КЭДО — что это и стоит ли внедрять в работу компании
16.12.2024
Оглавление
Ведение бумажного документооборота — трудоемкий процесс, который съедает ресурсы сотрудников отдела кадров. Специалисты ежедневно тратят много времени на заполнение заявлений, сбор подписей, согласование, отправку и архивирование документов. Это часто приводит к нарушению сроков, возникновению ошибок и потере документации.
С помощью КЭДО компании могут автоматизировать процессы кадрового делопроизводства и HR. Ведение кадрового документооборота онлайн значительно сокращает время персонала на выполнение рутинных задач и снижает риск ошибок.
Что такое КЭДО, возможности системы
Кадровый электронный документооборот — система для создания, подписи, обмена и архивации кадровой документации в цифровой форме. Эта технология позволяет отказаться от использования бумажных версий документов, при этом гарантируя их полное юридическое признание.
Основные возможности КЭДО:
Минимизация бумажной рутины. Можно создавать документы, справки и заявления, а также направлять отчеты в контролирующие органы в электронном формате без печати на бумаге.
Электронный учет. HR могут принимать новых сотрудников в онлайн-режиме, а кадровые специалисты — ввести электронные трудовые без необходимости работы с бумажной документацией.
Удаленный контроль за кадровым процессом. Нет необходимости следовать за каждым подписантом — в программе можно настроить путь для согласования документов и контролировать их продвижение через систему.
Быстрое оформление отпусков и отгулов. Кадровику не нужно устраивать опросы сотрудников о предполагаемых датах отпусков и сравнивать их с таблицами. Система может автоматически направлять напоминание о необходимости планирования отпуска, при этом они могут подать заявление в онлайн-режиме.
Массовая подпись нормативной документации. Новые сотрудники автоматически будут получать соответствующие регламенты и инструкции, которые смогут сразу подписать одной кнопкой.
Централизованное хранение в цифровом архиве. Вы можете выбрать систему кадрового ЭДО с размещением на собственных серверах. И тогда персональные данные ваших сотрудников и весь архив кадровых документов будет храниться безопасно on-premise. При этом в некоторых системах вы сможете настроить доступы к определенным документам только избранным сотрудникам, к примеру, кадровым специалистам и руководителям.
Обмен документов по email или в мессенджерах не является частью КЭДО, так как обмен кадровыми документами должен происходить только в специализированной системе. Более того обмен персональными данными работника и работодателя в мессенджерах не соответствует закону о персональных данных № 152 ФЗ.
Такой способ передачи документов неудобный, так как он не исключает необходимость дублирования файлов на бумажные носители. Кроме того, обмен документами через мессенджеры или электронную почту небезопасный, так как есть риск утечки и потери информации.
Преимущества КЭДО
КЭДО — полезный инструмент не только для отдела кадров, но и для всех сотрудников компании.
Почему внедрение КЭДО удобно для компании:
- Автоматизирует работу отдела кадров. Процессы работы с документами занимают в разы меньше времени, так как создать и отправить документ, собрать подписи и заявки можно за считанные минуты, не вставая из-за ПК, или со смартфона.
- Создает положительный HR-имидж. Перевод документооборота в цифровое пространство демонстрирует современность и технологичность компании, что помогает привлекать топовых специалистов. Возможность оформления документов онлайн позволяет нанимать сотрудников удаленно, что расширяет географию поиска специалистов.
- Экономит бюджет компании. После внедрения системы компания сможет минимизировать затраты на канцелярию, логистику, обслуживание принтеров и хранение документов.
- Оптимизирует время руководителя. Ему не нужно перебирать кипу бумаг для подписи — достаточно кликнуть по кнопке и можно сразу заверить десяток документов. И сделать это даже из командировки или прямо между деловыми встречами.
Преимущества системы для сотрудников:
- Минимизирует риск человеческого фактора. Сотрудникам не придется по 10 раз бегать в Отдел кадров и переписывать заявления на отпуск, перевод, отгул или больничный, если на какой-то из стадий кто-то допустил ошибку.
- Предоставляет возможность дистанционной работы. HR может нанять работника онлайн и ему не потребуется для оформления ехать в офис, отправлять важные документы почтой или курьером.
