Бухгалтерский архив: как хранить документы без штрафов
26.11.2025
Бухгалтерские документы — важнейшая часть делопроизводства и гарантия безопасности любого бизнеса. Они занимают большую часть архива компании. От того, как хранится такая документация, зависит многое. Если в ходе регуляторной проверки организация не предоставит оригинал финансового документа или его содержимое будет нарушено, то руководству или главбуху грозят серьезные штрафы и в некоторых случаях даже уголовная ответственность, не говоря уже о разрушенной репутации. Поэтому важно знать, как правильно вести бухгалтерский архив.
В статье разберем, как и сколько хранить финансовые документы разных категорий, как обеспечить их юридическую значимость, а также автоматизировать документооборот и архивацию с помощью цифровых систем.
Правила хранения бухгалтерских документов: что говорится в законах
Чтобы не запутаться в правилах и длительности хранения каждого типа бумаг, заранее определите их и закрепите в локальных актах организации. Если в нормативных положениях указаны разные сроки хранения, безопаснее брать максимальный из них (согласно письмам Минфина от 19 января 2018 года № 03−03−06/1/2598 и Росархива от 13 марта 2020 года № 7/693).
Итак, какие законы и приказы регулируют хранение бухгалтерской документации:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
- Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Налоговый кодекс РФ;
- Приказ Росархива от 20 декабря 2019 года № 236;
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
Обратите внимание: если в Перечне Росархива срок указан как «до минования надобности», то компания может сама определить, сколько хранить тот или иной документ. Но минимальная длительность — 12 месяцев, что указано в п. 4.6 Инструкции, которая утверждена приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237.
Что еще важно учесть:
- за сохранность документов (как бумажных, так и электронных) несет ответственность сама организация, вне зависимости от метода их создания и типа носителя — подробности указаны в ст. 5 Закона 125-ФЗ;
- длительность хранения не зависит от формы документа — срок одинаковый как для цифровых, так и для бумажных носителей — об этом говорится в п. 4.2 Инструкции, которая утверждена приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237;
- хранить документацию нужно в том виде, в котором она была составлена — бумажные нельзя оцифровывать, а электронные — распечатывать;
- бумажные документы должны храниться в папках и стеллажах, а к архивным площадям прописаны особые требования в Правилах, которые утверждены приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года № 526;
- цифровые документы, которые подписаны ЭП, также нуждаются в определенном режиме хранения — важно исключить утрату или уничтожение данных, а также обеспечить поддержку юридической значимости на всем сроке хранения и соблюдение процедуры передачи в архив.
Теперь давайте поговорим о типах бухгалтерских документов и длительности их хранения подробнее.
Категории документов и сроки хранения
Бухгалтерские документы делятся на две категории:
временное хранение — от года до 50 или 75 лет
постоянное хранение — от 10 лет на предприятии, а дальше — их сдача в архив
Иногда законодатель размыто указывает сроки — например, 50/75 лет. Что это значит:
- если документы созданы до 1 января 2003 года, их нужно хранить 75 лет;
- документы, которые были оформлены позже, можно утилизировать через 50 лет.
Важно: срок хранения всегда отсчитывается с 1 января следующего года после завершения делопроизводства. Например, если журнал или реестр перестали вести в 2024 году, то срок начинается с 1 января 2025 года. Или если приказ о применении дисциплинарного взыскания сотруднику был вынесен в августе 2025 года, то первый год хранения документа стартует с 1 января 2026 года.
У первичной бухгалтерской, налоговой, кадровой документации и отчетности длительность хранения различается. Для удобства мы сделали таблички по каждой категории.
Первичные бухгалтерские документы
Первичную документацию нужно держать под рукой минимум пять лет. Если вдруг возникнут разногласия с контрагентами, эти бумаги необходимо сохранить до окончания судебного разбирательства.
Налоговые документы
Полезные материалы для руководителей и ИТ-специалистов
Рассказываем про изменения в законах, новости, бесплатные вебинары
Кадровая документация
Обратите внимание: в текущем законодательстве нет такого понятия как «кадровые документы». Но на практике их обычно разделяют следующим образом: документы по личному составу и положения/приказы, которые распространяются на каждого работника компании.
Отчетность: годовая, промежуточная, финансовая, статистическая
Компании предоставляют статистическую отчетность в Росстат в формате электронного документа, который должен быть заверен УКЭП. Но у таких файлов (как и у бумажной документации) есть свои сроки хранения:
- на постоянной основе обязаны храниться сводные годовые, годовые и отчеты с большей периодичностью;
- полугодовые и квартальные сохраняются на протяжение 5 лет, но если годовых отчетов нет, то их также хранят на постоянной основе;
- ежемесячные отчеты хранятся год, но если в компании отсутствуют годовые, полугодовые и квартальные отчеты — то постоянно.
Статистические отчеты и таблицы, которые касаются вспомогательных направлений и иных видов деятельности, хранятся иначе:
- полугодовые, сводные годовые, годовые и отчеты с большей периодичностью — 5 лет;
- квартальные отчеты — 3 года;
- ежемесячные и единовременные — один год.
Доклады, таблицы и справки с аналитикой, статистические бюллетени, которые отражают итоги деятельности компании, а также отчеты о выполнении грантов необходимо хранить постоянно.
