Кадровый электронный документооборот на производстве: миф или реальность

Для российских производственных компаний наступило время вызовов. В условиях активизации импортозамещения они столкнулись с необходимостью решать одновременно сразу несколько непростых задач — интенсивно наращивать объемы производства, справляться с внушительным потоком заказов и делать все вышеперечисленное при очевидном дефиците кадров. При этом никуда не делись стандартные, рутинные задачи, и в их числе — ведение кадрового документооборота. Можно представить, в каком количестве ежедневно готовятся, согласовываются и подписываются документы на крупном российском предприятии, и в современных непростых условиях это создает для компании внушительную нагрузку, которая тормозит важные рабочие процессы.

Представим: сотрудникам предприятия приходится работать в две, а иногда и в три смены, чтобы своевременно выполнять заказы. Времени на то, чтобы посетить отдел кадров, ознакомиться с очередным актом или приказом, очевидно, нет, но находить его все-таки нужно. В подавляющем большинстве случаев для визита в отдел кадров сотруднику приходится останавливать свою работу, а если это не один сотрудник, а несколько, или целый департамент?

В случае необходимости отпроситься с работы по семейным обстоятельствам или оформить переработку, отгул сотрудникам приходилось писать заявления — на бумаге, вручную. В целом, вся документация велась исключительно в бумажном виде, и это, разумеется, сказывалось на затратах предприятий — увеличивались расходы как на саму бумагу, так и на логистику.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это комплекс процессов, связанных с подготовкой, обменом и с последующей обработкой документов, который происходят в электронном виде. Обмен документами в рамках такой системы осуществляется через интернет, облачные сервисы. Подписываются документы электронной подписью, а это значит, что они имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.

Результатом внедрения КЭДО в компаниях и на предприятиях становится оптимизация кадровых процессов, их ускорение на всех этапах, начиная от составления и заканчивая подписанием. Иными словами, ни сотрудникам, ни специалистам-кадровикам не нужно тратить время на посещение разных кабинетов, лично оповещать о необходимости поставить подпись и о готовности документов. На этапе согласования в документы можно вносить коррективы в электронном виде.

В случае с производственными предприятиями система КЭДО становится незаменимой в рамках следующих процессов:

• Оформление отпусков — начиная с составления заявления и формирования графика и заканчивая ознакомлением сотрудников с приказами;
• Оформление командировок — составление заявления и ознакомление сотрудника с ним;
• Ознакомление сотрудников с локально-нормативными актами;
• Прием на работу новых сотрудников — подписание трудового договора и оформление в штат.

Все перечисленные процессы в КЭДО занимают минимум времени и становятся удобными как для кадровиков и руководителей, так и для самих сотрудников: им больше не нужно отвлекаться от работы, прерывая ключевые производственные процессы.

Удобный и понятный интерфейс позволяет без проблем работать с киоском самообслуживания сотрудникам с любым уровнем цифровой грамотности, в том числе, и специалистам в возрасте. Идентификация сотрудника осуществляется либо по коду, который отправляется посредством СМС-сообщения, либо по пропуску или по ПИН-коду. Далее сотрудник выбирает у услугу, которая ему нужна, оформляет заявку, и запрос сразу же поступает в отдел кадров. После того, как документ будет готов, сотрудник получает соответствующее оповещение.

К счастью, практика решения вопросов, связанных с подписанием документов таким образом, постепенно уходит в прошлое — благодаря современным системам кадрового документооборота. Многие предприятия уже сделали свой выбор в пользу таких систем, и результаты не заставили себя долго ждать.

Оптимальным решением для автоматизации кадровых процессов внутри производственной компании может стать LDM.КЭДО. Система размещается на серверах заказчика — это гарантирует безопасность данных и возможность доступа к ним буквально в любой момент. Внедрение LDM.КЭДО позволяет сотрудникам предприятий подписывать кадровые документы с компьютеров, мобильных телефонов или в киосках самообслуживания.

Под процессы документооборота на производственных предприятиях система LDM.КЭДО уже адаптирована — учтен даже такой момент, как отсутствие у сотрудников мобильных устройств, компьютеров. Специально для работы в таких условиях можно использовать киоск самообслуживания — в любом производственном помещении, например, в рабочем цеху может быть установлен специальный терминал, через который сотрудник может заказать нужную ему справку, подписать документы, оформить заявление на отпуск.

До недавнего времени вопросы, связанные с подписанием кадровых документов сотрудниками на производственных предприятиях решались по старинке: специалистам приходилось оставлять рабочие места для посещения отдела кадров, проводить там немало времени.

Адаптивная верстка LDM.КЭДО позволяет сотрудникам иметь доступ к системе через веб-версию с компьютера или ноутбука, или с мобильного телефона.

Решение LDM.КЭДО даже в базовой версии отвечает как основным требованиям со стороны специалистов по кадрам, так и требованиям IT-специалистов и тех, кто несет ответственность за безопасность персональных данных сотрудников на производстве. Внедрение системы занимает минимум времени, что особенно важно в условиях перегрузок, в которых работаю современные производственные предприятия в России. Знакомство с самой системой осуществляется поэтапно — например, по одному направлению, в рамках одного подразделения. После успешного завершения процесса можно переходить к дальнейшему развертыванию системы и к переводу в электронный формат абсолютно всех кадровых процессов. То есть, все происходит в спокойном темпе, логично, понятно, и при этом — с полным погружением в процесс.

LDM.КЭДО — пример того, что кадровый электронный документооборот можно и даже нужно организовать на крупных производственных предприятиях. В непростых условиях их работы сегодня такая система станет надежным помощником и позволит сэкономить один из самых ценных ресурсов — время. Перевод кадровых документов «в цифру» для промышленного сектора становится новой реальностью, а не мифом.

Задайте свои вопросы

Запишитесь на демонстрацию

Частичный перевод документооборота в цифровое поле, конечно, упростил ситуацию, но не в той степени, в которой это было нужно. Дело в том, что на производственных предприятиях далеко не все сотрудники работают в кабинетах за компьютерами — большая часть находится в цехах, в специальных помещениях. А некоторые специалисты не имеют даже личных смартфонов, прекрасно обходясь кнопочными телефонами. Это серьезным образом затрудняет ключевые кадровые процессы — такие как, например, подписание заявлений на отпуск, получение справок, подписание служебных записок.

Или уместнее говорить о том, что цифровизация кадровых процессов на производствах так и останется мифом, учитывая специфику предприятий этого сегмента и в особенности — нехватку у предприятий времени и ресурсов на реализацию такого проекта? Попробуем разобраться.

Кроме того, в КЭДО сотрудник может без проблем оформить отгул, если он ему потребуется, переработку, запросить нужную ему справку из отдела кадров или из бухгалтерии. Дополнительный и важный бонус — новости предприятия, с которыми сотрудник может знакомиться оперативно и тоже через КЭДО.

Как в КЭДО происходит оповещение сотрудников о необходимости подписать тот или иной документ или оповещение о его готовности? В первую очередь, посредством электронной почты — в системе можно настроить рассылку с указанием любого количества получателей, а также настроить уведомления для конкретных пользователей. Забыть о документе у сотрудника просто не получится — система будет напоминать о нем с заданной периодичностью, например, ежедневно в начале рабочего дня.

15.01.2024

Еще больше полезной информации в наших соцсетях