Внутренний электронный документооборот организации
21.01.2025
Каждая компания, так или иначе, сталкивалась с ведением внутреннего документооборота на бумаге. Когда документов не так много, такой формат не вызывает сложностей. Но со временем их объем планомерно растет, из-за чего возникает путаница в архивах, процесс согласования затягивается, а документы и вовсе могут потеряться.
Несмотря на то, что бумажный документооборот до сих пор популярен, многие компании стараются идти в ногу с цифровизацией, отдавая предпочтение внутреннему ЭДО.
В статье расскажем о видах документооборота, какие задачи решает внутренний документооборот, в чем его преимущества и какую роль играет СЭД в организации внутреннего ЭДО.
Внутренний и внешний документооборот
Документооборот — это процесс движения документов в компании, начиная с их создания и заканчивая исполнением, отправкой или передачей в архив. По типу отношений между участниками он бывает внутренним и внешним.
Взаимодействие с документами может осуществляться в бумажном или электронном формате. В случае с электронным документооборотом используются специальные программы или системы, которые переводят все манипуляции с документами в электронный формат. Например, регистрацию входящих, создание, поиск, контроль исполнения, передачу в архив и т. д.
Участниками внешнего документооборота выступают представители организации, партнеры, клиенты и поставщики. Они обмениваются счетами-фактурами, актами, письмами, договорами и иными документами. При ЭДО можно подписывать документы электронной подписью (ЭП), они будут иметь такую же юридическую силу, как и бумажная документация с ручной подписью. Это позволяет контрагентам оформлять сделки полностью в электронном виде.
Во внутреннем документообороте задействуются только руководители компании и персонал. Происходит обмен любыми внутренними документами, такими как управленческие, кадровые, складские и т. д. Порядок электронного документооборота между работниками и подразделениями прописывается в локальных нормативных актах.
Давайте подробнее рассмотрим внутренний документооборот и задачи, которые он решает.
Какие задачи решает внутренний документооборот
Переход с бумажного на электронный внутренний документооборот сокращает финансовые издержки компании. Больше не нужно закладывать бюджет на закупку бумаги и канцелярских принадлежностей. Помимо ускоряется сам процесс работы с документацией и усиливается управленческий контроль за исполнением поручений.
Основная задача внутреннего документооборота – обработка следующих категорий документации:
- Кадровая — сюда относят документы о приеме на работу, увольнении, повышении, а также данные о квалификации персонала;
- Финансовая — ведомости зарплат, премий, информация о перемещении средств между отделами или подразделениями;
- Юридическая — все важные юридические документы, такие как договоры, акты и уставы;
- Складская — включает в себя накладные и документы, которые свидетельствуют о получении и отгрузке товаров, их перемещении по складам;
- Управленческая — все приказы и распоряжения со стороны руководства, протоколы совещаний и решения, касающиеся политики компании;
- Производственная — техническая документация и инструкции, регулирующие производственные процессы;
- Служебная — все переписки сотрудников по рабочим моментам и выполнению поставленных задач.
Преимущества внутреннего ЭДО для компании
Внедрение внутреннего электронного документооборота имеет множество преимуществ для бизнеса. Давайте рассмотрим их подробнее.
Снижение трудозатрат
Перемещение документа между участниками происходит в онлайн формате, поэтому нет необходимости лично относить его в то или иное подразделение компании. Бухгалтеры могут сформировать отчетность в пару кликов, не тратя половину рабочего дня на сбор оригиналов, их сканирование и копирование.
Сокращение расходов
Отказ от бумаги подразумевает отказ от сопутствующей канцелярии — ручек, папок для хранения, товаров для оргтехники и т. д. Также снижаются затраты на логистику — доставку документов по почте или курьером.
Минимизация риска штрафов
Согласно статьям 120, 122 и 126 НК РФ, если в ходе налоговых проверок не предоставить документы, подтверждающие расходы, компании грозит штраф. Электронные первичные документы проще систематизировать и контролировать, следовательно, вероятность штрафов становится меньше.
Экономия пространства в офисах
Электронная документация хранится либо на облачных серверах, либо на серверах компании, что занимает гораздо меньше места.
Ускорение процессов
Согласование, подписание и передача документов занимает буквально несколько секунд. Быстрый поиск и мгновенная отправка файлов существенно ускоряют работу внутри компании.
Безопасность
Отправка документов в мессенджерах или по электронной почте, хоть и удобна, но не гарантирует сохранность информации. Никто не застрахован от утечки данных и взломов аккаунтов злоумышленниками. В случае с внутренним электронным документооборотом файлы перемещаются по защищенным каналам связи, есть возможность разграничивать доступ к документам в зависимости от должности сотрудника.
