Правила оформления документов в делопроизводстве
09.12.2024
Единое оформление документов — залог правильного ведения делопроизводства. Оно исключает путаницу, риск возникновения ошибок и упрощает работу с любой документацией. Это касается абсолютно любой компании, вне зависимости от ее масштаба, сферы деятельности и типа документов.
Ранее делопроизводители ориентировались на общепринятый стандарт ГОСТа Р 6.30−2003. Однако в 2018 году был введен новый ГОСТ Р 7.0.97−2016, где подробно расписано, как оформлять деловые и служебные документы.
В статье расскажем, как правильно оформлять документацию, какие требования к документам предъявляет ГОСТ и зачем их придерживаться.
Правила оформления документов
Оформление любой документации в широком смысле сопряжено с соблюдением требований, прописанных в законодательных актах, а также нормативных документах, которые регламентируют процессы создания, копирования, согласования, подписания и перенаправления данных.
В более узком смысле порядок оформления подразумевает грамотное расположение реквизитов документа на всех материальных носителях — бумажных и электронных согласно действующим предписаниям.
Иными словами, оформляя реквизиты документации на основе нормативных требований, компания не только наводит порядок в делопроизводстве, но и гарантирует юридическую силу документа. Также на практике ускоряется обработка документа и его регистрация, обеспечивается правильная маршрутизация, возможность связаться с самим исполнителем для решения технических моментов в процессе работы и пр.
Требования по оформлению документов прописаны в актуальном ГОСТе. На его основе каждое предприятие или учреждение формирует собственные нормативы, по которым происходит оформление следующей документации:
- положений, регулирующих документооборот компании
- инструкций
- правил
- регламентов
Обновленный ГОСТ содержит в себе около 30 реквизитов для разных целей, которые следует учитывать при оформлении документации. Каждый тип документа включает собственный перечень необходимых реквизитов.
Соблюдать правила оформления документов по ГОСТу, в том числе и электронных, следует по нескольким причинам:
1. для обеспечения юридической значимости документов;
2. ускорения обработки документации;
3. быстрого поиска нужных документов;
4. создания рабочих условий, сопряженных с использованием организационной техники.
При расположении реквизитов на основе требований ГОСТа повышается скорость и эффективность работы с документами, сокращаются временные и финансовые издержки, а также экономится место на самом бланке. По итогу документ выглядит опрятно и структурированно.
Полезные материалы для руководителей и ИТ-специалистов
Рассказываем про изменения в законах, новости, бесплатные вебинары
Полезные материалы для руководителей и ИТ-специалистов
Рассказываем про изменения в законах, новости, бесплатные вебинары
Требования к оформлению документов по ГОСТ
Основные правила оформления документов прописаны в ГОСТе Р 7.0.97−2016, который вступил в силу 1 июля 2018 года. В нем представлена подробная информация для делопроизводителей, секретарей и руководителей.
Требования, по которым должна оформляться и заполняться документация, структурированы следующим образом.
1. Общие требования к созданию документа
К ним относят описание материальных носителей документа (бумага или электронный формат), правила нумерации страниц, рекомендуемые шрифты, параметры отступов, интервалов, выравнивания и длины строк — в виде цифр с выделением важных аспектов.
2. Состав реквизитов
К первой группе 01−08 относятся герб, товарный знак и знак обслуживания, код документальной формы, название компании и ее подразделения, должность сотрудника, который составлял документ, а также информация об организации в виде справочного материала.
Для каждого реквизита в ГОСТе прописаны рекомендации по оформлению и его расположению в документе. Например, наименование типа документа можно не указывать, если речь идет о деловом письме. Также необязательно прописывать место составления в случае, когда адрес компании уже присутствует в ее наименовании.
Группа 19−30 состоит из визирующих, резолюционных, контрольных и согласовательных отметок. Сюда же входят подписи, печати и информация об исполнителе.
Группа 17−18 включает в себя реквизиты заголовка текста и непосредственно текст, содержащийся в документе.
Во вторую группу 09−16 входят все данные о документе, такие как название, дата, номер, ссылка на регистрационный номер, где составлен, пометка о правах доступа, адресат, гриф, который подтверждает утверждение.
3. Бланки
Отдельно в ГОСТе указаны правила заполнения бланков документов и рекомендуемые форматы для стандартных документов, резолюций и максимальные размеры полей. В нем детально описаны стандарты расположения реквизитов на конкретном бланке, какую бумагу следует использовать и т. д.
Приложения A, B содержат в себе:
- Схему, по которой должны располагаться реквизиты документа на титульном листе;
- Образцы бланков документов предприятия с указанием расположения реквизитов.
