Юридическая сила кадровых документов
В процессе перехода на КЭДО необходимо учитывать юридическую силу кадровых документов как при работе с ними, так и в рамках электронного хранения.
Оригинал, оформленный на бумаге, имеет юридическую значимость, если его оформляли по установленному порядку. На нем должны быть обязательные реквизиты и собственноручная подпись уполномоченного лица. В случае с ЭКД собственноручная подпись заменяется электронной.
По закону 377-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» от 22 ноября 2021 года ответственность за хранение документов на предприятии возлагается на работодателя. Он отвечает за их подлинность, сохранность и воспроизводимость.
Также в обязанности работодателя входит:
Подтверждение времени подписания документов как самим работодателем, так и сотрудником;
Контроль сроков действия сертификатов ЭП на момент подписания;
Мониторинг цепочки доверия сертификатов на случай, если неаккредитованный удостоверяющий центр прекратит свою работу (на сегодняшний день в России наблюдается планомерное сокращение количества УЦ).
Стоит отметить, что срок действия ключа ЭП и сертификата проверки составляет 12 месяцев. Это прописано в 63-ФЗ.
Существует усовершенствованная электронная подпись с меткой доверенного времени. С ее помощью все кадровые документы будут успешно проходить проверку ЭП на протяжении всего срока хранения. Данная метка повышает доверие к электронной подписи и исключает фальсификацию. На законодательном уровне ее ввели в 2021 году.
Усовершенствование подписи повышает надежность ЭП за счет включения в нее информации о времени ее создания и статусе сертификата в момент подписания. Иными словами, когда вы подписываете документ электронной подписью, осуществляется проверка валидности сертификата и создается метка доверенного времени.
Системы, предназначенные для долговременного архивного хранения кадровых документов, позволяют поддерживать их юридическую значимость и готовность сертификатов ЭП к проверкам на долгосрочную перспективу. Когда в фоновом режиме происходит так называемая «перештамповка», к усовершенствованной электронной подписи добавляется новая метка доверенного времени, за счет чего продлевается легитимность на следующий период.
При выборе системы электронного кадрового документооборота стоит учитывать возможности использования всех видов электронных подписей.