Электронный архив документов
25.02.2025
Работа с документами — неотъемлемая часть бизнес-процессов любой компании. Ежедневно сотрудники обрабатывают кучу юридической, финансовой, кадровой, внутренней и другой документации. С ростом предприятия количество бумаг постепенно растет, полки офисных архивов забиты и неструктурированы. А чтобы найти нужный документ, уходит много времени.
Здесь на помощь приходит цифровизация. Электронные архивы упрощают процедуру хранения, наводят порядок и структурируют информацию. Поиск и обработка документов занимает пару минут, позволяя специалистам избавиться от рутины и выполнять более важные для бизнеса задачи.
В статье мы расскажем, что такое электронный архив, поговорим о его видах и требованиях, которые предъявляются к хранению документов. Также мы составили для вас чек-лист по созданию цифрового архива в компании.
Что такое электронный архив документов
Немного про закон: согласно статье 17 ФЗ от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле», все организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в том числе и по личному составу) в течение нормативных сроков их хранения.
Документы поступают в компанию либо на бумажных, либо на цифровых носителях. Подлинники необходимо хранить именно в том формате, в котором они поступили. Следовательно, бумажная документация отправляется в обычный архив, а цифровая — в электронный.
Исходя из формы хранения, электронный архив бывает двух видов:
1. Физические носители — например, те же диски или флешки. Их лучше размещать отдельно от бумажного архива. Важно, чтобы металлические стеллажи или шкафы были заземлены и размагничены. Такой способ хранения подойдет, если нет необходимости поддерживать юридическую силу электронных документов, они имеют ограниченный доступ и их запрещено хранить в цифровых системах.
2. Специализированные системы для хранения электронных документов (СХЭД) — представляют собой цифровые решения, которые соответствуют всем законам в области информационных систем, требованиям безопасности и защиты данных.
Система электронного архива позволяет хранить копии бумажных оригиналов или цифровые оригиналы. Их загружают на защищенные сервера, к которым у ответственных сотрудников есть доступ. Размещая файлы в электронном архиве, вся информация индексируется. В документе задаются данные для быстрого поиска, такие как номер договора, адрес, ФИО или другая нужная информация. Благодаря электронным системам можно оперативно передавать, распечатывать сканы документов или высылать цифровые оригиналы в контролирующие органы по запросу.
Организация электронного архива на предприятии не требует установки дополнительных программ или оборудования. Доступ к системе в онлайн-режиме позволяет работать с документами из любого офиса, города или страны. Нужно лишь выдать ответственным сотрудникам пароли для входа в архив и настроить разграничения ролей.
Типы электронных архивов
По срокам хранения выделяют два типа электронных архивов.
- Оперативный — предназначен для документов, срок хранения которых не превышает 10 лет. Чаще всего в качестве хранилища выбирают систему электронного документооборота (или СЭД), работа осуществляется по правилам классического делопроизводства.
- Долговременный — подходит для цифровых документов, которые нужно хранить более 10 лет или бессрочно. Их в обязательном порядке передают в электронный архив.
По сути, электронный архив — это единая база для структурированного хранения цифровых документов. Он обеспечивает сохранность и достоверность всей документации на протяжении сроков хранения.
При формировании электронного архива государственные органы и компании опираются на приказ Росархива от 31 июля 2023 года № 77. В документе прописаны все правила организации хранения, комплектования, учета и обеспечения целостности цифровых документов.
Требования хранения документов в электронных архивах
При хранении электронных документов следует придерживаться Приказа Министерства Культуры № 526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». Пункт 2.30 Правил в редакции от 2015 года гласит:
В архив необходимо сдавать два экземпляра электронных документов и размещать их на разных носителях;
Архив должен включать в себя все требуемые программы и технические устройства для чтения, копирования и перезаписи;
Сотрудники обязаны следить за сохранностью электронных документов и предотвращать их утрату, а также несанкционированное распространение, уничтожение и искажение сведений.
Обратите внимание, что хранение двух экземпляров ЭД в архиве — необходимость. Если с одним из них что-то случится, его можно будет восстановить.
Полезные материалы для руководителей и ИТ-специалистов
Рассказываем про изменения в законах, новости, бесплатные вебинары
Виды электронных архивов
Электронный архив может быть локальным, облачным или представлен архивным хранилищем в СЭД. Давайте подробнее разберем каждый из видов.
Локальный
Документы хранятся на специальном сервере в компании. Они могут размещаться в отдельных папках операционной системы, однако в таком случае поиск документации будет ограничен ее возможностями.
Облачный
Некоторые операторы электронного документооборота предлагают компаниям специальный сервер для хранения цифровых документов. Согласовав условия, предприятие получает доступ к облаку через интернет. Основное преимущество такого метода — нет необходимости самостоятельно организовывать архив. Из минусов выделяют сложности с поиском и структурированием документации в самом хранилище. Также облачные серверы имеют проблемы с защитой информации. Есть риск утечки данных и несанкционированного доступа.
