Сотрудники нарушают дедлайны по задачам? Если так происходит регулярно, руководителю стоит поработать над исполнительской дисциплиной в отделе. Как это можно сделать без лишних усилий — рассказываем в статье.
Что такое исполнительская дисциплина
Под исполнительской дисциплиной понимают то, как сотрудники относятся к поставленным задачам. Эту метрику обычно используют в своей работе управленцы и руководители отделов.
В идеале уровень исполнительской дисциплины должен стремиться к 100%, но в реальности так бывает довольно редко. Сотрудники работают с разной скоростью и эффективностью, да и руководители ставят задачи по-разному — все это в итоге влияет на результат.
Почему сотрудник срывает дедлайны
На исполнительскую дисциплину влияет множество факторов, и проблемы с ответственностью у сотрудника — не самая частая причина срыва дедлайна. Вот, из-за чего еще поручения руководителя выполняют с опозданием.
Неправильная постановка задачи — одна из самых частых причин. Впрочем, это легко исправить, если руководитель начнет применять специально разработанные шаблоны или формулировать суть задачи по методике SMART. Сотруднику в этом случае стоит поработать над пониманием задачи — самостоятельно формулировать то, что от него хотят и согласовывать свои действия с руководителем в самом начале.
Нереалистичный срок выполнения. Конечно, очень хочется, чтобы все задачи были готовы «еще вчера», но так не бывает. Руководитель должен понимать, что кроме отдельных поручений, у сотрудника всегда есть «текучка» — регулярные задачи, которые он должен выполнять. Если на сложное поручение менеджер дает всего несколько часов, проблема явно не в сотруднике. Лучше всегда закладывать небольшой люфт на форс-мажор и ставить дедлайн, отталкиваясь от среднего времени выполнения предыдущих аналогичных заданий.
Задач слишком много. Если сотрудник перегружен задачами, неудивительно, что какую-то он не успеет сдать в срок. Здесь стоит объективно сравнить общее количество задач в месяц каждого сотрудника отдела и перераспределить поручения, если у кого-то есть перекос.
Несмотря на то, что следят и анализируют исполнительскую дисциплину руководители, сотрудники тоже могут отслеживать свои показатели — в этом помогают виджеты в таск-трекерах и системах электронного документооборота (СЭД). Сервисы даже могут присылать уведомления на почту и в мессенджеры, если про какую-то задачу забыли.
Даже если исполнительская дисциплина ухудшилась всего у одного сотрудника, это повлияет на уровень всего отдела. Часто бывает, что задачу не выполняют в срок не потому что все причастные откладывали дела в долгий ящик, а потому что на старте проекта кто-то один не выполнил свою часть вовремя.
В компании нет удобной системы планирования и постановки задач. Задачи стоит ставить в едином канале, а не сразу в нескольких — почте, по телефону, в мессенджере. Так сотрудники будут сразу видеть, что для них есть новое поручение.