Заказать звонок
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня
Как делегировать право подписи кадровых документов
25.09.2025
В условиях большого объема документооборота и возможного отсутствия руководителя возникает необходимость в делегировании полномочий. Это позволяет не только оптимизировать рабочие процессы, но и избежать задержек в оформлении важных документов. В этой статье мы разберем особенности оформления делегирования права подписи, учитывая различные ситуации и необходимые документы, а также узнаем, можно ли подписывать кадровые документы по доверенности.
Что означает делегирование
Делегирование — это процесс передачи определенных прав и обязанностей от одного лица другому. В контексте кадрового документооборота это означает, что руководитель или уполномоченное лицо может передать право подписывать определенные бумаги другому сотруднику.
Когда необходимо делегирование
Делегирование может быть как временным, так и постоянным. Временное часто происходит в ситуациях, когда руководитель отсутствует (например, в отпуске или на больничном), а постоянное — когда требуется распределить обязанности из-за высокой нагрузки на руководителя.
Правовые основы делегирования полномочий
В России делегирование регулируется несколькими основными нормативно-правовыми актами, которые определяют как общие принципы, так и специфические правила для различных сфер деятельности.
Основные нормативные акты
Гражданский кодекс является основным законодательным актом, который регулирует вопросы делегирования в гражданских правоотношениях. Статьи 971−973 ГК РФ описывают порядок передачи полномочий, включая возможность передачи прав и обязанностей по договорам, а также условия, при которых это может быть осуществлено.
Трудовой кодекс РФ не регламентирует напрямую процедуру передачи права подписи кадровых документов, включая трудовые договоры. Он лишь указывает на такую возможность:
- статья 20 ТК РФ подтверждает, что работодатель может действовать через представителей, полномочия которых определяются учредительными документами и локальными актами;
- статья 57 ТК РФ обязывает указывать в трудовом договоре сведения о представителе работодателя и основания его полномочий, не конкретизируя сам механизм их передачи.
Правила оформления доверенностей, установленные статьей 185.1 Гражданского кодекса РФ, носят универсальный характер и применяются независимо от сферы их использования, будь то гражданско-правовые отношения, налоговые взаимодействия или подписание кадровой и бухгалтерской документации.
Пошаговая инструкция по делегированию права подписи
Руководитель компании может передать право подписи другому лицу двумя способами: через доверенность или приказ. Доверенность необходима, если сотрудник будет представлять компанию в отношениях с третьими лицами, например, с представителями контрагентов или банков. Также доверенность может быть выдана лицу, не являющемуся работником компании. Если действия уполномоченного работника ограничиваются внутренними процессами компании, целесообразнее оформить приказ на право подписи, что предусмотрено частью 6 статьи 20 ТК РФ.
Правила передачи права подписи через доверенность:
1. Составить текст.
2. Заверить (простая письменная форма — внутренние документы; нотариальная — для налоговой, суда, регистрации сделок).
3. Ознакомить сотрудника.
Правила передачи права подписи через приказ:
1. Подготовить проект.
2. Согласовать с юристами и кадровиками.
3. Зарегистрировать.
4. Ознакомить сотрудника под подпись. Требуется доп. соглашение к трудовому договору (сроки, объем работ, доплата, согласие сотрудника).
Постоянное делегирование и его ограничения
Срок: без ограничений или до отмены.
Причины:
- Распределение зон ответственности в крупной компании.
- Оптимизация нагрузки на топ-менеджмент.
Особенности:
- Требует внесения изменений в должностную инструкцию.
- Может быть отменено в любое время через новый приказ.
Временное делегирование
Срок: от нескольких дней до года.
Причины:
- Отпуск, больничный, командировка руководителя.
- Проектная работа (например, запуск нового отдела).
Особенности:
- Требует четкого указания срока в документе.
- Автоматически прекращается после истечения периода.
Важно учесть:
Доверенность на право подписи кадровых документов должна содержать исчерпывающий перечень кадровых документов, которые сотрудник имеет право подписывать. Общие формулировки недопустимы. Крайне нежелательно подписывать по доверенности трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, приказы об увольнении, а также связанные с отпусками по беременности и родам, уходу за ребенком.