Контроль выполнения задач
Все действия с документами фиксируются в системе, можно отследить статус поручения и подразделение, в котором возникла задержка того или иного файла. Следовательно, документ невозможно потерять или подменить.
Единое информационное пространство
Работать с документом могут сразу несколько сотрудников, в том числе и удаленные специалисты.
Полезные материалы для руководителей и ИТ-специалистов
Рассказываем про изменения в законах, новости, бесплатные вебинары
Полезные материалы для руководителей и ИТ-специалистов
Рассказываем про изменения в законах, новости, бесплатные вебинары
Движение документа во внутреннем ЭДО
Как правило, внутренние документы составляют большую часть документооборота компании. Поэтому важно организовать правильный учет и оперативную маршрутизацию внутренней документации.
Схема движения документации во внутреннем электронном документообороте следующая:
1. Документ подготавливается к отправке;
2. Согласование документа;
3. Подписание;
4. Регистрация и отправка;
5. Прием документа;
6. Первичное и повторное рассмотрения;
7. Вынесение резолюции;
8. Исполнение документа;
9. Направление документа в архив.
Многие компании активно переходят на системы внутреннего электронного документооборота (СЭД), которые позволяют организовать весь жизненный цикл документа: от создания и редактирования до подписания, а затем хранения и поиска. Помимо СЭД, существует отдельный термин ЭДО.
В чем же отличия между ЭДО и СЭД?
Чем ЭДО отличается от СЭД
Функционал ЭДО и СЭД пересекается между собой, поэтому у многих возникает путаница. Давайте разбираться.
По сути, ЭДО — это несколько общий процесс обмена внутренними и внешними документами, а система, которая позволяет обмениваться документацией с контрагентами или госорганами. СЭД же — это полноценная система внутреннего ЭДО.
В СЭД можно создавать, обрабатывать, согласовывать, подписывать документы внутри организации. А вот чтобы отправить их поставщикам, клиентам или той же налоговой, понадобится ЭДО.
Таким образом, оба понятия дополняют друг друга. Давайте рассмотрим на примере.
Компания N решила заключить новый договор с поставщиком. Для этого необходимо задействовать сразу несколько отделов — юридический, бухгалтерский, финансовый и т. д. В СЭД создаются нужные документы, согласовываются и подписываются. После того как весь пакет документации утвержден внутри компании, его отправляют на подпись поставщику, используя внешний ЭДО.
СЭД — почему лучше для внутреннего ЭДО?
Итак, СЭД — это система, которая расширяет возможности внутреннего электронного документооборота. Но как именно?
Система внутреннего электронного документооборота позволяет автоматизировать бизнес-процессы компании, ускоряет скорость работы с документами и наводит порядок в их хранении — все файлы лежат в структурированном электронном архиве. Также СЭД имеют дополнительный функционал, который зависит от вендора.
Например, в LDM.Документооборот предусмотрены следующие возможности:
Делегирование задач — можно передавать дела и назначать замещающих лиц в период отсутствия ответственного сотрудника;
Контроль поручений — отслеживание сроков исполнения и уведомление заинтересованных работников;
Отчетность — гибкое формирование отчетов в удобном формате;
Система уведомлений — встроенная функция, благодаря которой уведомления будут дублироваться на почту или в Telegram;
Встроенный конструктор — позволяет создавать и редактировать готовые карточки документов на основе стандартов компании;
Мобильное приложение — можно работать с документами из любой точки мира.
Также предусмотрены отраслевые решения для производственных предприятий, государственных учреждений и строительных организаций.
LDM.Документооборот подойдет для среднего и крупного бизнеса. А для небольших организаций оптимальным вариантом станет LDM.Express. В системе есть все основные функции, среди которых: организация делопроизводства, формирование аналитики и отчетов, контроль поручений и хранение электронных документов в одном месте.
Таким образом, СЭД наводит порядок внутри компании, систематизирует работу с документами и упрощает делопроизводство.
Вместо выводов
Внутренний электронный документооборот экономит бюджет компании, снижает время на обработку документации, автоматизирует внутренние процессы и разгружает сотрудников.
Так как внутренние документы составляют весомую часть общего документопотока в организации, важно правильно организовать учет и маршрутизацию документации. Сделать это можно при помощи ЭДО и СЭД.
ЭДО позволяет обмениваться договорами, актами, счетами-фактурами и другими документами с контрагентами предприятия. СЭД отвечает исключительно за внутренний документооборот: создание, согласование, подписание и обмен внутрикорпоративными документами, приказами, регламентами и т. д. Таким образом, ЭДО и СЭД работают в связке, дополняя друг друга.
Еще больше полезной информации в наших соцсетях
