Популярные системы электронного документооборота в 2025 году
14.02.2025
Документооборот — неотъемлемая часть делопроизводства любой компании. Работа с документами должна строиться так, чтобы не тормозить основную деятельность предприятия, а, наоборот, способствовать ее оптимизации и повышению эффективности. Для этого необходимо описать ключевые бизнес-процессы, организовать надежное хранение и разработать регламенты, чтобы исключить ошибки и потерю важной информации.
Как обеспечить сохранность, ускорить обработку и распространение документов, сократив при этом финансовые и трудовые издержки? Для этих целей была разработана система электронного документооборота.
В статье расскажем про СЭД, ее возможности и проблемы, которые она решает. Также мы составили список 5 лучших систем электронного документооборота на 2025 год.
Что умеют современные СЭД-системы
Система электронного документооборота (или СЭД) — это комплексное решение, в котором можно создавать, хранить и обмениваться цифровыми документами как внутри компании, так и с контролирующими органами или контрагентами.
Большая часть процессов в СЭД автоматизирована. Передача документов занимает буквально несколько секунд. Таким образом, у каждой стороны будет подписанный экземпляр документа, который также юридически значим, как и бумажный вариант.
Возможности СЭД:
Организация структуры документооборота внутри компании
В отличие от традиционного документооборота все письма, договоры, акты и другая документация хранятся в единой электронной системе. Никакой путаницы с бумагами, забитых документами шкафов и ошибок, которые возникают в силу высокой загруженности сотрудников. В СЭД предусмотрен быстрый доступ к документам для уполномоченных лиц. Причем как с компьютера, так и с мобильных устройств.
Поиск документации тоже стал удобнее. Достаточно задать необходимые параметры, а единая база сама исключит дубли.
Оптимизация рабочих процессов
Взаимодействие с электронными документами проходит быстрее, чем с бумажными. Например, чтобы отправить бумажный договор, необходимо его создать вручную, заполнить, отнести на согласование и подписание руководству, после чего передать курьерской службе или на почту.
Отправка и получение электронного файла занимает пару минут. Также в СЭД вы можете сразу ознакомиться с полученным документом, внести правки и подписать. Таким образом, система электронного документооборота оптимизирует работу сотрудников и избавляет их от рутины.
Минимизация административных расходов
Бумажный документооборот сопряжен с регулярными затратами: покупкой бумаги, печатей, канцелярских принадлежностей, оплатой курьерской службы, почты, иных способов доставки и другими сопутствующими расходами. При переходе на СЭД вы тратитесь только на внедрение системы, приобретение лицензии и подписки. Сам документооборот не требует вложений.
Создание четкой маршрутизации
В системе электронного документооборота можно создавать и настраивать маршруты движения документов, контролируя исполнение. Если маршрутизация «свободная», каждый участник процесса документооборота имеет возможность самостоятельно выбирать путь, по которому будут проходить документы, или создавать новые маршруты. В случае с «жесткой» маршрутизацией путь документа строго определен, и сотрудник не может его менять.
Безопасность
Бумажную версию легко потерять, особенно если в архиве царит настоящий хаос. В СЭД документы находятся в полной сохранности. Можно отслеживать статус файлов на любом этапе маршрутизации. Данные передаются по защищенным каналам связи, что препятствует утечке конфиденциальной информации.
Как выбрать лучшую систему электронного документооборота в 2025 году
Мы составили для вас список лучших СЭД-систем, которые смогут удовлетворить все требования бизнес-сегмента в 2025 году.
LDM.Документооборот
Масштабируемая система электронного документооборота с возможностью гибкой настройки и доработки. Подойдет крупному и среднему бизнесу. Также LDM предоставляет отраслевые решения для государственных учреждений, производственных предприятий и строительных организаций.
Функциональные возможности LDM.Документооборот:
- Согласование документов — в системе фиксируются и отображаются все изменения, вносимые в документ, начиная с маршрута, заканчивая статусом согласования и этапами;
- Гибкое делегирование задач и автоматическая передача дел — назначайте замещающих лиц в период отсутствия сотрудника;
- Контроль поручений — можно отправлять сообщения с контролем исполнения или без него, отслеживать сроки выполнения задач и направлять уведомления заинтересованным сотрудникам;
- Формирование отчетов внутри самой системы;
- Архив документов — обеспечивает безопасное хранение документации и включает в себя функцию быстрого поиска: полнотекстовый, поиск по периодам или фильтрам;
- Система уведомлений с возможностью их дублирования на электронную почту;
- Виджеты — настраивайте дашборды под потребности сотрудников, отслеживайте и управляйте задачами в едином окне;
- Встроенный конструктор — создавайте и редактируйте готовые карточки документов, исходя из стандартов вашей компании;
- Удобная работа как с компьютера, так и через мобильное приложение.
Также в LDM есть система документооборота, рассчитанная на малый бизнес, — LDM.Express.
ELMA.365 ECM
Готовое решение для организации электронного документооборота в компании на базе BPM-платформы. Система автоматизирует работу с документами и предлагает множество функций для цифровой трансформации документопотока.
