы, которые отправили ему на подписание, согласование, ознакомление;
• История просмотров — позволяет вернуться к документам, которые сотрудник просматривал недавно;
• График отпусков — этот виджет отображает запланированные отпуска;
• Важное — виджет-агрегатор важных событий и действий.

Для оптимизации работы с документами в LDM.КЭДО в личном кабинете сотрудника реализовано удобное меню с несколькими разделами — «Документы», «Справочники», «Сообщения».

Как оформить заявление на отпуск в LDM.КЭДО: пошаговая инструкция

Знаем, что оформление отпусков для сотрудников — это трудоемкая задача. И несмотря на рутинность этого процесса, каждый раз в компаниях он происходит, как в первый. Рассмотрим, как происходит процесс оформления документов в цифровом виде в LDM.КЭДО на примере заявления на отпуск.

Шаг 1: Заполнение формы

Форма заявления на отпуск открывается после нажатия кнопки, прямо с главного экрана. На этом этапе сотрудник может выбрать свою роль из списка преднастроенных, указать, кто будет замещать его на период отпуска, отметить даты начала и окончания отпускного периода.

В карточке заявления сотрудник может посмотреть, какое количество дней у него осталось на отпуск.

В LDM.КЭДО реализована опция проверки заполнения заявления на корректность. К примеру, если сотрудник решит оформить заявление раньше положенного срока, то есть, менее чем за две недели, система его об этом предупредит, однако, заявление в любом случае можно будет отправить на согласование.

Шаг 2: Сохранение и отправка заявления

После того, как все поля заполнены, заявление сохраняется. Также по шаблону формируется и документ, который к нему автоматически прикладывается. После этого сотрудник запускает маршрут согласования заявления.

В LDM.КЭДО есть возможность работы с конкретными видами подписей. Так что сотруднику не нужны выбирать, какая подпись подойдет для его документа. В преднастроенном маршруте это уже предусмотрено.

Следующий этап — согласование заявления с руководством. На этом этапе маршрут можно менять, перенастраивать, указывая сроки исполнения, действия. На электронную почту руководитель получает оповещение о том, что сотрудник направил ему на согласование документ. О результатах его рассмотрения оповещается и сам сотрудник — увидеть информацию об этом можно в виджете «Сообщения», выбрав подходящий формат отображения — в виде таблицы, в виде плашки или в режиме предпросмотра.

Как получить справку через LDM.КЭДО

В LDM.КЭДО реализована функция «Получить справку» — на экране сотрудника откроется форма, в которой он сможет выбрать нужный ему тип документа и указать подробности в комментариях.

Далее, после нажатия кнопки «Сохранить», запрос направляется в отдел кадров. О том, что справка готова, сотрудник узнает по уведомлению.

Ознакомление с приказами

Если сотруднику на ознакомление направляется приказ, он узнает об этом по списку своих документов. Из списка можно выбрать конкретный документ, открыть его в режиме предпросмотра, скачать в виде файла. После ознакомления сотрудник может прямо в LDM.КЭДО отчитаться об этом.

В свою очередь, специалисты отдела кадров, которые направляют сотрудникам приказы и другие документы на ознакомление, могут отслеживать, ознакомились с ними или нет.

Если приказ выпускается на всю компанию или на несколько подразделений, отдел кадров может рассылать его через LDM.КЭДО массово, выбирая адресатов из справочника, ориентируясь на тип получателей. При необходимости можно настроить отправку уведомлений-напоминаний о необходимости ознакомиться с документом — они будут приходить сотруднику на электронную почту с заданной периодичностью, например, ежедневно и в одно и то же время.

Удобство и безопасность

Решение LDM.КЭДО в базовой версии отвечает требованиям как со стороны кадровиков, так и со стороны IT-специалистов и сотрудников.

В системе реализована возможность настраивать работу с учетом различных кадровых задач, а также возможность интеграции с другими системами через Open API. Решение размещается на серверах заказчика, что гарантирует безопасность персональных данных сотрудников.

О решении LDM.КЭДО можно рассказывать долго, однако, оценить все его преимущество в полной мере можно, конечно же, только на практике — например, записаться на демонстрацию продукта. Вы узнаете, как организована работа в системе, получите возможность познакомиться с ее возможностями и оценить, насколько они соответствуют задачам вашей компании.