Оптимизация — основа, на которой выстраивается весь документооборот. Маршрутизация должна включать в себя как можно меньше «остановок», чтобы движение документов осуществлялось оперативно. Для этих целей разработаны три формы организации потока документов.
1. Централизованная — все виды документации сосредоточены в одном месте. К примеру, канцелярия, секретариат, бухгалтерская и кадровая службы. Данные отделы работают с регистрацией, обработкой, согласованием и хранением материальных носителей информации.
2. Децентрализованная – документы собраны в рамках нескольких структурных подразделений, где с ними проводятся необходимые операции. Такая форма характерна для организаций, в которых имеются несколько структурных подразделений, удаленных друг от друга территориально.
3. Смешанная – включает в себя все характеристики централизованной и децентрализованной форм. В одних службах проходит регистрация, обработка и хранение определенной документации. При этом на предприятии есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через которую пропускают важные носители информации, предназначенные для руководства компании.
Формы оборота документации выбираются, исходя из масштаба и структуры организации. Для небольших компаний будет достаточно централизованной формы, где бумажными и файловыми документами занимается конкретный сотрудник.
Если на предприятии смешанная форма документооборота, необходимо создать отдельную службу, которая будет заниматься его организацией.
Децентрализованный тип — оптимальный вариант для компаний, в которых множество структурных подразделений расположены удаленно. В данном случае все документы хранятся в нескольких офисах.