Возможности ELMA.365 ECM:
- Электронная канцелярия — автоматизирует оформление, согласование и рассмотрение документов, позволяет регистрировать переписки с контрагентами, контролировать выполнение задач на всех этапах маршрутизации;
- Работа с организационно-распорядительной документацией — начиная с переписок и служебных записок, заканчивая уставами, положениями и должностными инструкциями;
- Архив документов — все документы сотрудников, папки с файлами каждого отдела и остальная информация надежно хранятся в структурированном виде;
- Управление бизнес-процессами — можно настраивать бизнес-решения и дорабатывать систему под потребности организации, адаптировать маршруты документов, выстраивать цепочки процессов и персонализировать решения;
- Интеграция с другими информационными системами — 1C, SAP, MS Dynamics 365 /BC (NAV) F&O (AX), Oracle EBS.
Основной недостаток ELMA.365 ECM — перегруженный интерфейс. Рядовому сотруднику будет тяжело адаптироваться и привыкнуть к системе без должного обучения.
Полезные материалы для руководителей и ИТ-специалистов
Рассказываем про изменения в законах, новости, бесплатные вебинары
Полезные материалы для руководителей и ИТ-специалистов
Рассказываем про изменения в законах, новости, бесплатные вебинары
Docsvision
Система электронного документооборота, которая разворачивается на платформе Docsvision. Среди отечественных СЭД в ней лучше всего оптимизирована работа с карточками документов.
Какие функции выполняет Docsvision:
- Регистрация и согласование договоров — создание договоров, актов и соглашений по преднастроенным карточкам, гибкие маршруты согласования, объединение всех версий документа в одну, возможность прикрепить к карточке контрагента его уставные документы и другие файлы;
- Хранение электронных документов — система предполагает единый электронный архив всех документов, быстрое распознавание, поиск и выгрузку данных;
- Интеграция с другими сервисами и системами — благодаря открытому API платформы можно интегрировать систему с любой другой учетной системой или сервисом сдачи отчетности в ФНС;
- Установка связей между документами в электронном архиве;
- Создание и контроль задач внутри системы с указанием исполнителя, роли, группы или отдела;
- Уведомление о новых заданиях — система автоматически оповещает сотрудников о новых событиях: подсвечиваются строки и поля в интерфейсе, отправляются письма на рабочую почту.
Из минусов пользователи выделяют иногда нестабильную загрузку системы и зависание программы.
Tessa
Универсальный продукт, разработанный компанией СИНТЕЛЛЕКТ. Система используется компаниями для управления документами и имеет отраслевые решения.
Возможности Tessa:
- Автоматизация входящего и исходящего документопотока — создание карточек документов, проверка на наличие дублей, гибкая маршрутизация, отслеживание статуса исполнения и т. д.;
- Постановка и контроль задач — можно создавать поручения внутри системы, контролировать отчеты, менять сроки исполнения и ответственных лиц;
- Шаблоны для создания процесса согласования документов — система автоматически проставляет нумерацию на основе заданных параметров;
- Архив электронных документов и поиск — предусмотрены настроенные реестры для всех типов документов, атрибутивный и полнотекстовый поиск, создание категорий файлов на основе приложенных карточек;
- Контроль изменений в тексте и возможность версионирования документов.
Среди недостатков выделяют сложности в настройке системы и недостаточную гибкость по сравнению с другими решениями на отечественном рынке.
1С.Документооборот
Система электронного документооборота от 1C не только автоматизирует работу с документами, но и упрощает обработку корреспонденции, а также улучшает контроль над исполнением задач.
Среди возможностей 1С.Документооборот выделяют:
- Работа с договорными документами — создавайте договоры и сопроводительную документацию с помощью шаблонов и связей, отслеживайте процессы согласования, подписания и исполнения договора, контролируйте выполнение задач и т. д.;
- Управление документами — система позволяет оформлять документы согласно корпоративным стандартам организации, отслеживать изменения и версии документов, отправлять их на согласование и утверждение;
- Эффективное управление процессами — можно регламентировать работу, настраивать маршрутизацию документов и запуск бизнес-процессов компании, формировать их иерархию и оценивать результаты работы сотрудников по показателям;
- Интеграция с другими решениями — как с сервисами 1C, так и с внешними системами;
- Доступ с любых устройств — у программы есть бесплатный мобильный клиент и возможность удаленно использовать систему через браузер без привязки к рабочему месту.
Существенный минус 1С.Документооборот — нет прямой поддержки от вендора, купить и внедрить СЭД можно только через партнеров. Еще одним недостатком является сложная политика продажи лицензий, тарифы КОРП и ПРОФ, отдельно серверные и пользовательские лицензии.
Подводим итоги
Система электронного документооборота позволяет оптимизировать делопроизводство компании, сокращает количество ошибок при работе с документами и минимизирует затраты на покупку канцелярии, логистику и содержание архива.
При выборе решения необходимо учитывать масштаб бизнеса, его специфику, задачи, которые должна решать СЭД, бюджет на внедрение и состояние документооборота в целом.
Как правило, система, которая разрабатывается опытным вендором, — более безопасна, так как гарантирует планомерное развитие решения и возможность адаптировать его под задачи предприятия.
Еще больше полезной информации в наших соцсетях
