Обязательные кадровые документы в организации
13.05.2025
Кадровая документация играет ключевую роль в управлении персоналом и обеспечении юридической защищенности компании. Грамотное оформление и систематизация таких бумаг крайне важны для успешной работы любой организации. Необходимо организовать корректное хранение и использование всех бумаг, связанных с трудовыми отношениями и правовыми обязательствами фирмы. Каждая бумага из кадрового делопроизводства имеет юридическую значимость и может стать решающей при проверках или судебных разбирательствах.
Создание таких бумаг так же важно, как их своевременное отслеживание, оформление и хранение в соответствии с нормами законодательства.
В этой статье мы рассмотрим, какие виды кадровой документации необходимы организациям, их особенности и принципы управления в 2025 году. Также вы узнаете о функциях каждого материала, способах его архивации и хранения. Следуя рекомендациям, вы сможете оптимизировать процессы работы с персоналом и снизить возможные правовые риски.
Персональные документы по управлению персоналом
Личные дела сотрудников включают полный набор бумаг, касающихся трудовых взаимоотношений между работодателем и работником. Эти материалы не только подтверждают факт трудоустройства, но и детализируют условия работы, права и обязанности сторон, что важно для защиты интересов обеих сторон.
Трудовые записи
Внутренняя трудовая книжка — это официальная бумага, которую законодательство обязывает вести для каждого сотрудника. Она фиксирует всю профессиональную историю работника и является одним из ключевых элементов системы управления персоналом. Этот документ имеет решающее значение для назначения пенсий, социальных выплат или других форм государственной поддержки. Для сотрудников, работающих по договору оказания услуг, трудовая книжка является обязательной и должна быть оформлена при приеме на работу.
Как это происходит:
Когда новый сотрудник присоединяется к компании, работодатель заполняет и подписывает трудовую книжку. Если у работника уже есть такой документ, он передается в отдел кадров для внесения актуальных данных. Если же сотрудник впервые устраивается на работу, работодатель обязан оформить новую книжку и внести всю необходимую информацию о профессиональной деятельности.
На первой странице документа указываются следующие данные:
- Полное имя сотрудника;
- Дата рождения;
- Серия и номер паспорта;
- Информация о местах работы для повышения квалификации или смены вида деятельности.
В книжке, хранящейся в офисе, фиксируются:
- Трудоустройство, включая должность, дату начала работы и основание (например, трудовой договор или меморандум);
- Переводы на другие должности или в другие подразделения;
- Увольнение с указанием даты и причины (по собственному желанию, сокращение, соглашение сторон и т. д.).
Все записи должны вноситься своевременно, в соответствии с изменениями в трудовой деятельности. Каждая запись оформляется с учетом правовых норм. Ошибки или неточности недопустимы. Исправления возможны только в исключительных случаях и должны соответствовать законодательным требованиям. Этот документ также может содержать сведения о медицинских осмотрах, если это предусмотрено для конкретной должности.
Правила оформления и хранения:
Трудовая книжка требует особого внимания. Она должна храниться в соответствии с установленными нормами, а ее содержимое не должно быть повреждено или утеряно, так как это может привести к серьезным правовым последствиям для обеих сторон.
Основные задачи при оформлении:
- Указание точных дат начала и окончания трудовой деятельности;
- Использование корректных формулировок, таких как «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «в связи с сокращением штатов»;
- Запрет на изменение или удаление записей. В случае ошибок исправления должны соответствовать законодательным нормам.
Если сотрудник не забрал книжку при увольнении, работодатель обязан выдать ее в течение трех рабочих дней. Если документ остается в компании, он передается в архив. Ответственность за его учет и сохранность лежит на работодателе.
Действия при утрате документа:
1. Зафиксировать факт утраты во внутреннем меморандуме;
2. Подготовить запрос на восстановление, используя другие бумаги, связанные с трудовой историей (например, приказы о приеме и увольнении);
3. Новый документ должен содержать все записи, включая даты приема, переводов и увольнения.
Утрата книжки может повлечь ответственность как для сотрудника, так и для работодателя. В таком случае работодатель обязан принять меры для минимизации последствий и уведомить соответствующие органы.
Хранение трудовых книжек должно осуществляться в личных делах сотрудников. Доступ к ним ограничивается, а сами документы защищаются от повреждений и несанкционированного использования.
Трудовая книжка — это не просто формальность, а важный документ, подтверждающий стаж работы и право на льготы. На его основе рассчитываются пенсионные выплаты и другие социальные гарантии.
Трудовые соглашения
Трудовое соглашение — это важный документ, который подписывается работодателем и сотрудником. Он регулирует взаимоотношения сторон, определяет объем обязанностей, права и обязательства, а также условия оплаты труда и другие ключевые аспекты.
