Электронные подписи в КЭДО: полное руководство
14.03.2025
В современном мире кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится неотъемлемой частью работы практически любой организации. Однако он невозможен без надежных инструментов обеспечения юридической силы документов. Одним из таких инструментов является электронная подпись, которая играет ключевую роль в обеспечении подлинности и неизменности электронных данных.
Эта статья — руководство для понимания принципов работы ЭП: от определения и видов до практического применения и оценки преимуществ/недостатков в контексте КЭДО. Вы узнаете, какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью, какие шаги включены в процесс подписания и как использование ЭП оптимизирует вашу работу.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) представляет собой информацию в цифровом формате, которая присоединяется к электронному документу и используется для идентификации подписавшего. Она выполняет функцию аналогичную личной подписи на бумажном документе, обеспечивая юридическую силу электронных операций.
Ключевые особенности
Важно понимать, что ЭП — это не просто набор символов или изображение. Ее ключевая особенность заключается в применении криптографических алгоритмов для генерации уникального кода, связывающего подпись с документом. Любое изменение файла после его подписания приводит к изменению кода, что сразу же обнаруживается при проверке.
Аутентификация, целостность (неизменность) и неотказуемость — три основных свойства, обеспечивающие надежность электронных подписей. Они гарантируют, что электронный документ и его подпись достоверны и защищены от манипуляций.
Зачем нужна электронная подпись в документообороте
КЭДО с ЭП значительно сокращает время, затрачиваемое на подготовку, подписание и отправку документов. Отпадает необходимость в физической доставке, печати, сканировании и других трудоемких операциях. Это особенно важно при срочных задачах и взаимодействии с удаленными контрагентами.
Очевидно, что автоматизация процессов, связанных с обработкой документов, повышает общую эффективность работы, а отсутствие необходимости в бумаге, чернилах, почтовых отправлениях и хранении бумажных архивов экономит ресурсы.
Как уже было упомянуто, ЭП обеспечивает высокий уровень защиты от подделок и несанкционированных изменений документов, что повышает уровень доверия и снижает риски мошенничества. Наконец, использование КЭДО с ЭП обеспечивает полный контроль над жизненным циклом документов. Система позволяет отслеживать статус, историю изменений и подписантов, обеспечивая прозрачность и подотчетность.
Виды электронных подписей
Три основных вида ЭП отличаются по степени безопасности и юридической значимости:
Простая электронная подпись (ПЭП) — это, по сути, идентификатор, например код из SMS-сообщения для подтверждения операции или пара логин-пароль для авторизации. Она используется для подтверждения личности в различных сервисах и подходит в тех случаях, где высокая степень защиты не требуется. Кроме того, ПЭП не обеспечивает защиту документа от изменений после его подписания.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) основана на криптографии с использованием пары ключей (открытого и закрытого). Открытый ключ служит для проверки подписи, закрытый — для её создания. УНЭП обеспечивает защиту от несанкционированного доступа и подделки.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) представляет собой самый надежный вариант ЭП, эквивалентный личной подписи ее владельца. Получить КЭП можно исключительно в аккредитованном удостоверяющем центре. Она необходима юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, а в некоторых случаях — и физическим лицам. Она требуется для участия в электронных торгах, работы с государственными системами и порталами, подачи отчетности, а также для обмена цифровыми документами с сотрудниками и партнерами.
Конкретный выбор ЭП определяется должностью сотрудника и значимостью подписываемых документов.
➞ Для руководителя организации
Руководители организаций используют УКЭП для подписания документов, заключения контрактов и выполнения других юридически значимых действий.
➞ Для специалистов кадрового учета
Сотрудники кадрового учета должны применять УКЭП для подписания важных документов, связанных с трудовыми отношениями, таких как трудовые договоры, приказы и отчеты. УНЭП могут использоваться в менее формальных случаях, но для официальных кадровых документов лучше использовать УКЭП, чтобы избежать юридических проблем или вопросов со стороны контролирующих органов.
