Госключ для бесплатной электронной подписи в КЭДО
19.12.2024
Цифровизация планомерно внедряется в наш мир, предлагая современному рынку множество технологичных инструментов и сервисов. В особенности это касается бизнес-сегмента и делопроизводства. Одним из таких инновационных решений стал Госключ, который значительно упростил документооборот и избавил сотрудников от бумажной рутины.
Только представьте, что теперь подписывать контракты, сдавать отчеты и отправлять запросы можно всего в пару кликов, не выходя из дома или офиса. В статье мы расскажем, что такое Госключ, как он работает, какие документы можно подписывать и чем полезен Госключ для кадрового ЭДО.
Что такое Госключ и чем он полезен бизнесу
Мобильное приложение Госключ позволяет удаленно выпускать сертификат электронной подписи, не посещая при этом удостоверяющий центр. Воспользоваться приложением может любой гражданин РФ. Достаточно подтвердить свою учетную запись на Госуслугах, которые как раз и выполняют роль удостоверяющего центра. Ключи Э П хранятся в самом приложении. Для их использования не нужны токены и sms-пароли.
Благодаря Госключу можно удостоверить подлинность документации, подтвердить их юридическую значимость и исключить риск возникновения подделок. Электронные подписи обеспечивают безопасность и конфиденциальность данных, что критически важно при обмене информацией.
Электронная подпись Госключ бывает двух видов: усиленная квалифицированная ЭП (или УКЭП) и усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП).
Перед тем как скачать Госключ и внедрить его в работу компании, необходимо узнать о плюсах и минусах приложения.
Преимущества и недостатки Госключа
Госключ имеет свои плюсы и минусы. Рассмотрим основные преимущества приложения.
- Предельная безопасность. Приложение Госключ работает на основе современных криптографических методов. ЭП защищена от подделок, что гарантирует целостность и подлинность документов. Двухфакторная аутентификация и шифрование данных создают дополнительную защиту и предотвращают несанкционированный доступ. Работа с кадровыми документами внутри предприятия становится безопаснее.
- Признание со стороны государства. Электронная подпись Госключ полностью соответствует требованиям законодательства РФ и имеет юридическую силу.
- Можно подписывать документацию удаленно. Достаточно зайти в приложение и подписать нужные документы. Это особенно удобно для удаленных сотрудников, так как не нужно ехать в офис или специализированные учреждения.
- Возможности интеграции. Госключ можно внедрить в систему КЭДО либо в самих информационных системах компании, либо на портале «Работа России».
- Приложение бесплатное, как ПЭП ЕСИА и ПЭП;
- Можно использовать для подписания всех типов документов, как УКЭПом, так и УНЭПом.
Электронная подпись Госключ — это не чудодейственный инструмент, который решит все ваши проблемы с кадровым документооборотом. Несмотря на внушительный список преимуществ, приложение имеет свои минусы.
Среди недостатков Госключа выделяют:
— Ограничения в использовании. Сервис работает только через мобильное приложение на смартфоне. Без него воспользоваться ЭП не выйдет;
— Необходимо подтвердить свой профиль на Госуслугах. Однако он есть далеко не у каждого. Может случиться так, что часть персонала сможет оформить ЭП Госключ, а остальным придется выпускать ЭП в другом месте.
— Дополнительные шаги в маршрутизации документа. Госключ — это не система электронного документооборота. Первым делом сотруднику необходимо ознакомиться с документом на ПК в информационной системе работодателя или на портале «Работа России». Далее войти в приложение на смартфоне и кликнуть на кнопку «Подписать».
Несмотря на все минусы, приложение обретает массовую популярность среди компаний и физических лиц. Например, некоторые интегрируют Госключ с системой КЭДО. Однако и здесь есть свои нюансы, о которых мы расскажем далее.
Подходит ли Госключ для КЭДО
Приложение Госключ можно внедрить в системы КЭДО. Но далеко не все поддерживают данную функцию, что накладывает определенные ограничения при работе с кадровой документацией.
