Электронный документооборот (ЭДО) — цифровой аналог классического делопроизводства на бумаге, включающий в себя процесс создания, согласования и подписания бизнес-документов. Электронный документооборот ведут в СЭД.
Перед тем, как перейти к реальным возражениям, которые мы регулярно слышим от представителей МСБ, пробежимся по теории и вспомним, что же это вообще такое — электронный документооборот.
Виды электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) — специальная программа, в которой сотрудники согласовывают и подписывают электронные документы, ставят задачи и контролируют их исполнение. Многие СЭД легко интегрируются с офисными приложениями, после чего пользователь может сразу же и создавать документы.
Внутренний электронный документооборот, в свою очередь, делится на несколько подвидов в зависимости от особенностей документов.
Виды внутреннего электронного документооборота
ЭДО бывает внутренним и внешним:
— Внешний электронный документооборот компании используют для взаимодействия с контрагентами, клиентами, госорганами.
— Внутренний документооборот ограничивается внутренними операциями компании и не выходит за ее границы. Участники такого ЭДО — сотрудники разных отделов.
ЛНА, приказы, распоряжения, служебные записки
Приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления на отпуск или увольнение
Акты, счета-фактуры, УПД и другие бухгалтерские документы
Учетные регистры, приходно-расходные документы, сопровождающие движение товаров и материалов на складе
Крупный бизнес уже давно перешел на электронный внутренний документооборот, а вот компании МСБ к нему относятся с предубеждениями: «все СЭД слишком дорогие и не по карману предпринимателям», «в малом бизнесе и документов мало» и так далее. Однако, на самом деле, многие из этих мифов не соответствуют действительности.