Как оформляется:
Письменное соглашение должно быть подписано обеими сторонами. В нем важно указать основные детали, такие как место работы, должность, график, размер заработной платы, срок действия и другие условия. Такие соглашения имеют юридическую силу, поэтому их составление требует особой внимательности. Любые ошибки могут повлечь правовые последствия для одной из сторон.
Правила хранения:
Трудовые соглашения хранятся в личных делах сотрудников. Необходимо следить за их актуальностью: любые изменения в условиях труда должны быть внесены в документ, а поправки — подписаны обеими сторонами.
Приказы о приеме и увольнении
Приказы — это официальные документы, которые издаются работодателем для оформления приема новых сотрудников или увольнения существующих. Они фиксируются в книге учета трудовой деятельности и служат подтверждением начала или завершения работы.
Как составляются:
Приказ о приеме на работу оформляется сразу после подписания трудового соглашения. Приказ об увольнении создается по окончании трудовых отношений. В документе указываются данные сотрудника, его должность, дата приема или увольнения, а также причина прекращения работы (по желанию сотрудника, соглашению сторон, сокращению штата и т. д.).
Правила хранения:
Все приказы хранятся в архиве компании, доступ к которому имеют только уполномоченные лица. Документы должны быть подписаны как работодателем, так и сотрудником.
Полезные материалы для HR и кадровых специалистов
Рассказываем про изменения в законах, HR-новости, бесплатные вебинары
Полезные материалы для HR и кадровых специалистов
Рассказываем про изменения в законах, HR-новости, бесплатные вебинары
Внутренние регламенты
Внутренние регламенты компании определяют структуру организации и условия работы для всех сотрудников. Эти документы обязательны для исполнения и охватывают более широкий спектр вопросов, чем индивидуальные кадровые бумаги.
Правила внутреннего распорядка
Правила внутреннего распорядка (ПВР) — это документ, регулирующий рабочий процесс, поведение сотрудников и их участие в трудовой деятельности.
Как разрабатывается:
ПВР создаются работодателем с учетом специфики бизнеса. Документ утверждается на общем собрании и подписывается сотрудниками. В нем прописываются продолжительность рабочего времени, характер обязанностей, ответственность за нарушения и другие аспекты.
Правила хранения:
ПВР хранятся в отделе кадров. Каждый сотрудник обязан ознакомиться с ними и поставить подпись. Документ должен быть доступен всем работникам и регулярно обновляться в соответствии с изменениями в законодательстве и политике компании.
Регламент выплаты зарплаты и премий
Регламент выплаты зарплаты и премий определяет частоту выплат, условия получения бонусов и других вознаграждений, а также устанавливает возможные ограничения.
Как разрабатывается:
Регламент создается работодателем при согласовании с руководством компании. В нем четко прописываются условия выплат, включая основную зарплату, дополнительные вознаграждения и порядок их расчета.
Правила хранения:
Документ хранится в кадровом архиве и должен быть доступен для ознакомления всем сотрудникам.
Дополнительные документы для персонала
Помимо трудовых соглашений и приказов, существует ряд других бумаг, необходимых для ведения учета сотрудников.
Штатное расписание
Штатное расписание — это документ, содержащий информацию о должностях, количестве сотрудников и уровнях оплаты труда. Он упрощает процесс начисления зарплаты, составления должностных инструкций и ведения учета.
Как оформляется:
Штатное расписание утверждается работодателем и пересматривается ежегодно. В документе указываются должности, требования к ним и объем работы.
Правила хранения:
Документ хранится в архиве и регулярно обновляется.
Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени фиксирует фактически отработанные часы сотрудников, включая выходные, отпуска и больничные.
Как ведется:
Табель заполняется ежемесячно или ежедневно, в зависимости от установленного порядка, и подписывается ответственным лицом. Он используется для расчета зарплаты и других выплат.
Правила хранения:
Табель хранится в бухгалтерии и личных делах сотрудников в соответствующих архивах.
Итог
Грамотное ведение кадровой документации способствует улучшению внутренней структуры компании и защищает ее от юридических рисков. Все обязательные документы должны быть оформлены корректно, а информация — систематизирована и сохранена. Нарушение этих требований может привести к штрафам и санкциям.
Для автоматизации и оптимизации процессов управления персоналом многие компании переходят на кадровый электронный документооборот. Система LDM.КЭДО помогает организовать эффективный и безопасный кадровый документооборот между работодателем и сотрудниками, с соблюдением всех норм к оформлению и хранению кадровых документов.
Функционал LDM.КЭДО охватывает все основные кадровые процессы на пути сотрудника в компании, включая подписание, согласование и хранение перечисленных кадровых документов. Подробнее о решении LDM.КЭДО.
