ECM-системы по управлению корпоративным контентом: что это и зачем

В ходе развития систем электронного документооборота терминология постоянно менялась, однако в России исторически сложилась практика называть все средства автоматизации офисной работы СЭД, даже если они не уступают современным ЕСМ (системам управления корпоративным контентов).

Это название закрепилось из-за первоначальной функциональности таких систем, которая была в первую очередь ориентирована на электронный документооборот. Возможно, некоторые поставщики на российском рынке продолжают использовать устоявшуюся терминологию для большей узнаваемости и доступности продукта. Поэтому важно обращать внимание не на название, а на технологическую архитектуру продукта, чтобы определить его реальные возможности.

Аббревиатура ЕСМ расшифровывается как Enterprise content management и означает совокупность информационной инфраструктуры и технической архитектуры для управления полным жизненным циклом неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. Проще говоря, ЕСМ-платформа оцифровывает, контролирует и автоматизирует весь поток несистематизированных данных внутри компании.

Контент может иметь различные формы. Обычно под ним понимают любую информацию, используемую сотрудниками для выполнения своей работы. Ранее это были лишь бумажные документы, но с развитием технологий содержание расширилось. Теперь контент также охватывает презентации проектов, мультимедийные файлы, посты в социальных сетях, электронную почту, веб-контент и прочие источники информации, которые находятся вне документа.

Каждая из этих задач может быть настроена в соответствии с конкретными нуждами вашей компании. Поэтому важно учитывать ряд факторов, которые помогут обеспечить эффективность ЕСМ-системы:

➞ Адаптивность в настройках. Система должна обеспечивать возможность установки правил для хранения, обработки и доступа к контенту. Это может включать в себя разработку системы классификации, которая позволяет группировать документы по категориям (например, по типу, проекту или сроку хранения).

➞ Дедупликация данных. Важно внедрить механизмы предотвращения избыточного хранения одинаковых документов.

➞ Современные технологии. Применение искусственного интеллекта и машинного обучения может существенно повысить эффективность поиска и анализа информации.

➞ Разработка собственных решений или приобретение уже готовых. Решение зависит от специфики бизнеса, финансовых возможностей и имеющихся ресурсов.

Составить объективный рейтинг лучших ECM-систем на рынке РФ не просто, так как выбор оптимального решения сильно зависит от специфики компании, бюджета, технических возможностей и требуемого функционала. Рассмотрим наиболее популярные на сегодняшний день решения:

Xорошо зарекомендовавшая себя платформа на российском рынке с большим опытом внедрения. Компания Directum развивает возможности интеграции через API, стремясь к большей гибкости, но полностью микросервисной архитектурой она пока не обладает. Это важно учитывать при планировании проектов, так как возможности кастомизации отдельных модулей могут быть ограничены. Иными словами, Directum RX чаще рассматривают как готовое решение для управления документами и бизнес-процессами, а не как платформу для разработки.

Платформа, которая позиционируется как low-code/no-code решение. Это означает, что она дает возможность разрабатывать и настраивать бизнес-процессы с минимальным использованием кода или без него вовсе. Elma может быть развернута как в облаке, так и на собственной инфраструктуре клиента. Если вы планируете расширение возможностей платформы за пределы стандартного функционала, то микросервисная архитектура ELMA365 может стать большим преимуществом.

Имеет low-code конструкторы документов и открыта к интеграции с системами других классов (например, с BPM). В основном ориентируется на государственные организации и крупные предприятия с высокими требованиями к безопасности и масштабируемости. На основе данного решения можно развивать традиционные СЭД и реализовывать кадровый электронный документооборот.

Возможности по созданию собственных решений существуют и довольно обширны, но имеют свои ограничения и особенности. Это связано с тем, что SharePoint не является полностью микросервисной платформой в том смысле, как это реализовано в современных решениях. Кроме того, значительным недостатком для российских пользователей является отсутствие официальной технической поддержки, обновлений и гарантий работы сервиса. Это создает серьезные риски для бизнеса, использующего SharePoint.

Наше решение объединило лучшие характеристики российских СЭД и ECM мирового уровня, возможности расширения и передовые технологические решения от CSP в рамках единой платформы с микросервисной архитектурой. Одним из важных принципов в разработке нашей платформы является независимость структуры данных (модель данных и ее атрибуты) от пользовательского интерфейса (UI). Это отличает LDM от других решений и обеспечивает такие преимущества, как упрощение разработки и сопровождения, улучшение производительности, гибкость и масштабируемость. Здесь вы можете узнать, какие задачи можно решить с помощью платформы LDM.

Внедрение ЕСМ-систем требует рассмотрения не только текущих потребностей бизнеса, но и его стратегических целей на будущее. Обсудим основные аспекты, на которые стоит обратить внимание при выборе системы:

Убедитесь, что система внесена в реестр российского программного обеспечения. Это важно для соблюдения требований законодательства и получения налоговых льгот. Кроме того, выбор отечественного ПО может помочь избежать проблем с технической поддержкой от поставщика.

Системы с low-code/no-code платформами позволяют создавать и настраивать корпоративные приложения без глубоких технических знаний. Это снижает зависимость от ИТ-отдела, а также стоимость содержания ИТ-специалистов.

Системы, построенные на микросервисах, позволяют легко добавлять или изменять функционал без необходимости переписывать всю систему. Они также обеспечивают лучшую интеграцию с другими приложениями и сервисами, что может быть критически важно для комплексных решений.

Выбирайте систему, которая сможет масштабироваться по мере роста вашей компании. Это охватывает возможность увеличения объема хранения данных, числа пользователей и расширения функционала.

Система должна поддерживать работу с различными форматами данных (текст, изображения, видео, документы). Это предоставит возможность гибко управлять корпоративной информацией.

Определите конкретные функции, которые вам нужны (например, управление документами, автоматизация бизнес-процессов, аналитика и отчетность).

Обобщим: СЭД — это одна из функциональных частей ECM, а CSP — это эволюционное развитие ECM. Выбор системы зависит от конкретных требований организации. Помимо очевидных преимуществ организации и эффективности, современные платформы обеспечивают множество других преимуществ, включая: