Сроки хранения кадровых документов
10.12.2024
Учет кадровых документов — неотъемлемая часть любого бизнеса, будь то небольшое ИП или крупный холдинг. Обычно им занимается HR-отдел, сотрудники которого должны работать в соответствии с Трудовым кодексом и уметь взаимодействовать с кадровой документацией.
Кадровое делопроизводство включает в себя не только сбор и ведение документов, но и их грамотное хранение, регламентированное законодательством. Это можно делать в привычном бумажном формате. А можно перейти на КЭДО, где все данные будут храниться в электронном архиве.
В статье расскажем о правилах и сроках хранения кадровых документов, как организовать бумажный и электронный архив в организации, а также разберем преимущества КЭДО в рамках систематизации кадровых процессов.
Зачем хранить кадровые документы
Документы по личному составу могут еще пригодиться после сдачи в архив. Например, в следующих ситуациях:
- если сотрудник выходит на досрочную пенсию
- в качестве подтверждения стажа работы и расчета пенсии
- при разногласиях с работодателем
- в судебных разбирательствах
Согласно законодательству, компании обязаны обеспечивать сохранность документов, связанных с трудовой деятельностью. Это необходимо для того, чтобы у сотрудников была возможность получить нужные сведения и защитить себя в спорных ситуациях. Несоблюдение норм и требований к архивному хранению грозит предприятию штрафами или санкциями. Ведение и условия хранения кадровых документов в архиве контролируют прокуратура, гострудинспекция, ПФР, суды и т. д.
За соблюдение сроков и хранение кадровых документов перед законом отвечают должностные, юридические и физические лица, что прописано в КоАП РФ. Организация не обязана нанимать в штат архивариуса. Однако ответственность за нарушение положений по архивному делу все равно несет.
Что относится к документам по личному составу
Для начала давайте разберемся, что такое документы по личному составу. По сути, это документы, которыми оформляются трудовые отношения между сотрудником и работодателем. Они бывают разных видов и составов, однако у них есть нечто общее: все они напрямую относятся к персоналу предприятия.
Среди документов по личному составу выделяют:
- Приказы по личному составу;
- Личные дела сотрудников;
- Трудовые договоры;
- Формы учета выданных документов, подтверждающих стаж работы или льготы;
- Документы о прохождении обучения;
- Табели учета рабочего времени;
- Ведомости по начислению зарплаты;
- Документы, подтверждающие, что персонал работает во вредных или опасных условиях и т. д.
Каждый этап трудовой деятельности должен оформляться документами по личному составу. Например, найм на работу, командировка, отпуск, больничный лист, увольнение и т. д. С их помощью подтверждается стаж работы сотрудника у того или иного работодателя, от которого зависят пенсионное или другое социальное обеспечение.
Хранение кадровых документов по законодательству
Как мы уже говорили, в обязанности отдела кадров входит не только ведение кадровой работы, но и организация хранения документации.
Правила хранения регламентируются законодательством РФ, а именно:
- Перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236;
- Правилами организации хранения документации, утвержденным приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77;
- Списком типовых архивных документов, формирующихся в научно-технической и производственной деятельности компании, утвержденным приказом Росархива от 28 декабря 2021 года № 142;
- Типовыми документами, формирующимися в ходе работы государственных комитетов, министерств, ведомств и иных учреждений, утвержденными Главархивом СССР от 15 августа 1988 года;
- Положением о порядке и сроках хранения документов АО, утвержденным постановлением ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 года № 03−33/пс.
Правила и сроки хранения кадровых документов должны контролироваться кадровой службой. При этом необходимо следовать определенным правилам, о которых мы поговорим далее.
Сроки хранения кадровых документов
Время хранения кадровых и других документов в компании прописано в приказе Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Срок хранения будет зависеть от типа документации.
Мы составили для вас таблицу, в которой прописали длительность хранения всех кадровых документов.
Хранение кадровых документов в архиве
Длительность хранения документации в кадровом отделе прописана в Законе об архивном деле. Согласно нормативному акту сроки хранения кадровых документов по личному составу следующие.
- Приказы о найме на работу, переводе, увольнении и отпусках без сохранения заработной платы, а также иные распоряжения по личному составу, хранящиеся в личных делах, необходимо хранить от 75 лет и более, если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 года. Указанный перечень документации, законченный делопроизводством после 01.01.2003 года, хранится минимум 50 лет.
- Заявления сотрудников, хранящиеся в их личных делах, имеют аналогичные сроки хранения.
- Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, приказы о направлении в командировки на территории РФ, а также приказы о взысканиях и заявления работников, которые хранятся не в личных делах, необходимо хранить 5 лет.
- Трудовые договоры, личные карточки и личные дела работников также хранятся 75 лет, если закончены делопроизводством до 01.01.2003 года. Указанные документы, законченные делопроизводством после 01.01.2003 года, хранятся 50 лет.
- Штатное расписание необходимо хранить на постоянной основе.
- Материалы по аттестации рабочих мест нужно хранить 45 лет. Если условия труда относятся к тяжелым или вредным, то сроки хранения увеличиваются до 75 лет.
- Правила внутреннего трудового распорядка необходимо хранить всегда, даже если их заменили новыми. Длительность хранения — 1 год.
- Графики отпусков хранятся 3 года согласно ст. 453 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 года № 236.
Как организовать хранение кадровых электронных и бумажных документов в организации
Правила взаимодействия с архивными документами регламентируют несколько этапов: прием документации на хранение, ее учет, организацию сохранности и безопасности, использование и уничтожение. В случае с бумажным хранением кадровых документов HR-специалистам и архивистам известен порядок работы. Однако при организации электронного хранения следует учитывать правила, прописанные в приказе Росархива № 77.
Например, необходимо обеспечить:
Совместное хранение архивных документов и их метаданных, в т. ч. информации о проверке подлинности электронных подписей;
Прием документов с регистрационно-учетными данными об электронных делах и описях;
Создание проектов годовых разделов описей электронных дел и других обязательных архивных учетных документов;
Контроль состояния и воспроизводимости электронных дел — в автоматическом режиме или ручном, сохраняя при этом результаты мониторинга.
Хранение ЭКД в обычных ОС управления документами сопряжено определенными рисками. Например, при переходе на новые системы могут возникнуть проблемы с переносом данных, отсутствием необходимых доказательств целостности и т. д. Все это ведет к дополнительным затратам со стороны компании, проигрышам в судебных разбирательствах и не только.
Также большой объем старой информации в оперативных системах может негативно сказаться на их производительности, хранение документации обойдется дороже или появятся ограничения места для их содержания.
Работа и хранение кадровой документации в организации требует специальной архивной информационной системы. В ней можно учитывать все нюансы хранения, сохранять целостность и воспроизводимость информации в течение 50 лет и более.
Юридическая сила кадровых документов
В процессе перехода на КЭДО необходимо учитывать юридическую силу кадровых документов как при работе с ними, так и в рамках электронного хранения.
Оригинал, оформленный на бумаге, имеет юридическую значимость, если его оформляли по установленному порядку. На нем должны быть обязательные реквизиты и собственноручная подпись уполномоченного лица. В случае с ЭКД собственноручная подпись заменяется электронной.
По закону 377-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» от 22 ноября 2021 года ответственность за хранение документов на предприятии возлагается на работодателя. Он отвечает за их подлинность, сохранность и воспроизводимость.
Также в обязанности работодателя входит:
Подтверждение времени подписания документов как самим работодателем, так и сотрудником;
Контроль сроков действия сертификатов ЭП на момент подписания;
Мониторинг цепочки доверия сертификатов на случай, если неаккредитованный удостоверяющий центр прекратит свою работу (на сегодняшний день в России наблюдается планомерное сокращение количества УЦ).
Стоит отметить, что срок действия ключа ЭП и сертификата проверки составляет 12 месяцев. Это прописано в 63-ФЗ.
Существует усовершенствованная электронная подпись с меткой доверенного времени. С ее помощью все кадровые документы будут успешно проходить проверку ЭП на протяжении всего срока хранения. Данная метка повышает доверие к электронной подписи и исключает фальсификацию. На законодательном уровне ее ввели в 2021 году.
Усовершенствование подписи повышает надежность ЭП за счет включения в нее информации о времени ее создания и статусе сертификата в момент подписания. Иными словами, когда вы подписываете документ электронной подписью, осуществляется проверка валидности сертификата и создается метка доверенного времени.
Системы, предназначенные для долговременного архивного хранения кадровых документов, позволяют поддерживать их юридическую значимость и готовность сертификатов ЭП к проверкам на долгосрочную перспективу. Когда в фоновом режиме происходит так называемая «перештамповка», к усовершенствованной электронной подписи добавляется новая метка доверенного времени, за счет чего продлевается легитимность на следующий период.
При выборе системы электронного кадрового документооборота стоит учитывать возможности использования всех видов электронных подписей.
Для чего нужна оцифровка кадровых документов
В рамках развития бизнеса у предприятий планомерно накапливается большой объем бумажных документов. Многие боятся радикальных перемен, поэтому переход на КЭДО осуществляется постепенно.
Облегчить взаимодействие с традиционным бумажным архивом поможет оцифровка оригиналов, в процессе которой создается единая база отсканированной документации. Электронный архив кадровых документов позволяет быстро искать информацию, минимизирует нагрузку на персонал и ускоряет процедуру подготовки ответов на запросы регуляторов.
Важно не просто отсканировать документы, а перевести всю информацию, которая содержится в оригинале, в текстовый цифровой формат. Иными словами, она должна корректно распознаваться. В противном случае найти информацию из скан-копий будет проблематично.
Полезные материалы для HR и кадровых специалистов
Рассказываем про изменения в законах, HR-новости, бесплатные вебинары
Хранение кадровых документов на практике
Рассмотрим решение LDM.КЭДО. Это система для безопасного обмена кадровыми электронными документами с сотрудниками. Решение разворачивается на локальных серверах заказчика. Это позволяет не передавать третьим лицам данные своих сотрудников и иметь постоянный доступ к системе, обеспечивая самостоятельно настройку кадрового решения. Решение LDM.КЭДО поддерживает все виды электронных подписей, интегрируется с Госключом и сразу несколькими 1C, имеет бесплатное мобильное приложение и широкий функционал. Оно подойдет банковским организациям, производственным предприятиям и другим технологичным бизнесам.
Возможности LDM.КЭДО в рамках хранения кадровых документов.
- Встроенная поддержка облачных хранилищ (S3) и файловых серверов — можно выбрать наиболее подходящий метод хранения документов для вашей организации.
- Поддержка S3, за счет которой масштабируется и ускоряется доступ к данным.
- Настройка политик хранения, в которую входит автоматическая архивация, удаление и перемещение документов. Благодаря настройке можно адаптировать систему под определенные бизнес-процессы в соответствии нормативным требованиям и правилам безопасности.
- Рациональное управление большим объемом данных. Системы сжатия и дедубликации позволяют освобождать место в хранилищах, не теряя при этом доступ к информации.
- Защита конфиденциальной информации за счет шифрования всех данных в процессе хранения и передачи.
- Автоматизированная система перемещения документов между разными хранилищами, дополнительный уровень защиты и распределения данных.
- Технология тиринг — автоматически распределяет документы по уровням хранилища, исходя из частоты использования файлов и их значимости. За счет этого минимизируются расходы предприятия, и повышается эффективность бизнес-процессов.
- Резервное копирование данных под контролем работодателя.
Также в LDM.КЭДО предусмотрена функция автоматического заполнения полей, например, в трудовых договорах и кадровых приказах. Кроме того, система автоматически заполняет данные руководителя, к которому прикреплен сотрудник, и ответственного HR-специалиста, что ускоряет заполнение документов и снижает вероятность появления ошибок или опечаток.
Система LDM.КЭДО поддерживает работу со всеми видами электронных подписей, в том числе и Госключ. В коробочной версии уже есть сервис выпуска неквалифицированной ЭП, что позволяет быстро и удобно подписывать кадровые документы в электронном формате.
Вместо выводов
Систематизировать хранение кадровых документов можно с помощью электронных систем. Для этого необходимо выбрать функциональный КЭДО, который закроет потребности организации в рамках кадрового делопроизводства. Система должна поддерживать все виды ЭП, иметь возможность настраивать политику доступа и обеспечивать безопасность чувствительных персональных данных работников на всех этапах документопотока, в том числе и хранении.
В задачи HR-специалистов входит учет, обеспечение безопасности и сохранности данных, их использование, передача в архив и уничтожение. Делать это в привычном бумажном формате становится тяжело, особенно в условиях развития бизнеса. Велика вероятность потерять нужный документ или допустить ошибку, которая обойдется компании внушительным штрафом или санкциями.
Сроки хранения кадровых документов регламентируются законодательством и зависят от типа документации по личному составу.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сроки зависят от типа документа и даты завершения делопроизводства.
- Если документ создан до 2003 года, его хранят 75 лет, а если после — 50 лет. Это относится к трудовым договорам, личным делам, приказам по личному составу;
- Приказы об отпусках, командировках, взысканиях (вне личных дел) — 5 лет;
- Штатное расписание — постоянно;
- Графики отпусков — 3 года;
- Материалы по аттестации рабочих мест — 45−75 лет (в зависимости от условий труда).
Нет. Согласно Ф З № 125-ФЗ «Об архивном деле», документы можно хранить в том формате, в котором они были созданы. Если кадровый документ изначально электронный (подписан ЭП), его можно и нужно хранить в цифровом архиве. Бумажные оригиналы оцифровываются постепенно — начиная с самых востребованных. Но хранить их придется и в цифровом, и в бумажном виде.
Ключевые условия:
- использовать усиленную электронную подпись (УНЭП, УКЭП) с меткой доверенного времени и перештамповкой;
- обеспечить долговременную проверяемость ЭП (включая «перештамповку» — обновление меток доверенного времени);
- хранить документы в специализированной архивной системе (СХЭД), а не СЭД или облаке.
Да, но только по результатам экспертизы ценности и с оформлением акта уничтожения. Самовольная утилизация документов — нарушение закона и основание для штрафов со стороны прокуратуры или трудовой инспекции.
Да. Согласно Приказу Минкультуры № 526, электронные документы должны храниться на двух разных носителях: например, локальный сервер + резервная копия в защищенном облаке. Это обеспечивает восстановление при сбое.
Метка доверенного времени — это цифровой штамп, подтверждающий точное время подписания документа и валидность сертификата ЭП на тот момент. Проверка действительности квалифицированной электронной подписи, если она содержит метку доверенного времени, осуществляется на дату и время, когда был подписан электронный документ. В случае отсутствия такой метки, проверка проводится на дату и время, когда эта проверка выполняется. Без нее через несколько лет проверка ЭП может завершиться ошибкой (сертификат просрочен), и документ теряет юридическую силу. Метка решает эту проблему, однако для документов долгосрочного или постоянного хранения необходимо использовать архивный штамп времени в стандарте CAdES-A.
Согласно КоАП РФ и ТК РФ, ответственность лежит на работодателе — юридическом лице или ИП. Даже если в штате нет архивариуса, организация обязана обеспечить сохранность документов. Нарушение грозит штрафами от 10 000 до 50 000 рублей для юрлиц и проверками со стороны ПФР, прокуратуры и трудовой инспекции.
