Становится крайне важным правильный выбор архитектуры для создания СЭД
ИТ-систему любой компании можно разделить на три крупных блока: физическая инфраструктура, решения для работы со структурированной информацией (ERP, CRM) и др. решения для работы с файлами и документами. Последние принято называть «решениями для управления контентом». Среди прочих, к таким решениям относятся системы электронного документооборота (СЭД) и корпоративные хранилища документов (КХД). Система документооборота отвечает за все, что связано с файлами и документами: их создание, обработку, хранение, разграничение доступа и т.д. О современных трендах на рынке СЭД, предпочтениях российских заказчиков и особенностях законодательного регулирования мы побеседовали с Михаилом Даниловым, директором департамента систем управления документами «Ланит».
Михаил Данилов
Директор департамента систем управления документами «Ланит»
CNews: Насколько динамичен глобальный сегмент docflow (ЭДО) сегодня, учитывая, что он развивается 30+ лет?
На заре возникновения СЭД — более четверти века назад — задачи таких систем были относительно простыми: нужно было упорядочить работу над текстовыми документами, обеспечить контроль версионности, прослеживать историю правок. Позже к ним были добавлены новые функции, связанные с требованиями централизованного хранения документов компании, что упрощало управление правами доступа, позволяло оптимизировать затраты на хранение файлов и документов и т. д.
Современные решения для управления контентом давно перестали быть просто инструментами согласования документов и архивом. Они решают задачи создания и обработки электронных документов в рамках процессов, пронизывающих все бизнес-функции внутри организаций, развития единых подсистем хранения на сотни миллионов документов и их интеграции в сторонние бизнес-приложения, обеспечения поиска и аналитики с учетом всей накопленной информации.
Современные решения для управления контентом давно перестали быть просто инструментами согласования документов и архивом. Они решают задачи создания и обработки электронных документов в рамках процессов, пронизывающих все бизнес-функции внутри организаций, развития единых подсистем хранения на сотни миллионов документов и их интеграции в сторонние бизнес-приложения, обеспечения поиска и аналитики с учетом всей накопленной информации.
Михаил Данилов:
CNews: Появились ли новые требования у заказчиков за последнее время?
По оценкам IDC, к 2025 году около 80% всей хранимой в электронном виде информации будут составлять неструктурированные данные (фото, видео, текстовые данные и др.). Оптимизация подходов к их созданию, обработке и хранению становятся необходимыми задачами для ИТ-служб любой компании. В то же время не стоит забывать, что неструктурированные данные хранят огромное количество информации. Применение искусственного интеллекта и новейших технологий в части поиска и анализа способны превратить архивы файлов и документов в реальные конкурентные преимущества для бизнеса.
Крупные заказчики, в том числе банки и телеком-операторы, находятся на передовой с точки зрения цифровизации и работы с информацией, скрытой в неструктурированных данных. Большое количество интеграций, одновременных пользователей, параллельных процессов, объемов хранимых документов требует особых подходов к реализации. Это уже полноценные highload-решения, способные выдерживать многие тысячи транзакций в минуту. Для реализации подобных решений активно применяются продукты на базе микросервисной архитектуры.
Развитие идет и в плане функциональности. Термин «документооборот» несколько заезжен, многие воспринимают СЭД как решения для перекладывания документов с места на место. За последние годы системы для учета документов выросли в решения для обеспечения работы распределенных команд и создания единого информационного пространства внутри организаций. Эти задачи крайне актуальны для реального бизнеса, в том числе и для небольших компаний. Более того, современные системы становятся для компаний «окном во внешний мир», обеспечивая обмен юридически значимыми документами с внешними организациями.
Появление новых технологий и активно изменяющийся ландшафт требований бизнеса приводят к стремительному развитию сегмента решений в области управления корпоративным контентом, в том числе КХД и СЭД.
CNews: Насколько требования российских заказчиков отличаются от глобальных?
На мой взгляд, требования к СЭД и решениям для управления контентом за рубежом и в России во многом похожи.
