Исполнительская дисциплина: что это и как ей управлять
12.04.2024
Сотрудники нарушают дедлайны по задачам? Если так происходит регулярно, руководителю стоит поработать над исполнительской дисциплиной в отделе. Как это можно сделать без лишних усилий — рассказываем в статье.
Что такое исполнительская дисциплина
Под исполнительской дисциплиной понимают то, как сотрудники относятся к поставленным задачам. Эту метрику обычно используют в своей работе управленцы и руководители отделов.
В идеале уровень исполнительской дисциплины должен стремиться к 100%, но в реальности так бывает довольно редко. Сотрудники работают с разной скоростью и эффективностью, да и руководители ставят задачи по-разному — все это в итоге влияет на результат.
Несмотря на то, что следят и анализируют исполнительскую дисциплину руководители, сотрудники тоже могут отслеживать свои показатели — в этом помогают виджеты в таск-трекерах и системах электронного документооборота (СЭД). Сервисы даже могут присылать уведомления на почту и в мессенджеры, если про какую-то задачу забыли.
Даже если исполнительская дисциплина ухудшилась всего у одного сотрудника, это повлияет на уровень всего отдела. Часто бывает, что задачу не выполняют в срок не потому что все причастные откладывали дела в долгий ящик, а потому что на старте проекта кто-то один не выполнил свою часть вовремя.
Почему сотрудник срывает дедлайны
На исполнительскую дисциплину влияет множество факторов, и проблемы с ответственностью у сотрудника — не самая частая причина срыва дедлайна. Вот, из-за чего еще поручения руководителя выполняют с опозданием.
- Неправильная постановка задачи — одна из самых частых причин. Впрочем, это легко исправить, если руководитель начнет применять специально разработанные шаблоны или формулировать суть задачи по методике SMART. Сотруднику в этом случае стоит поработать над пониманием задачи — самостоятельно формулировать то, что от него хотят и согласовывать свои действия с руководителем в самом начале.
- Нереалистичный срок выполнения. Конечно, очень хочется, чтобы все задачи были готовы «еще вчера», но так не бывает. Руководитель должен понимать, что кроме отдельных поручений, у сотрудника всегда есть «текучка» — регулярные задачи, которые он должен выполнять. Если на сложное поручение менеджер дает всего несколько часов, проблема явно не в сотруднике. Лучше всегда закладывать небольшой люфт на форс-мажор и ставить дедлайн, отталкиваясь от среднего времени выполнения предыдущих аналогичных заданий.
- Задач слишком много. Если сотрудник перегружен задачами, неудивительно, что какую-то он не успеет сдать в срок. Здесь стоит объективно сравнить общее количество задач в месяц каждого сотрудника отдела и перераспределить поручения, если у кого-то есть перекос.
- В компании нет удобной системы планирования и постановки задач. Задачи стоит ставить в едином канале, а не сразу в нескольких — почте, по телефону, в мессенджере. Так сотрудники будут сразу видеть, что для них есть новое поручение.
Как контролировать исполнительскую дисциплину
«Как следить за исполнительской дисциплиной?» — вопрос, который рано или поздно задает любой руководитель. Можно, конечно, считать процент выполненных вовремя задач вручную, но проще всего воспользоваться благами автоматизации. Проще говоря, настроить автоматический сбор аналитики.
Например, встроенные виджеты в СЭД LDM. Express показывают всю необходимую статистику в режиме онлайн: руководитель может сразу увидеть, сколько поручений сотрудник выполнил без опозданий, а сколько задач еще в процессе выполнения. Там же видно и загрузку каждого подчиненного. А еще можно формировать отчеты о задачах сотрудника с планируемым дедлайном и фактической датой выполнения.
Сотрудники тоже могут следить за своими делами с помощью еще одного полезного инструмента — канбан-доски. За счет своей наглядности она сразу показывает, на каком этапе находится конкретное поручение.
Можно ли заложить исполнительскую дисциплину в KPI
Работодатель может установить в качестве KPI (ключевого показателя эффективности сотрудника) коэффициент исполнительской дисциплины. Порядок действий в этом случае будет таким:
1. Принимается решение о способе расчета коэффициента исполнительской дисциплины и целевой планке показателя для разных должностей.
