Заказать звонок
×
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня
Организация и ведение документооборота на предприятии

Организация и ведение документооборота на предприятии

05.11.2024
Документы — неотъемлемая часть производственной, коммерческой и любой другой деятельности компании. Именно поэтому необходимо организовать грамотный документооборот, начиная с создания, заканчивая передачей и хранением критически важных данных. За счет оптимизации ускоряются бизнес-процессы, правильно распределяется нагрузка на сотрудников и обеспечивается более рациональное использование ресурсов предприятия.
В статье мы расскажем, как внедрить документооборот в компании, какие виды бывают и как упростить многие процессы в рамках автоматизации.

Внедрение документооборота на предприятии

Документооборот — это непрерывное движение документов с момента их получения до сдачи в архив. Чтобы избежать ошибок, следует корректно выстроить и отладить процессы согласно регламентам.
Правильная организация документооборота начинается с создания локальных нормативных актов, таких как положения и инструкции. В них указываются порядок и принципы работы с документами на их каждом жизненном этапе. При разработке внутренних регламентов необходимо опираться на ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2019. В нем прописаны основные положения организации системы управления документацией.
Первоочередная задача компании — составить положение о документообороте, действие которого будет распространяться на всех сотрудников. Следует прописать подразделения и должности, которые несут ответственность за создание и передачу документов как внутри самого предприятия, так и вне его. Также нужно указать места, порядок, условия хранения документации и ответственных за данные процессы лиц.
При организации документопотока учитывается специфика деятельности компании, анализируются методы оптимизации управления документами. Такой подход позволит избежать неприятных ситуаций. К примеру, если ваш контрагент имеет привычку задерживать документы, необходимо отразить в положении порядок действий сотрудников в такой ситуации. В договоре с контрагентом пропишите сроки передачи документации и ответственность за их нарушение.
Прежде чем внедрять документооборот, проверьте, что в должностных инструкциях персонала указана их обязанность правильно оформлять документы и своевременно передавать их по назначению. Также должны быть отражены санкции за нарушение.
Обратите внимание, что за организацию документооборота на предприятии несет ответственность руководитель компании. В его задачи входит формирование эффективной системы управления документацией.

Принципы организации документооборота

Как мы уже говорили, производительность и эффективность работы организации напрямую зависит от грамотно выстроенного документопотока. Упорядоченность, гибкость и оперативность — три кита, на которых держится делопроизводство.
При ведении документооборота нужно опираться на задачи, которые он должен решать. В каждой компании список будет зависеть от специфики деятельности. Но есть и обязательные функции, среди которых:
  • Организация бесперебойного движения документов;
  • Правильно выстроенная маршрутизация;
  • Снижение финансовых, временных и трудовых затрат;
  • Исключение утраты или дублирования документации;
  • Четкий контроль выполнения задач.
Если заранее выстроить алгоритм, документооборот облегчит работу как сотрудников, так и предприятия в целом. За счет систематизации обеспечивается быстрый доступ к данным, появляется возможность вести строгий учет критически важных документов, а процесс управления компанией становится более удобным. В противном случае велика вероятность допустить ошибки, которые серьезно повлияют на делопроизводство.
Поэтому процесс необходимо выстроить так, чтобы в нем задействовалось как можно меньше сотрудников и инстанций. Неравномерная нагрузка, дублирование операций, нецелесообразная трата времени — все это влияет на ведение бизнеса и его прибыль.

Какие виды документооборота бывают

На предприятиях существуют три вида потока документации:
Внутренний
Cюда входят кадровые, финансовые, организационные, проектные, информационные документы, а также отчеты и документация по основной деятельности предприятия.
Документы поступают в компанию извне.
Входящий
Исходящий
Они создаются в самой организации, после чего отправляются сторонним лицам или компаниям.
Внутренний документооборот делится на вертикальный и горизонтальный. В первом случае движение документов идет сверху вниз. Например, от руководителя к сотруднику, от вышестоящего подразделения к остальным и т. д. Сюда же относят обратную связь.
Горизонтальный документопоток — это перемещение документов между подразделениями с одним организационным уровнем.

Хранение документов в организации

Оптимизация — основа, на которой выстраивается весь документооборот. Маршрутизация должна включать в себя как можно меньше «остановок», чтобы движение документов осуществлялось оперативно. Для этих целей разработаны три формы организации потока документов.
1. Централизованная — все виды документации сосредоточены в одном месте. К примеру, канцелярия, секретариат, бухгалтерская и кадровая службы. Данные отделы работают с регистрацией, обработкой, согласованием и хранением материальных носителей информации.
2. Децентрализованная – документы собраны в рамках нескольких структурных подразделений, где с ними проводятся необходимые операции. Такая форма характерна для организаций, в которых имеются несколько структурных подразделений, удаленных друг от друга территориально.
3. Смешанная – включает в себя все характеристики централизованной и децентрализованной форм. В одних службах проходит регистрация, обработка и хранение определенной документации. При этом на предприятии есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через которую пропускают важные носители информации, предназначенные для руководства компании.
Формы оборота документации выбираются, исходя из масштаба и структуры организации. Для небольших компаний будет достаточно централизованной формы, где бумажными и файловыми документами занимается конкретный сотрудник.
Если на предприятии смешанная форма документооборота, необходимо создать отдельную службу, которая будет заниматься его организацией.
Децентрализованный тип — оптимальный вариант для компаний, в которых множество структурных подразделений расположены удаленно. В данном случае все документы хранятся в нескольких офисах.