Примеры приказа и доверенности
На законодательном уровне формы приказа и доверенности не установлены. Вы можете оформить их в произвольном виде, следуя правилам делопроизводства, установленным в вашей компании. Тем не менее, некоторые элементы должны быть обязательными:
в верхней части приказа укажите его номер, дату составления, название компании и населенный пункт, где зарегистрировано предприятие;
доверенность должна содержать обязательные сведения: дату выдачи, полные реквизиты организации-доверителя (название, ОПФ, ОГРН, ИНН), а также данные уполномоченного лица (ФИО, дата и место рождения, адрес регистрации, паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан).
Вводная часть как приказа, так и доверенности должна содержать причину или основание для передачи права подписи. В основной части перечислите тех, кому предоставляется это право, указав их должности, фамилии, имена и отчества, а также список документов, которые каждый из них имеет право подписывать.
Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет свою силу в течение одного года с момента выдачи. При необходимости указать другой срок (больше или меньше) его следует прямо прописать в тексте. Законодательство не устанавливает никаких ограничений по минимальному или максимальному сроку доверенности. Однако важно помнить, что срок нельзя устанавливать, ссылаясь на событие, которое может не произойти (п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 № 66).
Образцы формулировок:
Временное:
«В связи с отпуском директора Иванова И. И. с 01.10.2024 по 14.10.2024, право подписи финансовых документов делегируется главному бухгалтеру Петровой П.П.»
Постоянное:
«В целях оптимизации документооборота, главный бухгалтер Петрова П. П. наделяется правом подписи счетов-фактур без ограничения срока действия настоящего приказа.»
Полезные материалы для HR и кадровых специалистов
Рассказываем про изменения в законах, HR-новости, бесплатные вебинары
Полезные материалы для HR и кадровых специалистов
Рассказываем про изменения в законах, HR-новости, бесплатные вебинары
Риски и ответственность
Возможные ошибки и их последствия:
1
Неправильное оформление
Отсутствие четкой документальной фиксации делегированных полномочий (дополнительное соглашение, приказ, должностная инструкция) может привести к спорам и признанию подписанных бумаг недействительными.
2
Превышение полномочий
Если сотрудник подписывает документы, выходящие за рамки переданных ему функций, они могут быть признаны недействительными, а организация может понести убытки. Сам работник также может быть привлечен к ответственности.
3
Недостаточный контроль
Отсутствие контроля со стороны руководителя может привести к злоупотреблениям со стороны делегированного лица и причинению ущерба организации.
4
Делегирование ненадлежащему лицу
Передача полномочий сотруднику, не обладающему необходимой квалификацией или опытом, может привести к ошибкам и негативным последствиям для организации.
Полезные рекомендации
Четко определите документы, которые может подписывать делегат. Это поможет избежать путаницы и недопонимания.
Подбирайте работника с соответствующими компетенциями и опытом. Это должно быть лицо, которому вы доверяете, и которое понимает важность подписываемых бумаг.
Определите четкий срок действия делегирования. Это поможет избежать ситуации, когда полномочия остаются в силе дольше, чем необходимо.
Обеспечьте прозрачность процесса. Ознакомьте всех заинтересованных сторон с процессом делегирования и назначенным лицом.
Ведите учет всех документов, подписанных делегированным сотрудником. Это важно для отчетности и возможных проверок.
Итоги
Делегирование права подписи — важный инструмент оптимизации документооборота и повышения эффективности работы компании. Правильно организованный процесс передачи полномочий позволяет руководителю разгрузить себя от рутинных задач, сосредоточиться на стратегических вопросах, а также способствует развитию работников и повышению их ответственности.
Однако, необходимо помнить о юридических нюансах и соблюдать установленные правила. Четкая формулировка полномочий в приказе или доверенности, определение круга подписываемых документов, а также контроль за исполнением — ключевые факторы успешного и безопасного делегирования.
Для обеспечения прозрачности и готовности к отчетности и проверкам, необходимо контролировать всю документацию, подписанную по доверенности. Системы электронного документооборота значительно упрощают этот процесс. Например, с помощью использования наших продуктов LDM.КЭДО и LDM.Документооборот вы сможете отслеживать все действия с документов, включая подписание. Можно легко увидеть, кто и когда подписал документ, какой была версия документа на момент подписания и какие изменения были внесены после.