Для корпоративных заказчиков во всем мире важны гибкость систем и широкие возможности интеграции, способные обеспечить поддержку для быстрого вывода на рынок новых продуктов и сервисов. Крупные российские заказчики – банки, телеком, энергетические компании и т.д. – предъявляют требования к системам управления контентом, схожие с требованиями западных коллег. Корпоративные заказчики внедряют в рамках своих ИТ-систем сложные решения, способные работать с большим количеством документов, хотя до классической BigData сегодня документооборот еще не дорос, но явно движется в этом направлении. Но уже сегодня такие предприятия требуют highload-решений, которые, в свою очередь, приводят к необходимости микросервисной архитектуры, о которой мы только что говорили.
Предприятия среднего и малого бизнеса предъявляют несколько иные требования к ИТ-решениям. Такие компании ориентированы на системы, готовые к работе «здесь-и-сейчас», с минимальной доработкой под особенности организации бизнеса конкретной компании. Это приводит к появлению на рынке решений, оптимизированных для предприятий разных вертикальных рынков: для медицины, для логистики, для строительных компаний, для производственных и т.д. Такой же подход и запрос к рынку предъявляют и зарубежные компании.
Для небольших предприятий реального сектора экономики, на которых трудится сотня-другая работников (хлебобулочных комбинатов, фермерских хозяйств и т.д.), задача по автоматизации электронного документооборота не стоит. В российских условиях на таких предприятиях зачастую эффективнее нанять двух бухгалтеров и юриста, чем внедрять СЭД. В будущем, на фоне повсеместной цифровизации и продвигаемой государством политики перевода в электронный вид новых типов документов, ситуация изменится. О скорости таких изменений и когда небольшие предприятия реального сектора экономики станут потребителями решений для управления контентом можно только гадать. На Западе ситуация в этом сегменте отличается в зависимости от конкретной страны, но в целом похожа.
Для корпоративных заказчиков во всем мире важны гибкость систем и широкие возможности интеграции, способные обеспечить поддержку для быстрого вывода на рынок новых продуктов и сервисов. Крупные российские заказчики – банки, телеком, энергетические компании и т.д. – предъявляют требования к системам управления контентом, схожие с требованиями западных коллег. Корпоративные заказчики внедряют в рамках своих ИТ-систем сложные решения, способные работать с большим количеством документов, хотя до классической BigData сегодня документооборот еще не дорос, но явно движется в этом направлении. Но уже сегодня такие предприятия требуют highload-решений, которые, в свою очередь, приводят к необходимости микросервисной архитектуры, о которой мы только что говорили.
Предприятия среднего и малого бизнеса предъявляют несколько иные требования к ИТ-решениям. Такие компании ориентированы на системы, готовые к работе «здесь-и-сейчас», с минимальной доработкой под особенности организации бизнеса конкретной компании. Это приводит к появлению на рынке решений, оптимизированных для предприятий разных вертикальных рынков: для медицины, для логистики, для строительных компаний, для производственных и т.д. Такой же подход и запрос к рынку предъявляют и зарубежные компании.
Для небольших предприятий реального сектора экономики, на которых трудится сотня-другая работников (хлебобулочных комбинатов, фермерских хозяйств и т.д.), задача по автоматизации электронного документооборота не стоит. В российских условиях на таких предприятиях зачастую эффективнее нанять двух бухгалтеров и юриста, чем внедрять СЭД. В будущем, на фоне повсеместной цифровизации и продвигаемой государством политики перевода в электронный вид новых типов документов, ситуация изменится. О скорости таких изменений и когда небольшие предприятия реального сектора экономики станут потребителями решений для управления контентом можно только гадать. На Западе ситуация в этом сегменте отличается в зависимости от конкретной страны, но в целом похожа.
CNews: Как связаны облака с документооборотом?
В мире все давно ушли в облака, но в России этот тренд до недавнего времени был достаточно сдержанным, скажем так. Сейчас ситуация на фоне ограничения доступности физической инфраструктуры и развития российских облачных провайдеров существенно изменилась к лучшему. Однако и сегодня далеко не все заказчики готовы свои документы и файлы выложить на чужой сервер.
