Как выбрать систему электронного документооборота

Документооборот — процесс, который начинается с создания документа, и завершается перемещением его в архив для дальнейшего хранения. Процесс подразумевает выполнение множества действий — составление документа, его правки, согласование между ответственными лицами и целыми отделами. Часто приходится возвращаться к документам вновь и вновь — для уточнения, сверки, отчетности. Стоит ли говорить, что при работе с бумажными документами все эти действия становятся достаточно трудоемкими и затратными с точки зрения времени и сил.

Рациональный шаг — переход на систему внутреннего электронного документооборота организации, в рамках которой можно выполнять все привычные действия, но в цифровом формате, а значит, гораздо быстрее. Система позволяет создавать и согласовывать документы, обмениваться или, подписывать, «сдавать» в архив и возвращаться к ним снова, если есть такая необходимость.

При выборе системы электронного документооборота (СЭД) необходимо учитывать потребности, технологические цели и деловые задачи организации, а также наличие базовых функций системы. Основные функции:

• Возможность создания, изменения и комментирования документов, учета, согласования и подписания;
• Организация единого электронного архива с возможностью поиска документов;
• Оформление резолюций и отслеживание их выполнения;
• Возможность создавать отчеты;
• Поддержка разграничения доступа сотрудников к документам.

С учетом растущего спроса на СЭД, на рынке появляются различные варианты таких продуктов. Ключевыми критериями выбора решения остаются удобство его использования, надежность, функциональность, безопасность, мобильность и возможность интеграции с другими системами. Важный критерий — возможность оперативного внедрения решения, в том числе, силами собственной ИТ-службы компании, без привлечения разработчиков. Идеальная СЭД — очевидно, та, которую легко внедрить в вашу ИТ-инфраструктуру и настроить под ваши бизнес-процессы. Не менее важно, чтобы сотрудники вашей компании, то есть, основные пользователи СЭД, могли быстро начать использовать систему без длительного обучения.

Может показаться, что выбрать оптимальную СЭД для конкретного предприятия непросто, ведь важно учитывать множество индивидуальных моментов и критериев. Однако, есть общие рекомендации, на которые можно ориентироваться:

1. Определите внутренних заказчиков. Это может быть отдельный специалист или целые отделы, которые испытывают наибольшую потребность во внедрении системы. Можно определить так называемые «боли» отделов. К примеру, в случае с территориально распределенными командами существует задача по обмену документами друг с другом — эту проблему современная СЭД решит вполне успешно. Для коммерческого отдела плюсом будет оптимизация сроков согласования договоров, которую также обеспечит внедрение СЭД.
2. Определите цель проекта. Желательно сформулировать основную задачу внедрения системы. Цель не обязательно должна быть сложной, однако, она должна быть измеримой. Необходимо понимать эффект для бизнеса, который обеспечит СЭД.
3. Определите функциональность СЭД. Это будет легко сделать после того, как будет понятна сама цель проекта внедрения и внутренние заказчики. Практика показывает, что не более четверти функций, которые заказчики ищут в СЭД, фактически используются в повседневной работе.
4. Определите формат — индивидуальное или коробочное решение. В подавляющем большинстве случаев выбор делается в пользу «коробки». Это объяснимо: внедрение решения в таком формате позволяет достигнуть цели проекта максимально быстро. Но заказчик должен будет определенным образом подстраиваться под функции, которые есть в готовом решении, либо учесть возможность добавления кастомных доработок.

Мы рекомендуем вам найти в коллективе сотрудника, который начнет «пропагандировать» внедрение СЭД. Своим примером он сможет доказать эффективность системы и настроить других специалистов на то, что система электронного документооборота действительно необходима. Идеальным вариантом будет, если эту роль возьмет на себя кто-то из топ-менеджмента, имеющий авторитет, и, безусловно, готовый продемонстрировать, что он сам пользуется системой и считает ее эффективной. К примеру, генеральный директор компании может первым начать отправлять документы в работу руководителям. Затем руководители, в свою очередь, будут отправлять документы своим командам.

Что касается самого процесса выбора СЭД, то он должен быть коллективным, и участие в нем должны принимать буквально все — начиная от специалистов по кадрам и сотрудников отдела бухгалтерии до ИТ-отдела. Решение принимается в результате применения и перечисленных выше критериев, и других: для кого-то будет важна дружелюбность интерфейса, для кого-то — возможности масштабирования системы и ее производительность, кто-то сконцентрируется на функционале коробочной версии и на ее надежности, а для кого-то важной окажется стоимость СЭД. Ряд критериев может появиться непосредственно в процесса обсуждения, что тоже стоит учитывать.

LDM.Express — пример СЭД, которая способна устроить всех сотрудников и стать незаменимой в работе организации. Это готовое решение для работы с документами в компаниях среднего и малого бизнеса, которое позволяет решать как минимум две основные задачи — это работа с внутренней документацией и контроль исполнительской дисциплины сотрудников.

LDM.Express поставляется в коробочной версии и имеет формат веб-клиента. Что позволяет сотрудникам работать из браузера с любых устройств. Для удобства работы в системе у каждого пользователя есть личный кабинет. На главном экране рабочего стола пользователя расположены интерактивные виджеты, которые отображают всю важную и актуальную для пользователя информацию.

Все виджеты (всего их пять) связаны с основными разделами:

• «Документы» — место, где хранится документация, история взаимодействия с ними;
• «Сообщения» — место, где отображаются задачи и поручения до момента их исполнения. После исполнения поручения они автоматически переходят в архивную зону, что дает возможность пользователям работать только над актуальными задачами.

Есть возможность настроить получение уведомления о поступлении новых поручений на электронную почту.

В LDM.Express предусмотрен специальный функционал для контроля исполнительской дисциплины: пользователь может видеть исходящие и входящие задачи, а также всю историю изменений с документами, которые его интересуют. Так, "Канбан-доски" позволяют отслеживать процесс исполнения поручений. Есть возможность отслеживания задач и по всем подчиненным, и по конкретному сотруднику. Определить, какие задачи просрочены, позволяет календарь.

Также в LDM.Express реализован раздел «Проекты» — он будет особенно полезен строительным, юридическим компаниям и проектным учреждениям. Раздел представляет собой конструктов, в который пользователь может вносить документы по конкретному проекту, формировать собственную структуру папок для распределения документов, выгружать их в любом удобном виде. В разделе «Архив» хранятся отработанные поручения, списанные файлы, регистрационные карты. При необходимости пользователь может возвращаться к ним, отслеживать историю, сортировать и экспортировать.

Оценить все преимущества использования LDM.Express, безусловно, можно только «в полях», то есть на практике. Такая возможность есть и для этого вовсе не обязательно сразу приобретать «коробку» — можно познакомиться с СЭД поближе в рамках демо-версии: запросить к ней доступ можно, заполнив форму ниже.

При такой схеме взаимодействия успех обеспечен: СЭД устроит абсолютно всех, будет использоваться на практике и справляться со своими задачами.

Еще больше полезной информации в наших соцсетях