Организация и ведение документооборота на предприятии

Документооборот — это непрерывное движение документов с момента их получения до сдачи в архив. Чтобы избежать ошибок, следует корректно выстроить и отладить процессы согласно регламентам.

Правильная организация документооборота начинается с создания локальных нормативных актов, таких как положения и инструкции. В них указываются порядок и принципы работы с документами на их каждом жизненном этапе. При разработке внутренних регламентов необходимо опираться на ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2019. В нем прописаны основные положения организации системы управления документацией.

Первоочередная задача компании — составить положение о документообороте, действие которого будет распространяться на всех сотрудников. Следует прописать подразделения и должности, которые несут ответственность за создание и передачу документов как внутри самого предприятия, так и вне его. Также нужно указать места, порядок, условия хранения документации и ответственных за данные процессы лиц.

При организации документопотока учитывается специфика деятельности компании, анализируются методы оптимизации управления документами. Такой подход позволит избежать неприятных ситуаций. К примеру, если ваш контрагент имеет привычку задерживать документы, необходимо отразить в положении порядок действий сотрудников в такой ситуации. В договоре с контрагентом пропишите сроки передачи документации и ответственность за их нарушение.

Прежде чем внедрять документооборот, проверьте, что в должностных инструкциях персонала указана их обязанность правильно оформлять документы и своевременно передавать их по назначению. Также должны быть отражены санкции за нарушение.

Обратите внимание, что за организацию документооборота на предприятии несет ответственность руководитель компании. В его задачи входит формирование эффективной системы управления документацией.

Как мы уже говорили, производительность и эффективность работы организации напрямую зависит от грамотно выстроенного документопотока. Упорядоченность, гибкость и оперативность — три кита, на которых держится делопроизводство.

Если заранее выстроить алгоритм, документооборот облегчит работу как сотрудников, так и предприятия в целом. За счет систематизации обеспечивается быстрый доступ к данным, появляется возможность вести строгий учет критически важных документов, а процесс управления компанией становится более удобным. В противном случае велика вероятность допустить ошибки, которые серьезно повлияют на делопроизводство.

Поэтому процесс необходимо выстроить так, чтобы в нем задействовалось как можно меньше сотрудников и инстанций. Неравномерная нагрузка, дублирование операций, нецелесообразная трата времени — все это влияет на ведение бизнеса и его прибыль.

Оптимизация — основа, на которой выстраивается весь документооборот. Маршрутизация должна включать в себя как можно меньше «остановок», чтобы движение документов осуществлялось оперативно. Для этих целей разработаны три формы организации потока документов.

1. Централизованная — все виды документации сосредоточены в одном месте. К примеру, канцелярия, секретариат, бухгалтерская и кадровая службы. Данные отделы работают с регистрацией, обработкой, согласованием и хранением материальных носителей информации.

2. Децентрализованная – документы собраны в рамках нескольких структурных подразделений, где с ними проводятся необходимые операции. Такая форма характерна для организаций, в которых имеются несколько структурных подразделений, удаленных друг от друга территориально.

3. Смешанная – включает в себя все характеристики централизованной и децентрализованной форм. В одних службах проходит регистрация, обработка и хранение определенной документации. При этом на предприятии есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через которую пропускают важные носители информации, предназначенные для руководства компании.

Формы оборота документации выбираются, исходя из масштаба и структуры организации. Для небольших компаний будет достаточно централизованной формы, где бумажными и файловыми документами занимается конкретный сотрудник.

Если на предприятии смешанная форма документооборота, необходимо создать отдельную службу, которая будет заниматься его организацией.

Децентрализованный тип — оптимальный вариант для компаний, в которых множество структурных подразделений расположены удаленно. В данном случае все документы хранятся в нескольких офисах.

Для оформления каждого типа документа необходимо разработать регламенты. Правила ведения документооборота предполагают, что во всех подразделениях компании они едины.

Схема работы с документами составляется на основе их объема и того, какие отделы в этом участвуют. Рассмотрим на примере.

В компании N, которая занимается реализацией техники, организован преимущественно бумажный документооборот. При продаже товара схема работы с документами будет выглядеть следующим образом.