Если рассмотреть вопрос чуть шире и говорить о географически распределенных инсталляциях СЭД, где для пользователя в условном Воронеже его документы хранятся в облаке в центральном ЦОД в Уфе, то для реализации подобных централизованных решений требуется соответствующая архитектура выбранной платформы для управления контентом и необходимый для работы с большими файлами набор инструментов и возможностей.
Если рассмотреть вопрос чуть шире и говорить о географически распределенных инсталляциях СЭД, где для пользователя в условном Воронеже его документы хранятся в облаке в центральном ЦОД в Уфе, то для реализации подобных централизованных решений требуется соответствующая архитектура выбранной платформы для управления контентом и необходимый для работы с большими файлами набор инструментов и возможностей.
CNews: Кто является конкурентом российских docflow-платформ?
Российские компании используют разные системы для управления документами. В некоторых компаниях еще с незапамятных времен внедрен Lotus Notes, есть существующие инсталляция решений на базе OpenText, IBM Filenet, SAP и др.
Однако в текущих условиях для новых проектов все же в большинстве случаев используют российские продукты для создания СЭД. Некоторые наиболее крупные организации решают задачи управления контентом самостоятельно на базе открытого программного обеспечения. Но такой подход требует значительных инвестиций и собственных команд внедрения.
Однако в текущих условиях для новых проектов все же в большинстве случаев используют российские продукты для создания СЭД. Некоторые наиболее крупные организации решают задачи управления контентом самостоятельно на базе открытого программного обеспечения. Но такой подход требует значительных инвестиций и собственных команд внедрения.
CNews: Каковы пороговые параметры для внедрения docflow на предприятии?
Однозначно ответить на этот вопрос достаточно сложно. С одной стороны, о внедрении СЭД стоит задуматься, если у компании больше сотни сотрудников, если в квартал подписывают два-три десятка и более договоров с контрагентами или если фирма обладает структурой с географической распределенностью. С другой стороны, актуальность СЭД может напрямую не зависеть от количества сотрудников. Например, предприятию из реального сектора экономики, где занято 150-200 человек, может быть не нужна система документооборота, но СЭД может оказаться необходимой для юридической фирмы, в которой трудятся всего полсотни сотрудников.
CNews: Насколько сегмент docflow находится под регуляторами? Насколько быстро меняются требования закона к таким системам?
До недавнего времени было расхоже мнение, что российское законодательство «догоняет» рынок решений в области СЭД и не может обеспечить достаточную нормативную базу для удовлетворения запросов бизнеса. За последние пару лет это кардинально изменилось.
Подгоняемые пандемией законодатели урегулировали перевод в электронный вид кадрового делопроизводства. Статус удаленного работника, подходы к выдаче и обеспечению легитимности электронных подписей – все это подверглось серьезной переработке. На сегодняшний день в электронный вид можно перевести практически 100% кадровых документов.
Помимо этого, появляются новые государственные информационные системы, в частности в области управления грузоперевозками, выпускаются законы, регулирующие оказание услуг в области телемедицины, создаются государственные сервисы по предоставлению электронной подписи – «Госключ», с 2023 года должен быть легализован формат машиночитаемых доверенностей, ведется активная работа над утверждением правил создания электронных дубликатов приравненных к оригиналу бумажных документов, и многое другое.
На сегодняшний день можно смело говорить, что законодательное регулирование рынка по управлению контентом активно развивается и все новые области взаимодействия между организациями и с государством переходят в электронный вид.
Подгоняемые пандемией законодатели урегулировали перевод в электронный вид кадрового делопроизводства. Статус удаленного работника, подходы к выдаче и обеспечению легитимности электронных подписей – все это подверглось серьезной переработке. На сегодняшний день в электронный вид можно перевести практически 100% кадровых документов.
Помимо этого, появляются новые государственные информационные системы, в частности в области управления грузоперевозками, выпускаются законы, регулирующие оказание услуг в области телемедицины, создаются государственные сервисы по предоставлению электронной подписи – «Госключ», с 2023 года должен быть легализован формат машиночитаемых доверенностей, ведется активная работа над утверждением правил создания электронных дубликатов приравненных к оригиналу бумажных документов, и многое другое.