Преимущества интеграции Госключа и КЭДО:
Бесплатное получение подписей
Все расходы на создание и получение подписей берет на себя работодатель согласно Трудовому Кодексу Р Ф. Организации не нужно следить за сроком действия ЭП, тратиться на выпуск и перевыпуск ЭП для персонала. При необходимости сотрудники могут самостоятельно выпустить нужную электронную подпись.
Простой алгоритм выпуска ЭП
В приложении Госключ физлицу можно быстро выпустить как УКЭП, так и УНЭП. Также руководитель может попросить сотрудника выпустить УНЭП, заключив перед этим с ним ряд соглашений, чтобы он самостоятельно подписывал документы.
Удобное подписание документов
Чтобы подписать договор или заявление, токены не нужны (физические носители). Сотруднику достаточно скачать приложение на телефон. Это удобно, так как подписать документ можно удаленно из любой точки мира.
Госключ особенно актуален в ситуации, когда сотрудник только устраивается в компанию. Пока происходит оформление и обработка персональных данных работника, организация не может выпустить для него УНЭП через систему КЭДО. Однако документы все равно подписать нужно. И тут на помощь приходит Госключ, который позволяет полностью отойти от бумаги и оформить сотрудника удаленно в электронном формате.
При выборе системы КЭДО обращайте внимание не только на ее функционал, но и на возможность интеграции с Госключом. К таким комплексным решениям относится LDM.КЭДО.
LDM.КЭДО — это многофункциональная система, которая позволяет безопасно обмениваться кадровыми документами с сотрудниками. В ней можно подписывать документацию всеми видами электронных подписей, в том числе и Госключом, что упрощает переход компании на КЭДО.
Благодаря интеграции Госключа и LDM.КЭДО оптимизируется работа с удаленными сотрудниками, сокращаются финансовые издержки на покупку канцелярии и логистику. Все подписанные документы хранятся в системе, доступ к которым можно разграничивать для конкретных специалистов.
Сотрудники могут сами подписывать документы через Госключ, не привлекая к процессу руководителей и работодателя. Все ЭП в системе LDM.КЭДО имеют юридическую значимость и приравниваются к рукописным.
Однако далеко не все документы можно подписывать Госключом, что накладывает определенные ограничения при работе с документацией.
Какие документы можно подписать Госключом
Приложение Госключ физлица могут использовать для заключения договоров, сделок, отправки заявлений и иных действий юридического характера на портале Госуслуг и коммерческих площадках, которые интегрированы в цифровую платформу.
Получение УНЭП Госключ необходимо для подписания следующей документации:
Кадровых документов, а именно трудовых договоров, приказов и ЛНА. Исключение — документы, которые нужно оформлять только в бумажном формате: приказы об увольнении, материалы по охране труда, бумажные трудовые книжки. Все это прописано в статье 22.1 ТК РФ;
Договоры купли-продажи автомобильного транспорта;
Договоры с операторами связи;
Договоры на платное обучение в высшем учебном заведении.
Единственный момент: чтобы подписание документации УНЭП было легальным, необходимо подписать ряд соглашений с другой стороной. В противном случае подпись не будет иметь юридической силы.
Благодаря УКЭП Госключ можно подписывать такие документы, как:
Заявление о регистрации и прекращения деятельности индивидуального предпринимателя;
Заявление о расторжении брака;
Документы, подтверждающие регистрацию ЮЛ;
Заявления об исправлении технической ошибки в данных ЕГРН;
Иные документы, которые можно подписывать усиленной КЭП.
Несмотря на то, что список документов, которые можно подписывать УКЭП и УНЭП Госключ, незначительный, его планомерно расширяют.
Чтобы подписать документацию Госключом, необходимо выпустить сертификат электронной подписи в приложении.
Бесплатное подключение подписи через приложение Госключ
Выпустить сертификаты УНЭП и УКЭП в Госключе можно бесплатно. Чтобы получить УНЭП, нужны лишь подтвержденная учетная запись на Госуслугах и приложение на телефоне. Помимо выпуска УНЭП Госключа в нашей системе LDM.КЭДО также есть встроенный сервис единого выпуска сертификата НЭП для сотрудников.