- Единый цифровой архив. В личном кабинете каждый работник в любое время может найти требуемый документ. Также там доступны актуальные шаблоны заявлений, поэтому не нужно будет идти к кадровикам.
- Безопасность данных. Информацию на бумажном носителе, оставленном в открытом месте, может увидеть посторонний, а в КЭДО доступ к документам есть только у их владельца и кадрового специалиста. К тому же, при выборе системы на собственных серверах безопасность будет обеспечена и с точки зрения доступа к системе, и с точки зрения доступа к самим документам.
Недостатки КЭДО
Основной недостаток — необходимость инвестировать в ПО и услуги по внедрению, однако эти затраты компенсируют снижение кадровой нагрузки за счет оптимизации процессов документооборота и экономии на расходных материалах для печати.
Обязательно ли внедрение КЭДО по законодательству
На данный момент внедрение электронного документооборота не обязательно — законодательство пока предоставляет компаниям выбор: вести кадровый документооборот на бумаге, в электронном формате или задействовать оба варианта. Однако сейчас государство поддерживает тренд цифровизации — в 2024 на ЭДО успешно перешли многие государственные организации и фонды. Поэтому есть все шансы, что в скором времени КЭДО сделают обязательным для всех компаний.
Документы, подлежащие подписи в КЭДО
В разделах 22.1−22.3 ТК РФ установлены правила, касающиеся КЭДО. Приведем основной перечень документов, которые направляют через систему:
- документы, касающиеся причин временного отсутствия на рабочем месте (отпуск, больничный и прочие случаи), а также поступление на работу (подписание трудового договора)
- всю документацию, связанную с работой на расстоянии, от предложения о занятии должности до оформления заработной платы
- персональные карточки работников
- планирование рабочего графика, календарь отпусков и регистрация трудовой деятельности сотрудников
- документы, изданные внутри организации
- указания и распоряжения руководства
- регламенты по выплате заработной платы
- регламенты по сбору личных данных и соглашения сотрудников на их обработку
В основном, ключевые кадровые документы компании можно оформлять онлайн через электронную систему, в основном это зависит от конкретной системы КЭДО.
Какие документы нужно печатать на бумаге
В третьем разделе 22.1 статьи Трудового кодекса РФ перечислены документы, которые необходимо оформлять на бумажном носителе. К ним относятся:
Акты о несчастном случае на производстве.
Приказы об увольнении.
Документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда.
Для ведения документации сотрудников, выполняющих работу на удаленке, достаточно КЭДО. Информация о расторжении трудовых отношений с такими специалистами может быть передана в цифровом формате, а бумажный экземпляр — отправлен по почте.
Какие электронные подписи требуются для КЭДО?
Электронная подпись, обладающая юридической значимостью, сопоставимой с физической, применяется для верификации электронных документов. Существует несколько категорий электронных подписей, которые могут быть применены для подтверждения разнообразных типов документов.
Как перейти на КЭДО
Расскажем подробно про все этапы перехода на КЭДО и приведем основные рекомендации по внедрению.
➞ Выбрать вид системы
У компании есть возможность выбрать один из двух вариантов системы:
- «Работа в России» — бесплатный государственный инструмент.
- Платные платформы от коммерческих разработчиков.
Государственный сервис — бесплатный, но с ограниченным функционалом, которого не хватит для большинства компаний. В таком случае можно разработать свою систему, что требует больших временных и финансовых затрат. А можно сразу купить готовое решение LDM.КЭДО, которое удовлетворит все потребности организации по ведению кадрового документооборота.
➞ Выбрать систему КЭДО
При выборе продукта нужно ориентироваться на размер компании, ее структуру и бюджет. Приведем основные критерии, которые помогут выбрать подходящую систему:
Функциональные возможности. Проверьте наличие ключевых возможностей системы по работе с кадровыми документами, включая их создание, архивирование, редактирование и электронное подписание.
Взаимодействие с другими системами. Изучите, какие виды интеграций система предлагает с другими платформами такими, как HR-систем, бухгалтерских программ и систем контроля доступа.
