Правила оформления документов в делопроизводстве

Оформление любой документации в широком смысле сопряжено с соблюдением требований, прописанных в законодательных актах, а также нормативных документах, которые регламентируют процессы создания, копирования, согласования, подписания и перенаправления данных.

В более узком смысле порядок оформления подразумевает грамотное расположение реквизитов документа на всех материальных носителях — бумажных и электронных согласно действующим предписаниям.

Иными словами, оформляя реквизиты документации на основе нормативных требований, компания не только наводит порядок в делопроизводстве, но и гарантирует юридическую силу документа. Также на практике ускоряется обработка документа и его регистрация, обеспечивается правильная маршрутизация, возможность связаться с самим исполнителем для решения технических моментов в процессе работы и пр.

Обновленный ГОСТ содержит в себе около 30 реквизитов для разных целей, которые следует учитывать при оформлении документации. Каждый тип документа включает собственный перечень необходимых реквизитов.

При расположении реквизитов на основе требований ГОСТа повышается скорость и эффективность работы с документами, сокращаются временные и финансовые издержки, а также экономится место на самом бланке. По итогу документ выглядит опрятно и структурированно.

Основные правила оформления документов прописаны в ГОСТе Р 7.0.97−2016, который вступил в силу 1 июля 2018 года. В нем представлена подробная информация для делопроизводителей, секретарей и руководителей.

Требования, по которым должна оформляться и заполняться документация, структурированы следующим образом.

1. Общие требования к созданию документа

К ним относят описание материальных носителей документа (бумага или электронный формат), правила нумерации страниц, рекомендуемые шрифты, параметры отступов, интервалов, выравнивания и длины строк — в виде цифр с выделением важных аспектов.

2. Состав реквизитов

К первой группе 01−08 относятся герб, товарный знак и знак обслуживания, код документальной формы, название компании и ее подразделения, должность сотрудника, который составлял документ, а также информация об организации в виде справочного материала.

Для каждого реквизита в ГОСТе прописаны рекомендации по оформлению и его расположению в документе. Например, наименование типа документа можно не указывать, если речь идет о деловом письме. Также необязательно прописывать место составления в случае, когда адрес компании уже присутствует в ее наименовании.

Группа 19−30 состоит из визирующих, резолюционных, контрольных и согласовательных отметок. Сюда же входят подписи, печати и информация об исполнителе.

Группа 17−18 включает в себя реквизиты заголовка текста и непосредственно текст, содержащийся в документе.

Во вторую группу 09−16 входят все данные о документе, такие как название, дата, номер, ссылка на регистрационный номер, где составлен, пометка о правах доступа, адресат, гриф, который подтверждает утверждение.

3. Бланки

Отдельно в ГОСТе указаны правила заполнения бланков документов и рекомендуемые форматы для стандартных документов, резолюций и максимальные размеры полей. В нем детально описаны стандарты расположения реквизитов на конкретном бланке, какую бумагу следует использовать и т. д.

Давайте рассмотрим, на какие правила по оформлению документов в делопроизводстве необходимо обращать внимание в первую очередь.

При создании таблицы можно использовать более мелкие шрифты. Важные реквизиты при желании выделяются полужирным. К примеру, при указании адресата или заголовка документа.

На документах можно отображать герб субъекта Российской Федерации и муниципального образования. Отступ — 10 мм от верха листа.

В верхней части листа или слева можно расположить товарный знак или логотип компании. При желании указывается неофициальное название организации, к которому уже привыкли клиенты.

Также вверху документа необходимо написать, какая компания его составляла, ее местонахождение, контактные данные, ИНН, ОГРН и прочие реквизиты, опираясь на назначение документа.

Также согласно ГОСТу следует указать и название самого документа. Это относится не только к служебным и деловым письмам. Если есть приказ, ему нужно следовать.

Дата всегда проставляется сверху с указанием, когда был подписан сам документ. Дата составления документа не прописывается.

Если в документе присутствует конфиденциальная информация или коммерческая тайна, необходимо указать это в самих реквизитах. Для этого в правом верхнем углу следует прописать формулировки «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» или «Только для служебного использования». В документах, состоящих из нескольких листов, данную информацию пишут на титульном.

Но лучше перестраховаться и указать отметку на всех листах. В противном случае потом будет тяжело доказать, что конфиденциальность распространяется на весь документ, а не только его первую страничку.

В качестве адресата может выступать как физическое лицо, так и компания. Его необходимо указывать справа: либо под реквизиторами автора, либо в верхнем углу.

Также теперь допускается использовать обращения «господин» и «госпожа» в сокращенном варианте: «г-ну», «г-же». Если письмо адресату отправляется на его электронную почту, можно прописать его электронный адрес.

Печать организации не должна перекрывать подпись уполномоченного лица под документом.

Как в адресате, так и в самом тексте документа инициалы указываются после фамилии, например: Андреев А. Д. В подписи они идут в начале: А. Д. Андреев.

В случае, когда документ оформляется на фирменном бланке, наименование организации в подписи можно не заполнять. Если вверху уже прописана должность автора, то внизу достаточно только подписи, инициалов и фамилии.

Когда подписей несколько, их нужно расположить друг под другом: либо по уровню должностей, либо по убыванию важности. Например, сначала директор, потом заместитель, потом руководитель отдела и т. д.

Если в договоре или письме директор уже указан, а подпись стоит от доверенного лица, нельзя писать «за» перед самой должностью. Необходимо исправить фамилию вручную или поставить штамп.

При использовании электронной подписи нужно указывать ее реквизиты в том же месте, где стояла бы ручная. Она не должна перекрывать сам текст.

Требования по оформлению документов в компании на данный момент устанавливаются ГОСТом Р 7.0.97−2016, введенным в 2018 году. На его основе организации создают собственные нормативы, которые помогают оформлять и заполнять документы по единому стандарту.

Стоит отметить, что ГОСТ Р 7.0.97−2016 — добровольный документ. Не обязательно следовать всем правилам, которые в нем прописаны. Однако стандартизация документооборота необходима, особенно в условиях цифровизации.

В случае с ЭДО есть два варианта систематизации оформления документов. Можно самостоятельно составить регламенты и правила по заполнению документации. А можно использовать шаблоны, которые обычно представлены в СЭД.

Например, в LDM.Документооборот предусмотрены шаблоны и возможность создавать, редактировать уже готовые карточки документов на основе стандартов вашей компании. Все шаблоны разработаны с учетом актуального ГОСТа и требований к оформлению документации. Это позволяет заполнять, подписывать и отправлять документы в короткие сроки, исключая ошибки и контролируя сроки исполнения.