На сегодняшний день можно смело говорить, что законодательное регулирование рынка по управлению контентом активно развивается и все новые области взаимодействия между организациями и с государством переходят в электронный вид.
CNews: Сколько времени занимает внедрение docflow на предприятии и от чего зависит этот временной промежуток?
Эти процессы очень индивидуальны, в каждой фирме они зависят от ряда факторов. При отсутствии уникальных требований условный коробочный продукт можно внедрить за месяц. Но для крупных предприятий с географически распределенной структурой такие процессы могут занимать несколько лет.
Сейчас рынок СЭД разделен на несколько сегментов. К одному из них относятся государственные структуры, которым законодательно запрещено использовать иностранные СЭД. Они сейчас перевнедряют системы документооборота.
Второй сегмент – компании, которым можно не переходить на российские решения немедленно. Они заняли выжидательную позицию, стараясь на уже внедренных решениях проработать столько, сколько смогут. Но это возможно не для всех типов бизнеса. Если взять, например, сегмент металлургии, то там нет стремительных изменений, поэтому компаниям с внедрением новых систем можно подождать год-другой.
Но есть третий сегмент, который вынуждают переходить на российские решения не законодательство, а особенности рынка. Например, ИТ-инфраструктура у телекома и банков является основой бизнеса, вывод нового продукта требует существенной перестройки ИТ-ландшафта, в том числе системы электронного документооборота. Такие структуры не могут продолжать использовать СЭД, лишенную поддержки вендора, без возможности приобретения дополнительных лицензий, разворачивания дополнительных функциональных модулей и т.д. Компании из этой группы переходят на импортонезависимые СЭД уже сейчас.
Сейчас рынок СЭД разделен на несколько сегментов. К одному из них относятся государственные структуры, которым законодательно запрещено использовать иностранные СЭД. Они сейчас перевнедряют системы документооборота.
Второй сегмент – компании, которым можно не переходить на российские решения немедленно. Они заняли выжидательную позицию, стараясь на уже внедренных решениях проработать столько, сколько смогут. Но это возможно не для всех типов бизнеса. Если взять, например, сегмент металлургии, то там нет стремительных изменений, поэтому компаниям с внедрением новых систем можно подождать год-другой.
Но есть третий сегмент, который вынуждают переходить на российские решения не законодательство, а особенности рынка. Например, ИТ-инфраструктура у телекома и банков является основой бизнеса, вывод нового продукта требует существенной перестройки ИТ-ландшафта, в том числе системы электронного документооборота. Такие структуры не могут продолжать использовать СЭД, лишенную поддержки вендора, без возможности приобретения дополнительных лицензий, разворачивания дополнительных функциональных модулей и т.д. Компании из этой группы переходят на импортонезависимые СЭД уже сейчас.
CNews: Популярны ли инструменты платформы для расширения возможностей уже внедренной docflow-системы или за изменениями обращаются к разработчикам?
Есть небольшое количество заказчиков с собственными командами разработчиков, аналитиков и других специалистов, способных внедрить СЭД самостоятельно и поддерживать его в дальнейшем. Возможно, с точечным привлечением внешних специалистов. В первую очередь, это крупнейшие банки страны и некоторые телеком-компании.
При этом большинство заказчиков предпочитают внедрять решения силами внешних подрядчиков. При таком подходе незначительные доработки системы на уровне настроек или применения Low-Code/No-Code подхода также возможны самостоятельно – силами команд поддержки заказчика. Серьезные функциональные изменения или доработки будут требовать привлечения внешних ресурсов.
В случае использования стороннего ПО в своих решениях общепринятой практикой является приобретение вендорской поддержки для обеспечения доступа к новым версиям и исправлениям в ПО. Развитие проектных решений зачастую осуществляется в соответствии с контрактами расширенной технической поддержки или в ходе рамочных контрактов, где по запросам заказчика в систему вносятся небольшие изменения. Если внедренное решение поддерживает инструменты Low-Code/No-Code – это позволяет расширить масштабы изменений, которые могут вноситься в систему без существенных затрат как силами внешних подрядчиков, так и собственными ресурсами организаций.