Схема работы документооборота

Правила ведения документооборота в организации предполагают наличие внутренних нормативных актов, таких как устав, положения, приказы, инструкции, графики документопотока и т. д. От них зависит, каким образом реализуются основные этапы потока документации:
  • прием, создание и регистрация;
  • обработка, согласование и подписание;
  • отправка контрагенту;
  • хранение.
Для оформления каждого типа документа необходимо разработать регламенты. Правила ведения документооборота предполагают, что во всех подразделениях компании они едины.
Схема работы с документами составляется на основе их объема и того, какие отделы в этом участвуют. Рассмотрим на примере.
В компании N, которая занимается реализацией техники, организован преимущественно бумажный документооборот. При продаже товара схема работы с документами будет выглядеть следующим образом.
В бухгалтерском отделе создается товарная накладная ТОРГ-12. На ее основе выставляется счет-фактура.
1
Далее документы отправляются на подписание генеральному директору или уполномоченному лицу, у которого есть доверенность.
2
Накладная и счет-фактура передаются заказчику в двух экземплярах.
Экземпляр накладной, подписанный и заверенный печатью заказчика, а также счет-фактура возвращаются продавцу.
3
Документацию проводят в бухгалтерии, после чего ее направляют в архив.
4
5
Все этапы организации документооборота требуют усилий. Необходимо создать документы на компьютере, распечатать, подписать, а далее отправить их по цепочке. Если компания работает только на бумагах, велик риск потерять или повредить важную документацию. Одна незначительная ошибка — и все придется делать заново.
С хранением тоже могут возникать трудности. Для архива необходимо выделить просторное помещение и структурировать хранение. Зачастую все документы лежат в хаотичном порядке на стеллажах или шкафах. Из-за этого поиск нужных бумаг отнимает много времени у сотрудников.

Ведение документооборота в организации

Документооборот бывает двух видов: классический бумажный и электронный. Первый способ, хоть и привычный многим, несет в себе кучу финансовых и трудовых издержек. Необходимо регулярно закупать бумагу и канцелярию, выделять бюджет на логистику и тщательно отслеживать маршрутизацию собственными силами.
Электронный документооборот на предприятии подразумевает автоматизацию большинства процессов. В системе ЭДО можно создавать, согласовывать, подписывать и хранить документы удаленно. Каждый этап работы контролируется, что исключает появление ошибок, дублирование и потерю важной информации.
На рынке существует множество отечественных СЭД. Одна из них — LDM.Документооборот.
LDM.Документооборот — масштабируемая система электронного документооборота, которая подойдет как средним, так и крупным компаниям. Ее главные задачи — упростить многие процессы на предприятии, связанные с документами, и оптимизировать работу сотрудников.
Функционал системы включает в себя:
  • согласование документов;
  • делегирование задач;
  • контроль поручений;
  • отчеты;
  • электронный архив документов;
  • систему уведомлений;
  • виджеты;
  • встроенный конструктор.
Также у нас есть отраслевые решения специально для производственных предприятий, государственных учреждений и строительных организаций.
Ведение документооборота в СЭД позволит вам согласовывать документы, назначать ответственных лиц и контролировать сроки исполнения поручений в рамках единой системы. Все права доступа разграничиваются в зависимости от должности сотрудника. Отчеты формируются автоматически по итогам выполнения задач.
LDM.Документооборот — это не только про удобство, но и про безопасность. Документы не потеряются и не попадут в руки злоумышленникам.

Подведем итог

Документооборот — сложная система, от которой зависит ведение делопроизводства любой компании. При ее организации необходимо разработать регламенты, нормативные акты, положения и инструкции, чтобы маршрутизация документов осуществлялась корректно.
В силу цифровизации многие предприятия активно переходят на автоматизацию документооборота, внедряя ЭДО. В отличие от бумажного ведения документов, электронные системы оптимизируют работу персонала, исключают возможность потери и дублирования информации. Все критически важные данные хранятся в едином месте, что предотвращает появление ошибок на любом этапе документопотока.
LDM.Документооборот — комплексное решение, которое закроет большинство задач компании при работе с документами. У нас также есть No-code и Low-code инструменты, с помощью которых можно доработать систему под потребности предприятия. Все данные надежно защищены, что исключает риск несанкционированного доступа.
Подробнее ознакомиться с возможностями LDM.Документооборот можно здесь.
Еще больше полезной информации в наших соцсетях