Как изменилась жизнь банков с новыми требованиями регуляторов

29.11.2024

Какие изменения претерпело законодательство, касающееся документов? Как сейчас строится взаимодействие с регуляторами и как банкам теперь с этим жить? Ответы в этой статье.

Вы узнаете, как меняется подход к хранению документов в банках, какие новые пути развития выбирают финансовые учреждения для соответствия требованиям регуляторов. Мы также обсудим ключевые законодательные требования и рассмотрим реальные кейсы. Узнайте, как превратить новые вызовы в возможности для развития.

Ретроспектива: как раньше банки хранили документы

2015 год: банки уровня топ-15 интересуются электронным хранением документов. Они разрабатывают свои решения, внедряют продукты зарубежных вендоров или решения, построенные на зарубежных платформах. Регулятор запрашивает и получает ответы с копиями клиентских документов на бумаге.

2022 год: иностранные вендоры покидают российский рынок: процесс перехода на отечественные решения, стартовавший в 2014 году, ускоряется, возрастают риски применения западных платформ в России, даже имеющих хорошую поддержку локальными игроками.

2023 год: с 1 августа банки обязаны отчитываться перед регулятором в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи — независимо от места и формы хранения документов.

Письмо Банка России от 16.03.2023 №16-2-6-2/1323 изменило жизнь банков.

ФНС России принято решение о переносе срока вступления в силу Приказов ФНС России на 01.08.2023.

Согласно этому письму, положению Банка России от 06.11.2014 № 440-П и приказам ФНС России от 17.09.2021 №ЕД-7−2/816@ и №ЕД-7−2/817@, банки должны предоставлять регуляторам информацию в электронной форме.

Реальность: какие пути развития выбирают банки

Первый — продолжить создавать и хранить бумажные документы или их сканы на сетевых хранилищах.

Плюсы

Минусы

+ Это привычно.

+ Не нужно внедрять новые решения.

+ Не нужно проходить сложный процесс выбора нового для банка решения с последующим обучением технического персонала и пользователей.

- И электронных, и бумажных документов становится все больше.

- Документы занимают полезные площади.

- Осложнен поиск документов в архиве, особенно с учетом параллельного хранения бумажных и электронных документов, нет единой системы.

- Их обработка для предоставление регулятору трудозатратна: документы нужно отсканировать, переименовать и собрать в пакеты в соответствии с требованиями.

- Есть риск потери и повреждения документов.

Второй путь — это отказ от бумаги и переход к хранению документов в специализированной системе.

Плюсы

Минусы

+ Подготовка документов занимает меньше времени, возможна автоматизация процессов ввода документов, а обслуживание клиентов происходит намного быстрее.

+ Переход к хранению копий бумажных документов в электронном виде позволяет освободить площади.

+ Документы легко искать в системе, не нужно идти в архив или запрашивать документы в другом отделении.

- Электронное досье клиента для многих банков — новое решение, может не хватать внутренней экспертизы.

- Нужно пройти сложный для компании этап формирования требований и выбора решения.

В любом случае новые правила стали драйвером повышения интереса к теме цифровизации и автоматизации процессов, связанных с клиентскими документами.

Преимущества для клиента

С банками все понятно — а как же клиенты? Электронное досье клиента позволяет обслуживать клиентов по единым принципам во всех филиалах благодаря централизованному доступу к их документам, что также влияет и на скорость обслуживания, а значит, и на конкурентоспособность.

Хранение оцифрованных и изначально электронных документов по единым принципам позволяет одинаково хорошо обсуживать клиентов, пришедших в офис и отправляющих заявки на услуги и документы через ДБО.

Требования и ответы регуляторам: точки над i

Взаимодействие с клиентами и органами государственной власти, правила хранения и передачи регуляторам документов, а также автоматизации и оптимизации документооборота с учетом требований информационной безопасности описаны в следующих документах:

Положение Банка России от 06.11.2014 № 440-П:

— хранение клиентских документов;

— перечень документов и порядок их направления регулятору.

Положение Банка России от 28.06.2017 № 590-П:

— источники информации о заемщиках и порядок доступа к ним;

— порядок составления и ведения досье.

Приказ ФНС России от 17.09.2021 №ЕД-7−2/816@:

— оптимизация процесса отчетности с использованием телекоммуникационных каналов связи;

— предоставление копий клиентских документов в электронном виде, включая оцифрованные и изначально электронные документы.