➞ Для сотрудников предприятия
Обычные сотрудники могут использовать ЭП для подтверждения выполнения задач и отправки отчетов в рамках компании. Для этого в большинстве случаев им достаточно иметь ПЭП, которая создается в системе компании и представляет собой комбинацию логина и пароля для доступа к личному кабинету.
В современных условиях цифровизации и перехода на удаленный формат работы все более актуальным становится вопрос: можно ли подписать трудовой договор электронной подписью? Согласно действующему законодательству, трудовой договор может быть заключен в электронной форме, если обе стороны согласны на использование цифровых подписей. Однако, ПЭП неприменима в подобной ситуации. Необходимо, чтобы у сторон были усиленные ЭП.
Полезные материалы для руководителей и ИТ-специалистов
Рассказываем про изменения в законах, новости, бесплатные вебинары
Полезные материалы для руководителей и ИТ-специалистов
Рассказываем про изменения в законах, новости, бесплатные вебинары
Как работает электронная подпись в КЭДО
С технической точки зрения применение ЭП в компании осуществляется следующим образом: уполномоченный представитель работодателя или работник формирует кадровый документ в цифровом формате, подписывает его с использованием ЭП и отправляет через используемый сервис КЭДО на подпись другой стороне. В ответ другая сторона также подписывает документ и возвращает его обратно через этот же сервис КЭДО.
ЭП для сотрудников можно оформить несколькими способами. Один из удобных вариантов — воспользоваться специализированными сервисами для кадрового электронного документооборота. Например, система LDM.КЭДО поддерживает все виды электронных подписей, а также в ее стандартную поставку включен встроенный сервис выпуска НЭП.
Как использовать подпись
Убедитесь, что на вашем компьютере установлены драйвера для работы с вашим носителем ЭП (например, USB-токен).
Загрузите и установите программное обеспечение, которое поддерживает работу с электронной подписью.
Загрузите документ, который вы хотите подписать. Выберите опцию «Подписать документ» или аналогичную. Введите пароль к вашему ключу (если требуется).
Проверьте, что подпись была успешно добавлена к документу. Некоторые системы могут предоставлять возможность проверки целостности документа и действительности подписи.
Преимущества использования электронных подписей
ЭП представляют собой удобный и эффективный инструмент для подписания документов в современном бизнесе. Одним из главных преимуществ является возможность подписывать документы в любое время и в любом месте, что значительно ускоряет процесс согласования и утверждения. Это особенно актуально в условиях удаленной работы и международных сделок.
Безопасность также играет важную роль: современные технологии шифрования и аутентификации делают электронные подписи надежными, обеспечивая целостность документа и подтверждая личность подписавшего. Кроме того, управление документами становится проще: все файлы могут быть организованы в электронной системе, что облегчает их хранение и поиск.
Ограничения и недостатки электронных подписей
Для использования электронных подписей необходимы специальные программные средства и оборудование, что может стать барьером для некоторых пользователей. Кроме того, не все виды ЭП имеют одинаковую юридическую силу, а получение квалифицированных сертификатов может быть платным.
Проблемы с аутентификацией могут возникнуть, если система недостаточно надежна, что увеличивает риски мошенничества или несанкционированного доступа. Также стоит учитывать, что в разных странах действуют разные законы относительно использования электронных подписей, что может создавать сложности при международных сделках.
К сожалению, действующая версия трудового кодекса не позволяет полностью перейти на безбумажный кадровый документооборот. Стоит упомянуть, что нельзя подписывать электронной подписью, независимо от ее типа.
К таким документам относятся:
акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказ (распоряжение) об увольнении работника;
документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Заключение
Электронные подписи — это мощный инструмент для повышения эффективности и безопасности кадрового документооборота. При выборе системы КЭДО помимо набора функций, которые необходимы для вашей организации, обращайте также внимание на то, какие виды электронных подписей поддерживает решение.
Однако, перед внедрением ЭП необходимо оценить все преимущества и недостатки, а также выбрать подходящий тип ЭП, соответствующий потребностям организации. Наша компания LDM готова предоставить вам все необходимые инструменты и поддержку для успешного внедрения ЭП в вашей компании.
Еще больше полезной информации в наших соцсетях