УКЭП выпустить физлицу проблематичнее. Есть два варианта ее получения.
Первый — пройти дополнительную идентификацию личности. Однако помимо учетной записи на Госуслугах требуется загранпаспорт нового поколения и смартфон с NFC-модулем, который считывает персональные данные.
Второй — подтвердить свою личность для оформления квалифицированной электронной подписи в Госключе через биометрию. Данная услуга стала доступна с весны 2023 года.
Мы составили для вас чек-лист по выпуску бесплатной НЭП в Госключе.
Скачайте приложение Госключ на свой мобильный телефон.
Пройдите регистрацию в приложении — для этого нужно авторизоваться на Госуслугах, чтобы система получила доступ к вашим персданным, необходимым для выпуска сертификата.
Изучите лицензионное соглашение и создайте пароль, чтобы обезопасить данные от несанкционированного доступа. Обратите внимание, что его нужно будет вводить каждый раз, когда вы заходите в приложение.
Получите сертификат подписи. Чтобы сгенерировать ключи ЭП, хаотично двигайте пальцем по экрану телефона, затем система создаст сертификат за вас. Обязательно проверьте всю информацию на ее корректное заполнение. Далее кликните на кнопку «Подписать» и получите подпись.
Электронную подпись в приложении Госключ человек может создавать неограниченное количество раз. Однако действует правило: одна подпись на одно устройство, например, телефон или планшет. Если вы потеряете свой гаджет или забудете пароль, ЭП можно выпустить заново.
Как подписать документы Госключом
Обычными УКЭП и УНЭП документы подписываются с любого устройства, будь то ПК, смартфон, ноутбук или планшет. Госключом же пользователи могут подписать документ только в самом приложении и только с телефона, на котором выпускалась ЭП.
Отправка документации на подпись осуществляется либо через портал Госуслуг, либо через систему кадрового ЭДО, которая интегрирована с Госключом. К таким решениям относится LDM.КЭДО.
Стоит отметить, что в случае с системой КЭДО документ сначала также отправляется на Госуслуги, а потом уже в сам Госключ.
Чтобы подписать документы в LDM. КЭДО через Госключ, следуйте инструкции.
1
Создайте документ в самой системе или загрузите в нее уже готовый вариант.
В Госключ вы можете отправить все кадровые документы, которые подписываются УНЭП и УКЭП физическими лицами. Исключение составляют приказы об увольнении, документы о несчастном случае на производстве, материалы с инструктажами и техникой безопасности.
Обратите внимание, что Госключ поддерживает файлы только в определенных форматах: PDF, XML, TIFF, JPEG, TXT. Документы в других форматах придется конвертировать, чтобы получилось их подписать. Также в Госключе нельзя подписывать пачку документов разом, придется отправлять каждый файл по отдельности. В то время как УНЭП можно подписывать все собранные документы сразу.
2
Выберите вид подписи — неквалифицированная ЭП или квалифицированная ЭП. Далее кликните в списке на пункт «Отправить в Госключ».
3
Документ из системы КЭДО отправится в Госключ. Пользователю придет уведомление в приложении, что появился новый файл на подписание.
На ознакомление и подписание документа в приложении отводится 24 часа. В противном случае система автоматически его удалит и придется отправлять его повторно.
Если у вас сразу несколько устройств с сертификатами, уведомление о новом документе на подпись отправится на каждое из них. Документ можно подписать на любом привязанном девайсе. После подписания информация о файле удалится с остальных устройств.
Подводим итоги
Госключ — это мобильное приложение, с помощью которого можно быстро подписать кадровые документы УНЭП или УКЭП. Выпуск сертификата осуществляется удаленно, необходимо только подтвердить свою учетную запись в Госуслугах.
Приложение полностью бесплатное, обеспечивает максимальную безопасность документов за счет двухфакторной аутентификации и шифрования данных. Его можно интегрировать с системой КЭДО для систематизации кадрового электронного документооборота.
Еще больше полезной информации в наших соцсетях