Внутри системы СЭД
- надежная защита от утечки данных — в системе можно настроить и разграничить права доступа для каждой категории сотрудников;
- быстрый поиск — можно найти нужный документ в пару кликов по заданному параметру, например, дате, типу документа и т. д.;
- контроль за движением и использованием документации — в СЭД есть функция отслеживания всех перемещений и изменений документа на любом этапе маршрутизации;
- хранение документов в системе позволяет автоматизировать процессы — к примеру, настроить автоматическую утилизацию документов, у которых истек срок хранения;
- интеграция с другими сервисами — можно доработать СЭД путем интеграции готовых или самостоятельных решений.
Как создать электронный архив организации
Мы составили для вас чек-лист, который поможет вам подготовиться и организовать электронный архив в компании.
1. Определите необходимый функционал архива. Для этого обозначьте цель создания архива и задачи, которые он должен решать.
2. Проанализируйте деятельность вашей компании. Составьте список используемых средств коммуникации и задействованных субъектов. Решите, какие объекты документооборота основные, а какие — второстепенные.
3. Выберите вид электронного архива. Метод хранения документации и получения данных зависит от потребностей самой компании. Это может быть локальный, облачный архив или полноценная цифровая система.
4. Подготовьте перечень типов документов для хранения в архиве и схему систематизации. Разработайте регламент по приему и передачи электронной документации в архив, опираясь на Правила № 77. В нем же следует утвердить архивные учетные формы.
5. Приказом руководителя настройте права доступа к электронному архиву. Назначьте ответственных сотрудников за его ведение и сохранность.
6. Перенесите оцифрованные документы в архив. Проверьте носители на соответствие требованиям ГОСТа, после чего отправьте их в систему хранения.
Важно! Сканировать бумажную документацию можно постепенно. В первую очередь внесите в базу цифрового архива те документы, которые были оформлены в течение последнего года, так как обычно они более востребованы.
Сервис для ведения цифрового архива
Компания LDM предлагает специализированное решение для организации электронного архива — LDM.Цифровой архив. Система предназначена для поиска, хранения, управления и утилизации документов.
Функциональные возможности LDM.Цифровой архив:
Хранение документов — как оригинальных электронных, так и сканированных копий бумажных документов без изменения метаданных;
Удобный поиск — полнотекстовый и атрибутивный поиск позволяют быстро находить нужные вам документы по их содержимому и реквизитам;
Формирование перечня документации на экспертизу ценности — автоматическое составление списка документов для дальнейшей оценки их архивной значимости и сроков хранения;
Подготовка документов к аудиту и проверкам — предусмотрена оперативная выгрузка и создание подборок;
Распределение документации — можно настроить ручное или автоматическое размещение документов по папкам;
Утилизация документов — продление сроков хранения или утилизация документации с присвоением статуса «утилизирован» по итогам экспертизы.
LDM.Цифровой архив обеспечивает безопасность всех электронных документов и бумажных копий, длительное хранение документаций с поддержкой их юридической значимости и соблюдением законодательных требований.
Вместо выводов
Электронные архивы набирают популярность в силу активного развития цифровизации. Они удобны, безопасны и позволяют навести порядок в рамках хранения всех документов компании.
По срокам хранения цифровые архивы делятся на оперативные и долговременные. Первые переназначены для документов, которые должны храниться менее 10 лет, вторые — от 10 лет и более.
Электронный архив можно разместить локально, на облаке или внутри СЭД. Чтобы выбрать подходящий для вас вариант, проанализируйте деятельность компании, оцените объем документооборота и задачи, которые должен решать цифровой архив.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Это цифровая система для структурированного хранения, поиска и управления документами в электронном виде. Она обеспечивает сохранность, целостность и юридическую значимость документов в течение установленных законом сроков.
Согласно ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле», все организации должны обеспечивать сохранность архивных документов в том формате, в котором они поступили. Если документ изначально электронный, его нужно хранить в цифре, бумажный — в физическом архиве. Цифровизация не обязательна, но крайне рекомендована для эффективности и соответствия современным требованиям.
По сроку хранения:
- оперативный — до 10 лет (часто реализуется в СЭД);
- долговременный — более 10 лет или бессрочно.
- локальный — на сервере компании;
- облачный — на внешних серверах провайдера.
Согласно Приказу Минкультуры № 526, необходимо:
- хранить два экземпляра электронного документа на разных носителях;
- обеспечить техническую возможность чтения, копирования и восстановления;
- защищать документы от утраты, искажения и несанкционированного доступа.
Технически — да, но с оговорками. Облачные решения удобны, но могут не обеспечивать достаточный уровень защиты и контроля. Особенно это критично для документов с персональными данными или юридической значимостью. Лучше использовать специализированные решения, в которых можно настроить права доступа, аудит действий и автоматическое уничтожение документов.
Нет. Рекомендуем начинать с наиболее востребованных документов — например, которые были оформлены за последний год. Постепенная оцифровка снижает нагрузку на команду и позволяет внедрять систему без простоев. Но помните, что оригиналы бумажных документов все равно придется содержать в физическом виде. Хранить документы только в цифровом архиве можно, если они изначально были созданы и подписаны в электронном виде.
LDM.Цифровой архив — это специализированное решение, соответствующее требованиям архивного законодательства. Он позволяет:
- хранить документы без изменения метаданных;
- быстро находить нужные файлы через полнотекстовый и атрибутивный поиск;
- автоматически формировать перечни на экспертизу ценности;
- подготавливать документы к проверкам и аудитам;
- юридически корректно уничтожать документы по истечении срока хранения.
