Цифровизация архива

Содержать физический архив — неудобно и затратно. Он занимает площадь и будет только расти со временем, а на то, чтобы найти нужный документ потребуется время, особенно если архив своевременно не систематизировать. С помощью цифровизации бизнес может уйти от бумажной рутины и оптимизировать рабочие процессы.

Преимущества цифрового архива перед бумажным

Главная задача цифровизации — автоматизация работы с архивом, что позволит компании ускорить рабочий процесс обработки документов более чем в 10 раз. Расскажем подробнее, почему бизнесу нужна цифровизация архива:

Кроме того, цифровой архив не подвержен беспорядку — специализированные IT-решения обеспечивают не только надежное хранение данных, но и их автоматическую индексацию и каталогизацию по заданным параметрам.

Система LDM.Цифровой архив поддерживает работу как с оригинальными электронными документами, так и отсканированными копиями бумажных с оцифровкой их метаданных. Для удобного поиска документов решение предусматривает организацию хранения по текстовому содержимому и атрибутам. Данная технология применяется не только для штатного поиска документов, но и для подготовки файлов к аудиторской проверке или под запросы контролирующих органов.

Также в LDM.Цифровой архив есть автоматическое создание списка документов, предназначенных для оценки их архивной значимости и определения периодов их сохранности, что позволяет быстро подготовить перечень документов на экспертизу. 

Для автоматизации процессов импорта файлов архивные системы используют технологии сканирования и оптического распознавания символов (OCR), что позволяет быстро превращать бумажные документы в цифровые форматы. Электронные документы можно легко хранить, сортировать, классифицировать и индексировать в соответствии с нормами законодательства.

Инструменты автоматизации LDM.Цифровой архив за счет открытого API интегрируется с другими информационными системами, которые уже использует компания, что позволяет работать с действующими документами и архивом в рамках одной цифровой экосистемы.

➞ Электронные архивы и системы документооборота

Электронные архивы предназначены в первую очередь для хранения и систематизации архивных документов в цифровом формате. Они обеспечивают долговременное хранение, быстрый доступ, утилизацию и защиту информации, которая была перенесена в архив. 

Системы документооборота, в свою очередь, фокусируются на автоматизации бизнес-процессов, связанных с созданием, обработкой и распределением документов. Они позволяют управлять потоками информации между пользователями, устанавливать правила согласования и отслеживать статус документов в режиме реального времени. 

Несмотря на различия в задачах, эти системы тесно взаимосвязаны и часто входят в состав единой информационной системы компании. Программы управления документами способствуют эффективному контролю за документацией на всех этапах ее жизненного цикла — начиная от создания и заканчивая утверждением, обменом и последующим хранением. Когда документы перестают активно применяться в действующих бизнес-процессах, их можно перенести в цифровой архив для долгосрочного хранения.

Технологии обеспечивают доступ к архивным материалам из любой точки мира. Это особенно важно для организаций с удаленными сотрудниками или филиалами, позволяя им легко находить и использовать необходимые документы. Сервисы предлагают высокую степень безопасности — данные хранятся на защищенных серверах с регулярными резервными копиями, что минимизирует риск потери информации из-за технических сбоев.

Кроме того, платформы обеспечивают гибкость — компания может легко увеличить объем хранимых файлов по мере масштабирования бизнеса, не беспокоясь о необходимости обновления физической инфраструктуры.

Главная проблема хранения архива в цифровом пространстве — частые угрозы кражи или порчи материалов со стороны хакеров, а также возможные технические сбои аппаратной или программной части. Разберем подробнее основные проблемы безопасности:

Помимо внешних угроз, цифровой архив подвержен и некоторым внутренним проблемам, которые могут негативно сказаться на его целостности. Например, частая проблема — устаревание технологий, не соответствующих современным стандартам хранения. Это относится как к неэффективной аппаратной части, так и плохо защищенных и неактуальных программных комплексов.