Документы, в которых прописаны детали выполнения целевых программ, годовые отчеты о работе структурных подразделений и журналы, где ведется учет передаваемых статистических данных, имеют срок хранения 5 лет.
Индивидуальные отчеты сотрудников, вспомогательные книги по оперативному, статистическому учету и отчетности подлежат хранению сроком в один год.
Что будет, если нарушить сроки хранения
1
Нарушение
Не соблюдены условия архивного хранения первичной документации и недостача ее в отчетах (КоАП РФ статья 15 пункт 11)
Последствия
Штрафные санкции в размере 10 тыс. рублей
Также предусматривается административный штраф должностных лиц (директора или главбуха) в размере 5−10 тыс. рублей
2
Нарушение
Нет отчетной документации, чтобы начислить и оплатить нужные налоги и сборы (статья 120 НК РФ), а также обнаружение снижения базы и суммы налогов
Последствия
Штрафные санкции: 20% от неуплаченного налога, но минимальная сумма должна составлять 40 тыс. рублей
3
Нарушение
Документы, которые запрашивали проверяющие органы, не были предоставлены в срок (пункт 1 статья 126 НК РФ)
Последствия
Штрафные санкции в размере 200 рублей за каждый непредъявленный документ
4
Нарушение
Документ, который запрашивали регуляторы, не был предоставлен или информация для встречной проверки была неверной (пункт 2 статья 126 НК РФ)
Последствия
Штрафные санкции в размере 10 тыс. рублей
5
Нарушение
Нет учетного документа, который подтверждает расходы (статья 122 НК РФ)
Последствия
Штрафные санкции: 20% от суммы доначисленного налога и полное снятие расхода
Как организовать архив: практические советы от экспертов LDM
Архив бухгалтерских документов может быть традиционно бумажным или гибридным, в котором часть ведется на бумаге, а часть — в цифре. Задача цифровизации — помочь бизнесу изначально создавать и подписывать документацию в электронном виде, чтобы не накапливать кучу папок, а хранить все данные в единой системе.
Расскажем об основных требованиях к каждому из архивов подробнее.
Бумажные vs электронные документы: что делать и как обеспечить юридическую значимость
Для бумажных документов необходимо оборудовать специальное помещение и позаботиться о сохранности данных. В первую очередь защитить их от кражи, пожара, затопления и солнечных лучей. Ведь если произойдет ЧП, восстановление документов займет много времени или вовсе будет невозможным. Содержать такой архив — дорого и сложно. Именно поэтому современные компании сейчас стараются отойти от такого метода хранения. Плюс поиск нужного договора или счета, который затерялся в стеллажах, превращается в настоящий квест, что может повлиять на результат налоговой проверки.
Хранение электронных бухгалтерских документов можно организовать в цифре. Как результат — сотрудники перестанут тонуть в рутине: больше не нужно вручную формировать комплекты документов, подшивать их в архив, искать нужную папку в пыльных шкафах и т. д. У бухгалтера освобождается время, которое можно потратить на обучение, консультирование или выполнение более важных для бизнеса задач. А еще снижаются затраты на оргтехнику и расходные материалы, содержание архивного помещения и курьерскую доставку. Ну и потерять или повредить документы практически невозможно.
Обычно компании переходят на электронный документооборот по двум причинам: требования контрагента или поддержка государственной инициативы, ведь контролирующие органы уже принимают отчетность в цифровом формате. Сейчас система налогового мониторинга позволяет ФНС получать доступ к первичной документации налогоплательщика с помощью витрины данных или учетной системы. Такой метод обмена возможен, если организация хранит бухгалтерские документы в электронном виде.
Цифровые архивы и системы архивации: как выбрать и использовать
Можно хранить документы на внешних носителях, в облаке или локально на ПК. Местами это удобно, но не безопасно. Оптимальный вариант — в специализированном архиве на базе информационной системы или CSP/ECM-платформы. Например, LDM.Цифровой архив.
Ключевые преимущества системы:
- возможность настраивать права доступа, а также контролировать изменения и сроки хранения первичных документов в бухгалтерии;
- обеспечение долгосрочного хранения с поддержкой юридической значимости;
- полнотекстовый и атрибутивный поиск — можно найти нужный документ за пару минут;
- подготовка документов для аудита и проверок — оперативная выгрузка и формирование подборок;
- продление сроков хранения или утилизация документов с простановкой соответствующего статуса.
Электронный архив — незаменимый помощник для компаний, которые работают с большим объемом документов. Он упрощает подготовку к налоговому мониторингу, структурирует хранение данных, поддерживает интеграцию с текущими цифровыми сервисами и защищает организацию от утечек информации и других киберугроз.
Коротко о главном
Хранить бухгалтерские документы нужно в соответствии с законами. Основные из них: № 125-ФЗ, № 402-ФЗ, НК РФ, ФСБУ 27/2021 и Приказ Росархива № 236.
Бухгалтерские документы в зависимости от их типа подлежат временному или постоянному хранению. Временное — 50/75 лет, постоянное — от 10 лет, а дальше — их сдача в архив.
Если не соблюдать условия хранения и оформления бухгалтерских документов, компании грозит штраф, минимальная сумма которого — 10 тысяч рублей или 200 рублей за документ.
Хранить документы можно в классическом архиве (специальное помещение) или в цифре. Электронный формат безопаснее, а еще экономит время сотрудников и автоматизирует рутину.
