Оформление любых кадровых документов неизменно сопряжено с обработкой персональных данных сотрудников компании. Под обработкой документа имеют в виду целый комплекс действий:
Кто отвечает за безопасность данных
- сбор,
- запись,
- хранение,
- систематизация,
- обновление,
- передача,
- использование,
- удаление.
Работодатель в этом случае выступает в роли оператора персональных данных и несет ответственность за их сохранность. Если произойдет утечка чувствительных данных, компании грозит судебное разбирательство и штраф.
Работу оператора регулируют два нормативно-правовых акта:
1. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».
2. Приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 N 21 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
Чтобы избежать проблем с персональными данными, работодателю важно подойти к организации кадрового электронного документооборота комплексно.
Что обеспечивает безопасность КЭДО
Хранение данных
Существует два варианта размещения данных — локальное (на собственных серверах) и облачное (на удаленном сервере). У каждого варианта есть свои плюсы и минусы.
Локальное размещение (on-premise)
Локальный сервер обеспечивает высокий уровень контроля и защиты данных. Система КЭДО в этом случае развертывается во внутреннем контуре компании, что помогает снизить риск незаконного доступа к данным сотрудников. Кроме этого, в будущем можно будет доработать решение, чтобы оно закрывало больше задач.
При размещении данных on-premise, достаточно один раз получить письменное согласие сотрудников на обработку данных — потому что их видит только работодатель.
Минусы у локального размещения тоже есть:
- если собственного сервера нет, компании придется сначала на него потратиться;
- удаленным сотрудникам работать с локальной системой КЭДО чуть сложнее, чем с облачным решением.
Размещение в облаке
Облачные сервисы обеспечивают доступ к данным из любой точки мира. Это удобно для компаний с филиалами или удаленными сотрудниками. Однако такой подход несет риск утечки данных или несанкционированного доступа, а также требует дополнительной организации архива кадровых документов.
Важно! Согласий на обработку персональных данных уже нужно два — одно для работодателя-оператора, а другое — для облачного провайдера.
На что обратить внимание при выборе облачного КЭДО:
- методы шифрования данных;
- способы аутентификации (есть ли двухфакторная авторизация);
- резервное копирование данных и логирование процессов;
- местоположение и безопасность дата-центров (по закону сервера должны находиться только в России);
- проводился ли независимый аудит безопасности системы КЭДО;
- гарантии и ответственность, прописанные в договоре.
Малому бизнесу вполне может подойти облачная система КЭДО, но если компания хочет максимально контролировать безопасность данных, стоит выбрать локальное размещение. Например, государственные учреждения и банки реализуют кадровый документооборот только на собственных серверах.