Переход на кадровый электронный документооборот

Эффективное управление документами важно для предприятий всех размеров. Сотрудники отдела кадров проводят множество операций. При этом они неоднократно заполняют одни и те же бумажные формы, которые отправляют по почте. Работа в системе КЭДО позволит не тратить время на долгие поиски и запросы информации из других отделов. Доступ к цифровому файлу можно получить мгновенно с любого устройства.

Кроме того, работа с бумажными документами создаёт серьёзные риски безопасности и делает вашу компанию уязвимой для судебных исков и штрафов, связанных с несоблюдением правил защиты данных.

Таким образом, внедрение в кадровый документооборот надёжных автоматизированных решений значительно оптимизирует рабочие процессы и обеспечивает бесперебойную деятельность предприятия. В КЭДО можно вносить практически все бумажные документы, в том числе и трудовой договор. На данный момент только 4 документа являются исключением:

Для сотрудников:

Для работодателей:

Теперь, когда вы понимаете важность внедрения мощной системы кадрового документооборота, возникает вопрос: как внедрить КЭДО в свою компанию. Давайте рассмотрим основные шаги:

➞ 4. Настроить систему и перенести существующие документы

После внедрения системы наступает время настроить её параметры. Например, определить права доступа пользователей. Необходимо убедиться, что только авторизованные лица могут просматривать, редактировать или удалять документы. Создание структур папок — ещё один важный аспект настройки системы.

Кроме того, важно настроить маршруты согласования — обратите внимание на системы, которые позволяют гибко настраивать согласующих и путь, по которому документ проходит согласование.

В процессе переноса существующих документов в новую систему полезно начать с небольшой партии документов. Это поможет протестировать процесс и решить возможные проблемы. Убедитесь, что все документы перенесены точно и без потери информации.

➞ 5. Обучить сотрудников работе с системой КЭДО

Для плавного внедрения следует провести комплексные обучающие сессии, чтобы сотрудники ознакомились с возможностями новой системы.

Проведите внутреннюю презентацию системы и её преимуществ, предложите обучение для своих работников, а также поделитесь обучением во внутренней базе знаний.

Даже если в компании чётко сформировалась потребность в кадровом электронном документообороте, на начальном этапе часто возникает немало сложностей и страхов. Далее мы расскажем, с какими проблемами сталкиваются организации при переходе на КЭДО и как их избежать:

Бывает, что сотрудники не принимают новую систему и не верят, что она окажет положительное влияние. Это ухудшает моральный дух и общую производительность. Одним из самых больших препятствий является отсутствие коммуникации.

Когда сотрудники не знают, с какой целью происходят изменения, они могут бояться неизвестности и крепко держаться за привычные им процессы. Регулярно общайтесь во внутренних информационных системах, делайте рассылки или другие форматы обучения и погружения в преимущества нового удобного инструмента. Некоторые компании выбирают несколько сотрудников для пилотного проекта, которые становятся своего рода амбассадорами нововведения.

Например, если раньше для поиска документов нужно было идти в архив, то сейчас они хранятся в одной системе с быстрым доступом. Помогая сотрудникам увидеть, как автоматизация облегчит их работу, вы прокладываете путь к вашей цифровой трансформации.

Чтобы выпустить ЭП, достаточно направить онлайн-заявление в один из аккредитованных удостоверяющих центров и предоставить необходимый перечень документов. Однако для получения квалифицированной электронной подписи сотруднику нужно лично явиться к представителю Удостоверяющего центра, чтобы идентифицировать его личность.

Для руководства компании это может быть затруднительно из-за частого пребывания в командировках и отсутствия свободного времени. В такой ситуации руководитель может назначить уполномоченного сотрудника. Например, специалиста отдела кадров или бухгалтера, на чьё имя и выпускается электронная подпись.

Поэтому лучше всего выбрать решение, где уже реализовано использование всех видов электронных подписей, в том числе Госключа. Например, система LDM. КЭДО поддерживает все виды ЭП, а также в поставке есть выпуск НЭП.

Действительно, в общую стоимость внедрения КЭДО входит не только оплата подписки на выбранную систему. Это также могут быть расходы на переход и адаптацию платформы под свои процессы или выпуск электронных подписей. Некоторым работодателям может показаться, что затрат на КЭДО будет столько же, сколько и на традиционный документооборот, если даже не больше.

Однако в таком случае советуем подсчитать сумму, которую вы тратите ежегодно на кадровое делопроизводство. Для этого сложите все расходы на бумагу, картриджи, печатную технику, а также логистику. Кстати, в LDM разрабоатн калькулятор для расчета расходов на бумажный кадровый документооборот, воспользуйтесь им для оценки. Не забывайте о стоимости аренды офисного пространства для организации архива.

Отдел кадров тесно связан с бухгалтерией. Поэтому может возникнуть вопрос: как выстроить маршрут обмена документами между различными подразделениями при переходе на кадровый электронный документооборот? На этот случай большинство поставщиков КЭДО добавляют в свои продукты расширение для интеграции с другими программами. Так, бухгалтер создаёт документы в привычной для него системе 1С. А сотрудник отдела кадров получает уведомление в используемой системе КЭДО.

Выбирайте решения, которые обладают открытым API для интеграции с другими информационными системами.

Эти преимущества не только повышают уровень удовлетворенности сотрудников, но и позволяют руководителям становиться более конкурентоспособными.