Организация и хранение корпоративной документации

Внутренние корпоративные документы бывают нескольких видов, они классифицируются по предназначению. Давайте кратко разберем каждый из них.

Они выполняют функцию правовой базы компании. К таким документам относятся различные положения, которые базируются на административных нормах, обязательных к исполнению. Это уставы, регламенты, штатное расписание, правила внутреннего распорядка организации, должностные инструкции и т. д.

Корпоративная документация, которая содержит в себе фактическую информацию о внутренних делах компании. Ее используют для принятия административных решений и издания распоряжений. Это различные заявления, заключения, протоколы, служебные записки и т. д.

Финансовая и бухгалтерская документация отражает экономическую деятельность компании. К ней относят первичные документы, договоры и акты, накладные, чеки, счета-фактуры, налоговые декларации и т. д.

Документы, которые содержат в себе решения руководства по организационным вопросам в компании. Те же приказы по личному составу или основной деятельности.

Необходимы для закрепления тех или иных аспектов деятельности компании и регулирования текущих вопросов. Например, лицензии, допуски, разрешения и многое другое. 

Кадровая документация фиксирует всю трудовую деятельность внутри предприятия. Это трудовые договоры, личные дела персонала, табели, журналы учета рабочего времени, графики отпусков и т. д. 

Как правило, это документы, которые создаются самими сотрудниками в индивидуальном порядке: резюме, доверенности или расписки.

С их помощью устанавливаются гражданские права и обязательства с двух сторон, а также соглашения о договоренностях. К примеру, договор по аренде, о сотрудничестве и т. д.

Само собой, далеко не всю документацию нужно хранить вечно. Согласно Приказу Росархива № 236 от 20.12.2019 года,  для каждого типа документа есть свои сроки хранения, которые зависят от его степени важности.

При необходимости компания может самостоятельно продлить срок хранения того или иного документа. Первые 10 лет документация находится в самой организации, далее ее нужно передать в архив.

Условно документы можно разделить на две категории: текущие и архивные. Давайте рассмотрим их подробнее.

Текущая документация — это та, по которой делопроизводство еще не закончилось. К примеру, ваша компания заключила договор с поставщиком, но срок его исполнения еще не истек. Обычно такие документы хранятся в офисных архивах или сейфах. Особых требований к хранению не имеется. Главное, чтобы документы находились в сохранности и строгой конфиденциальности.

Когда делопроизводство по документации завершается, она становится архивной. Сначала ее хранят вместе с текущими документами. По правилам — не менее года, но и не более трех лет. Далее документацию с небольшим сроком хранения уничтожают, а документы, предназначенные для долговременного и постоянного хранения, передают в архив.

Однако к архивному хранению предъявляются определенные требования.

Перед созданием архива документы необходимо систематизировать. Что это значит? Нужно расположить их в хронологическом порядке, пронумеровать каждую страницу, а затем прошить.

Далее составляется опись — это список документов с порядковыми номерами, наименованиями и числом страниц. Внутренняя опись необходима для подготовки документации компании к хранению.

Следующий шаг — заполнить лист-заверитель. В нем нужно указать общее количество листов в деле и описать их физическое состояние. К примеру, есть ли среди документов порванные или поврежденные другим способом экземпляры, неразборчивый текст и т. д. Только после этого документацию определяют в архив.

Архив должен соответствовать нескольким критериям. В нем следует создать все условия для сохранности архивных документов.

Во-первых, необходимо выделить специальное помещение, которое оборудовано системой пожаротушения и сигнализацией.

Также нужно постоянно поддерживать температуру 17−19 градусов и влажность воздуха 50−55%. Яркий свет может испортить физическое состояние документов, поэтому их лучше хранить в закрытых стеллажах.

Соблюдать все правила работы архива компании самостоятельно — задача не из легких. Поэтому можно обратиться к сторонней организации или перейти на электронные системы.

Сейчас в компаниях около 30−80% официальных документов хранятся на бумаге. Однако с каждым годом объем электронных оригиналов стремительно растет. Следовательно, цифровизация архивов — задача актуальная, и спрос на электронные системы постепенно повышается.

Также стоит отметить те электронные документы, создание и хранение которых не регулирует закон, и они не участвуют в делопроизводстве. Например, рабочие файлы, заметки, технические задания, коммерческие предложения и многое другое.

Такая документация создается в рамках информационной системы. Она формируется согласно назначению и требованиям к составу реквизитов, формату и т. д. Это могут быть текстовые, бухгалтерские, договорные или сметные документы. Зачастую они составляются в самих информационных системах, таких как HRM, ERP, ECM, MES, CRM.

Некоторые компании создают для юридически значимых документов единую среду — оперативный цифровой архив. Например, такой архив можно реализовать в LDM.Цифровой архив.

Это система, которая предназначена для поиска, хранения, управления и утилизации документов. Помимо оперативного в решении предусмотрен долговременный архив для документации со сроком хранения более 10 лет или на постоянной основе.

Также в системе есть полнотекстовый и атрибутивный поиск, формирование списка документов на экспертизу ценности, подготовка документации для аудита и проверок.

Таким образом, цифровой архив — это гарантия сохранности электронных документов и бумажных копий с соблюдением законодательства и регламентов архивного хранения.