Защита данных. Убедитесь в том, что система гарантирует высокий уровень безопасности личных данных и обеспечивает конфиденциальность информации, а также поддерживает методы шифрования и настройку политики доступа.
Интуитивное управление. Проанализируйте, насколько удобен и понятен интерфейс системы. Он должен быть доступен всем сотрудникам, включая тех, кто не является экспертом в области информационных технологий.
Экономический аспект. Сравните цены на различные системы и пакеты услуг, чтобы выбрать тот вариант, который лучше всего соответствует вашему бюджету.
Техническая поддержка. Изучите условия предоставления технической поддержки и обучающих материалов для пользователей системы.
Существуют два варианта размещения системы — в облаке и на локальном сервере. Рекомендуем выбрать физический сервер, поскольку в этом случае информация и сама программа хранятся на ресурсах компании, что обеспечивает высокий уровень безопасности. Облачные хранилища подвержены риску отказа или хакерских атак, что может привести к временной недоступности.
При подборе системы управления электронными документами важно обратить внимание на ее статус на рынке — лучше выбрать вендора с опытом управления корпоративными документами. Кроме того, вам будет важен потенциал самого решения для будущего роста и масштабирования, а также возможности интеграции с другими IT-продуктами.
➞ Интегрировать в работу компании
Внедрение КЭДО — может происходить силами вашей ИТ-компании, самого разработчика или интегратора. Лучше всего начать процесс с аудита текущих процессов, чтобы реализовывать решение на основе актуальных и грамотных решений. Этот этап позволяет проследить все кадровые цепочки, выделить проблемные точки и процессы, которые требуют оптимизации или упразднения. Также во время аудита проводится проверка IT-системы, которой пользуется заказчик, на совместимость с системой КЭДО и ее дальнейшая адаптация под внедрение электронного документооборота.
➞ Подготовить документы
Чтобы осуществить переход на систему электронного документооборота, организации предстоит собрать необходимый перечень бумаг.
Следует разработать положение по электронному документообороту, где должен быть детально проработан процесс интеграции ЭДО:
1. Подробный план внедрения.
2. Процедура обучения работников.
3. Дедлайны на согласование документации.
4. Перечень документов, которые должны быть напечатаны.
Приказ по организации рабочего процесса с электронными документами, в котором необходимо указать:
- Наименование системы.
- Порядок получения доступа к программе.
- Перечень документов, которые подлежат ЭП.
- Сотрудники, участвующие в процессах КЭДО.
- Сроки, в которые подлежит уведомить работников.
- Дедлайны для перехода.
Помимо этот потребуется выпустить уведомление для сотрудников о внедрении КЭДО и согласие на переход, которое может дублировать информацию из уведомления.
➞ Настроить доступы к системе
Доступы к системе зависят от самого решения и его возможностей. Есть облачные решения и тогда ваши сотрудники заходят на специальный сайт и проходят там авторизацию. Есть системы КЭДО с размещением на ваших серверах, там вы сможете гибко настроить доступы к системе, авторизации в системе, а также просмотру или редактированию таких чувствительных документов, как трудовой договор с описанием зарплаты или дополнительного соглашения о переводе на другую ставку.
Как обучить сотрудников работе в КЭДО
Простое и понятное обучение необходимо в первую очередь для развеивания страхов сотрудников перед новой программой и создания здоровой цифровой среды. Если у команды уже есть опыт работы с IT-продуктами, то возможно будет достаточно разослать инструкции по новой системе.
Для обучения пользователей новичков можно организовывать вебинары, семинары или онлайн-уроки. Рекомендуется разработать регламенты, инструкции и базу знаний по работе с конкретной КЭДО.
Подводим итоги
КЭДО — система для автоматизации кадровых процессов, которая помогает компании экономить на бумажной рутине, оптимизировать человеческие ресурсы, хранить документы в единой цифровой экосистеме. С точки зрения законодательства электронный кадровый документооборот пока не является обязательным.
В процессе выбора системы важно учитывать масштаб организации, уровень сложности процессов и размер вложений. Важно выбрать надежного интегратора, который сможет бесшовно внедрить систему КЭДО в процессы компании, а также предоставить оперативную техподдержку и сопровождение.
Еще больше полезной информации в наших соцсетях