При этом большинство заказчиков предпочитают внедрять решения силами внешних подрядчиков. При таком подходе незначительные доработки системы на уровне настроек или применения Low-Code/No-Code подхода также возможны самостоятельно – силами команд поддержки заказчика. Серьезные функциональные изменения или доработки будут требовать привлечения внешних ресурсов.
В случае использования стороннего ПО в своих решениях общепринятой практикой является приобретение вендорской поддержки для обеспечения доступа к новым версиям и исправлениям в ПО. Развитие проектных решений зачастую осуществляется в соответствии с контрактами расширенной технической поддержки или в ходе рамочных контрактов, где по запросам заказчика в систему вносятся небольшие изменения. Если внедренное решение поддерживает инструменты Low-Code/No-Code – это позволяет расширить масштабы изменений, которые могут вноситься в систему без существенных затрат как силами внешних подрядчиков, так и собственными ресурсами организаций.
CNews: Какие важные преимущества есть у решения «Ланит»?
Работая на рынке более двадцати лет, мы внедряли СЭД в компаниях из совершенно разных отраслей, как для крупнейших заказчиков, так и для малого и среднего бизнеса. Практического опыта у нас очень много. Наши заказчики всегда могут выбрать оптимальную для себя среду реализации СЭД, которая в соответствии с потребностями бизнеса способна обеспечить единое пространство для движения и хранения документов.
Отвечая вызовам рынка, в этом году мы представили платформу LANIT Document Management (LDM). Наша платформа позволяет создать оптимальное решение для любого заказчика, фактически являясь конструктором готовых прикладных продуктов и инструментов для управления корпоративным контентом в организациях. LDM объединила в себе преимущества российских систем электронного документооборота и ECM мирового класса, возможности по масштабированию, сверхвысокую производительность на базе микросервисов и модульную архитектуру в рамках единой платформы.
Продукты и решения на базе платформы позволяют организовать повседневную работу с цифровым контентом как всей компании, так и отдельных подразделений и бизнес-функций. С точки зрения разработчика, платформа LDM – это быстрая сборка из готовых функциональных блоков и интеграций, возможность создавать прикладные продукты на базе отраслевого опыта и экспертизы «Ланит». Пользователю понравится набор удобных инструментов управления цифровым контентом, бесшовный юридически значимый ЭДО в соответствии с законодательством, встроенные возможности для организации неформализованного взаимодействия внутри команд наравне с классическим канцелярским документооборотом.
Отвечая вызовам рынка, в этом году мы представили платформу LANIT Document Management (LDM). Наша платформа позволяет создать оптимальное решение для любого заказчика, фактически являясь конструктором готовых прикладных продуктов и инструментов для управления корпоративным контентом в организациях. LDM объединила в себе преимущества российских систем электронного документооборота и ECM мирового класса, возможности по масштабированию, сверхвысокую производительность на базе микросервисов и модульную архитектуру в рамках единой платформы.
Продукты и решения на базе платформы позволяют организовать повседневную работу с цифровым контентом как всей компании, так и отдельных подразделений и бизнес-функций. С точки зрения разработчика, платформа LDM – это быстрая сборка из готовых функциональных блоков и интеграций, возможность создавать прикладные продукты на базе отраслевого опыта и экспертизы «Ланит». Пользователю понравится набор удобных инструментов управления цифровым контентом, бесшовный юридически значимый ЭДО в соответствии с законодательством, встроенные возможности для организации неформализованного взаимодействия внутри команд наравне с классическим канцелярским документооборотом.
CNews: Можно ли выходить с российскими docflow на рынки других регионов мира? Для этих регионов актуальны те же преимущества, что и для российских заказчиков?
У нас есть успешные внедрения на предприятиях Белоруссии, Казахстана и других стран СНГ. Мы будем усиливать наше присутствие в этих странах, привлекая клиентов и партнеров.
Еще больше полезной информации в наших соцсетях