2. Разрабатывают Положение о KPI или другой аналогичный ЛНА, в котором закрепляют выбранный способ расчета и коэффициенты. Также можно дополнить коллективный договор.
3. В завершении дополняют систему мотивации сотрудников премиями или надбавками по новому KPI.
Помните о том, что ухудшать условия оплаты труда или устанавливать штрафы за невыполнение KPI работодатель не имеет права — за это может оштрафовать Трудинспекция
Формула расчета коэффициента исполнительской дисциплины:
Как «расшифровать» коэффициент исполнительской дисциплины
Просто рассчитать уровень исполнительской дисциплины недостаточно, нужно регулярно его отслеживать, сравнивать с предыдущими результатами и анализировать причины изменений.
Коэффициент исполнительской дисциплины
Коэффициент исполнительской дисциплины и о чем говорит показатель
О чем говорит показатель
от 0 до 0,5
До половины задач выполняют с нарушением дедлайна, надо срочно принять меры
от 0,5 до 0,7
Результат ниже среднего, руководителю стоит разработать план по повышению уровня исполнительской дисциплины.
от 0,7 до 0,9
Исполнительская дисциплина на хорошем уровне, с «отстающими» сотрудниками можно поработать индивидуально.
от 0,9 до 1
С исполнительской дисциплиной все в порядке.
Когда отдел только начинает использовать новую систему для работы — таск-трекер или СЭД — коэффициент исполнительской дисциплины может быть ниже ожидаемого. Так может получиться из-за того, что члены команды просто забывают отмечать выполненные поручения, а фактически все делают вовремя.
Анализировать исполнительскую дисциплину стоит регулярно, например, раз в месяц. Для этого можно настроить в системе электронного документооборота ежемесячную отправку отчета по работе своих сотрудников. Так руководитель сможет оценивать показатель в динамике.
Кроме анализа коэффициента исполнительской дисциплины, можно анализировать и фактическую загрузку. Чтобы сотрудники не выгорали от постоянного наплыва задач, надо распределять задачи и планировать занятость равномерно.
Оптимизировать работу с документами и повысить уровень исполнительской дисциплины поможет система электронного документооборота LDM.Express. В ней можно быстро ставить задачи, отслеживать их выполнение и согласовывать документы. А встроенные виджеты и канбан-доска упростят работу сотрудников. Оставьте заявку на демонстрацию LDM.Express прямо сейчас.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Это мера того, насколько сотрудники своевременно и качественно выполняют поставленные задачи. Она отражает культуру ответственности в команде и напрямую влияет на операционную эффективность бизнеса.
На это есть несколько причин:
- некорректное ТЗ или задача;
- сроки, несопоставимые с объемом работ;
- высокая загрузка сотрудника;
- нет единой системы постановки задач — например, когда специалиста заваливают поручениями на почте, в мессенджере и CRM одновременно.
Исполнительская дисциплина рассчитывается по формуле:
Однако собирать данные проще с помощью СЭД или таск-трекера с автоматической аналитикой.
Коэффициент исполнительской дисциплины =
(Количество задач, выполненных в срок / Общее количество задач) x 100%
Однако собирать данные проще с помощью СЭД или таск-трекера с автоматической аналитикой.
Да. Для этого закрепите порядок расчета и целевые значения в локальных нормативных актах, таких как Положение о KPI. Применять систему штрафов запрещено, вместо этого мотивируйте команду премиями за стабильно высокий коэффициент.
Современные системы электронного документооборота (СЭД), такие как LDM.Express, позволяют:
- ставить задачи в одном канале;
- отслеживать статус выполнения через канбан-доску;
- получать автоматические отчеты и уведомления;
- анализировать загрузку сотрудников и избегать перегрузок.
Советуем проводить оценку раз в месяц. Это позволит отслеживать динамику, выявлять системные проблемы и своевременно корректировать процессы. Отдельного анализа требует период внедрения новых цифровых инструментов, так как в первые недели показатели могут снижаться из-за адаптации.
Даже одно «слабое звено» может тормозить весь проект. Проведите личную беседу: возможно, человек перегружен, не до конца понимает задачу или сталкивается с техническими сложностями. Иногда проблема решается простой корректировкой процессов, а не заменой сотрудника.