Обратите внимание: из-за тенденции перехода на цифровой документооборот в ГОСТе особое внимание уделено оформлению электронных документов.
Стандарт оформления документов по ГОСТ Р 7.0.97−2016
Давайте рассмотрим, на какие правила по оформлению документов в делопроизводстве необходимо обращать внимание в первую очередь.
1. Шрифты
Рекомендуется использовать стандартные шрифты и размеры:
- Times New Roman — только 13 и 14 размеры;
- Arial — в размере 12 или 13;
- Verdana — 12 или 13 размер;
- Calibri — только 14 размер;
- Другие шрифты, схожие по начертанию и размеру.
При создании таблицы можно использовать более мелкие шрифты. Важные реквизиты при желании выделяются полужирным. К примеру, при указании адресата или заголовка документа.
2. Герб
На документах можно отображать герб субъекта Российской Федерации и муниципального образования. Отступ — 10 мм от верха листа.
3. Реквизиты
В верхней части листа или слева можно расположить товарный знак или логотип компании. При желании указывается неофициальное название организации, к которому уже привыкли клиенты.
Также вверху документа необходимо написать, какая компания его составляла, ее местонахождение, контактные данные, ИНН, ОГРН и прочие реквизиты, опираясь на назначение документа.
Также согласно ГОСТу следует указать и название самого документа. Это относится не только к служебным и деловым письмам. Если есть приказ, ему нужно следовать.
Дата всегда проставляется сверху с указанием, когда был подписан сам документ. Дата составления документа не прописывается.
Допустимы два варианта заполнения даты. Например:
- 01.01.2024;
- 1 января 2024 г.
4. Отметка об ограничении доступа к коммерческой тайне
Если в документе присутствует конфиденциальная информация или коммерческая тайна, необходимо указать это в самих реквизитах. Для этого в правом верхнем углу следует прописать формулировки «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» или «Только для служебного использования». В документах, состоящих из нескольких листов, данную информацию пишут на титульном.
Но лучше перестраховаться и указать отметку на всех листах. В противном случае потом будет тяжело доказать, что конфиденциальность распространяется на весь документ, а не только его первую страничку.
5. Обращение к адресату
В качестве адресата может выступать как физическое лицо, так и компания. Его необходимо указывать справа: либо под реквизиторами автора, либо в верхнем углу.
Также теперь допускается использовать обращения «господин» и «госпожа» в сокращенном варианте: «г-ну», «г-же». Если письмо адресату отправляется на его электронную почту, можно прописать его электронный адрес.
6. Печать компании
Печать организации не должна перекрывать подпись уполномоченного лица под документом.
7. Подпись
Как в адресате, так и в самом тексте документа инициалы указываются после фамилии, например: Андреев А. Д. В подписи они идут в начале: А. Д. Андреев.
В случае, когда документ оформляется на фирменном бланке, наименование организации в подписи можно не заполнять. Если вверху уже прописана должность автора, то внизу достаточно только подписи, инициалов и фамилии.
Когда подписей несколько, их нужно расположить друг под другом: либо по уровню должностей, либо по убыванию важности. Например, сначала директор, потом заместитель, потом руководитель отдела и т. д.
Если в договоре или письме директор уже указан, а подпись стоит от доверенного лица, нельзя писать «за» перед самой должностью. Необходимо исправить фамилию вручную или поставить штамп.
При использовании электронной подписи нужно указывать ее реквизиты в том же месте, где стояла бы ручная. Она не должна перекрывать сам текст.
Подведем итоги
Требования по оформлению документов в компании на данный момент устанавливаются ГОСТом Р 7.0.97−2016, введенным в 2018 году. На его основе организации создают собственные нормативы, которые помогают оформлять и заполнять документы по единому стандарту.
Стоит отметить, что ГОСТ Р 7.0.97−2016 — добровольный документ. Не обязательно следовать всем правилам, которые в нем прописаны. Однако стандартизация документооборота необходима, особенно в условиях цифровизации.
В случае с ЭДО есть два варианта систематизации оформления документов. Можно самостоятельно составить регламенты и правила по заполнению документации. А можно использовать шаблоны, которые обычно представлены в СЭД.
Например, в LDM.Документооборот предусмотрены шаблоны и возможность создавать, редактировать уже готовые карточки документов на основе стандартов вашей компании. Все шаблоны разработаны с учетом актуального ГОСТа и требований к оформлению документации. Это позволяет заполнять, подписывать и отправлять документы в короткие сроки, исключая ошибки и контролируя сроки исполнения.
Еще больше полезной информации в наших соцсетях