Приказ ФНС России от 17.09.2021 №ЕД-7−2/817@:

— предоставление информации о заявках, залогах, сделках и других процессах, связанных с клиентами;

— автоматизация работы с документами, включая интеграцию с другими информационными системами.

Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ:

— обработка и хранение персональных данных;

— соблюдение информационной безопасности.

Все это нужно сделать в указанные сроки и с учетом действующего законодательства. Форматы документов подробно описаны в приказе ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7−2/628@.

Кроме того, необходимо формировать ответы на запросы регулятора — то есть предоставлять информацию и документы в отношении клиентов, по которым проводятся проверки. Как же это правильно сделать? Давайте разберемся, пошагово прописав весь цикл:

1. Банк получает запрос на клиентские документы в рамках сделки по СМЭВ.

2. Эксперт собирает информацию и документы, связанные с запросом. Перечень документов указан в запросе регулятора.

3. Эксперт анализирует собранные данные и формирует ответ на запрос, который включает в себя запрашиваемые документы, их перечень и сопроводительное письмо.

4. Отправка ответа регулятору через соответствующие каналы связи (СМЭВ).

Возможности LDM.Клиентское досье

Решение от LDM помогает организовать работу с документами: коробочная версия уже содержит преднастроенную структуру хранения, которая позволяет автоматизировать распределение разных типов документов по разделам.

Продукт LDM.Клиентское досье позволяет:

создавать и хранить досье физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

хранить продуктовое досье;

работать с электронными документами и копиями бумажных документов;

формировать подборки документов в формате регулятора;

создавать документы по готовому шаблону (решение предлагает более 150 карточек документов с их атрибутивным составом);

загружать документы через UI и API благодаря интеграции с другими системами;

осуществлять атрибутивный и полнотекстовый поиск, при необходимости сохраняя параметры поиска.

Отметим, что модель данных построена на связях, что позволяет не только создавать и хранить файлы, но и визуализировать их в виде графов и осуществлять навигацию по узлам, представляя информацию в различных разрезах.

А выгружать документы можно сразу в нужном формате — например, досье по ссуде выгружается в соответствии с Требованиями к составу и форматам предоставления информации в электронном виде из кредитного досье.

Такой способ хранения клиентских досье применяется не только в банках, но и в других компаниях — лизинговых, страховых и так далее.

Документов становится все больше, и оцифровка досье и хранение новых файлов сразу в электронном виде — это путь к оптимизации рабочих процессов. Заполните форму обратной связи, чтобы специалисты LDM рассказали вам, как прийти стандартизированному хранению и управлению клиентским контентом.

За три месяца:

✓ организовали работу с юридически значимыми документами;

✓ развернули микросервесную платформу для разработки контент-ориентированных приложений силами инсорс-команды;

✓ сформировали единое хранилище документов под различные бизнес-процессы;

✓ создали доступ клиентов и работников банка к актуальным файлам с возможностью быстрого поиска.

Другой банк, входящий в топ-100, выбрал внедрение коробочной версии, на 90% оставив стандартный функционал. Донастройка под нужды банка заняла три месяца. Было важно не тратить время и ресурсы на полноценную разработку, а развернуть микросервесную платформу. К тому времени команда LDM уже обладала опытом работы над подобными проектами, изучила рынок и учла потребности банков.

Сейчас системой пользуется 20 000 сотрудников банка, через нее проходит около 100 000 000 документов в день.

Количество клиентских досье увеличивается за счет общего роста кредитования, и эта тенденция никуда не исчезнет. Число запросов на демонстрацию решения LDM.Клиентское досье тоже растет. При этом количество изначально электронных документов, по данным СКБ Контур, в 2021—2022 годах выросло на 25%. Следовательно, нужно оптимизировать процессы и экономить ресурсы, иначе одними только документами будет заниматься огромный штат людей.

Кейсы клиентов

Банк, вошедший в топ-5, в 2022 году начал замену зарубежного ПО отечественным с внедрения платформы LDM. Зарубежные монолитные решения не позволяли быстро адаптироваться к потребностям бизнеса — доработки занимали полгода и более. Low-code и no-code технологии, удобная инфраструктура LDM и совместная разработка решений на базе единой платформы позволила:

✓ сократить стоимость владения системой до пяти раз;

✓ интегрироваться с десятками внутренних систем банка;

✓ настроить юридически значимый документооборот.