Заказать звонок
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня
Автоматизация документооборота: от необходимости до результата
04.09.2025
Оглавление
Трудно представить современную компанию без цифровых инструментов. Они ускоряют работу сотрудников, оптимизируют ресурсы, улучшают бизнес-стратегии и помогают организации расти. Особенно когда речь идет о документообороте. Автоматизация избавляет от рутинных задач, бюрократии и дает возможность предприятию получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Наглядный пример:
Будни компании с бумажным документооборотом: закупка бумаги и печатей, заполнение документов вручную, их распечатка, ежедневные забеги до отдела кадров или руководства (ведь без подписи никак), отправка по почте, долгие недели ожидания. И так по кругу. А если допустите ошибку в документе — все по новой.
Будни компании с автоматизированным документооборотом: вся работа с документами ведется в одной системе, согласование — буквально в пару кликов, не нужно никуда бежать, никаких ошибок, вся документация перед глазами. Без бюрократии, без рутины. Сотрудники занимаются более важными задачами, руководители видят цельную картину делопроизводства, все счастливы и довольны.
В чем заключается автоматизация документооборота, как выбрать подходящую систему для бизнеса и оценить эффективность от внедрения? Об этом и не только мы расскажем в статье.
Почему компании приходят к автоматизации документооборота
Корпоративная информация (в том числе и документы) — одна из главных составляющих любой компании. Весь бизнес завязан на контенте. Да, объем документооборота зависит от размера самой организации. Но это не значит, что малому бизнесу не нужны цифровые инструменты. Количество документов с каждым годом растет, и уследить за тем или иным договором становится сложнее.
Автоматизация — это про оперативную обработку документов, структурированное хранение и безопасность.
С какими проблемами сталкиваются компании, когда ведут документооборот на бумаге:
- регулярная потеря документов;
- неизбежный рост количества контента — а ведь нужно вручную определить назначение каждого документа и его источник (вот вам и рутина);
- проблемы с конфиденциальностью — данные могут попасть в чужие руки, а это — потеря репутации и финансовые затраты;
- долгий поиск документов — если в офисном архиве творится хаос, формирование комплекта документации может затянуться;
- куча дубликатов одного и того же документа — а это дополнительные траты на бумагу и копирование;
- работа с документами отнимает много времени, из-за чего сотрудники не успевают выполнять приоритетные задачи.
Автоматизация документооборота все эти проблемы решает. А еще:
обеспечивает слаженную работу подразделений;
повышает производительность труда команды;
предоставляет оперативный доступ к контенту;
позволяет настраивать права доступа к документам.
С предпосылками к автоматизации разобрались. Следующий шаг — найти подходящую под ваш бизнес электронную систему.
Как определить подходящее решение для автоматизации
На рынке представлено много вендоров, которые предлагают системы автоматизации документооборота. Ваша задача — выбрать решение, которое будет закрывать потребности компании и приносить пользу.
Мы составили список критериев, на которые нужно обратить внимание в первую очередь.
1
Какие инструменты автоматизации предусмотрены? В одних системах решается только определенный класс задач, в других есть возможность комплексного управления потоками работ, включая маршрутизацию, оптимизацию бизнес-процессов и т. д. Выбирайте, исходя из ваших требований.
2
Как обстоят дела с хранением и управлением документов? Так как многие компании работают и с электронными, и с бумажными документами, лучше выбирать систему со структурированным архивом и возможностью управлять потоками информации.
3
Как происходит управление документацией? Оптимальный вариант — система электронного документооборота (или СЭД). С ее помощью вы сможете не только управлять контентом и процессами, но и закрывать другие направления документооборота, такие как делопроизводство, договоры, проекты и т. д.
В общем, прежде чем внедрять ту или иную систему, нужно определить, какой функционал вам действительно нужен. Автоматизация — это всегда хорошо. Но если продукт предназначен для решения другого класса задач — пользы от него не будет.
Давайте разберемся, как выбрать «ту самую» систему автоматизации и избежать ошибок.
Как выбрать автоматизированную систему документооборота
Итак, вот несколько советов по выбору системы от команды LDM.
Совет 1:
Составьте перечень задач, которые должна решать автоматизированная система. Назначьте ответственного сотрудника, который сможет выбрать подходящий программный продукт. Если такого специалиста нет — обратитесь за помощью к консультанту. А еще можно самим изучить рынок, посмотреть обзоры на системы или почитать статьи в ИТ-сообществах.
Совет 2:
Ознакомьтесь со всеми предложениями вендоров. Важно, чтобы система не только имела нужный вам функционал, но и могла масштабироваться. Бизнес развивается, штат сотрудников растет, поэтому в будущем может потребоваться доработка решения.
Совет 3:
Оцените возможности электронной системы. Можно силами собственной команды, а можно привлечь технического специалиста. Решение должно легко интегрироваться в текущее ИТ-окружение компании, обеспечивать распределенную работу и безопасность.
Совет 4:
Выбирайте систему, которая легко настраивается, расширяется и имеет простой интерфейс. Так вы оправдаете свои инвестиции и быстрее начнете свой путь автоматизации.
Совет 5:
Протестируйте выбранное вами решение. Многие поставщики предоставляют демоверсию своего продукта. Так вы на практике сможете оценить, подходит вам система или нет, не покупая ее.
Совет 6:
Не обязательно приобретать сразу мощную и дорогую СЭД. Лучше внедрять решение поэтапно. К тому же, если у вас небольшая компания, начать стоит с базовой системы, постепенно развивая ее под потребности бизнеса.
Например, у нас в LDM есть несколько вариантов СЭД.
LDM.Документооборот — это комплексное решение, которое подойдет для средних и крупных организаций. В системе можно согласовывать документы, делегировать задачи, контролировать их выполнение, собирать отчетность и хранить документы в безопасности. А еще есть встроенный конструктор и возможность доработать решение с помощью инструментов no-code и low-code, не прибегая к помощи сторонних разработчиков.
LDM.Express — коробочная система электронного документооборота для небольших компаний. В ней есть все для делопроизводства, хранения документов, контроля исполнения и отчетности.
Теперь поговорим о том, как внедрить систему электронного документооборота на практике.
Полезные материалы для руководителей и ИТ-специалистов
Рассказываем про изменения в законах, новости, бесплатные вебинары
Полезные материалы для руководителей и ИТ-специалистов
Рассказываем про изменения в законах, новости, бесплатные вебинары
Внедрение системы: что учесть на каждом этапе
Переход к автоматизированной системе осуществляется в такой последовательности:
1. Подготовка и аудит текущих процессов;
2. Выбор подходящего решения и его внедрение;
3. Расчет бюджета и оптимизация расходов.
Рассмотрим каждый пункт подробнее.
Подготовка и аудит текущих процессов
Первым делом формируем перечень проблем, которые должна решить СЭД. После этого нужно подготовить стратегию внедрения и детально прописать каждый этап. Лучше это делать с ИТ-специалистом или консультантом, чтобы ничего не забыть.
Следующий шаг — анализ бизнес-процессов и текущего документооборота компании. Что важно учесть:
- организационную структуру компании;
- процессы, которые связаны с движением документов;
- схему документооборота — какие есть группы документов, их маршрут, права доступа и т. д.;
- группы пользователей, которые будут работать в системе (можно сформировать по должностям или правам доступа), а также их уровень подготовки для дальнейшего обучения.
Далее нужно изучить предложения на рынке и выбрать систему, которая впишется в инфраструктуру компании и закроет ваши задачи.
Этапы внедрения и примерные сроки
Внедрение СЭД проводится в несколько этапов (некоторые из них могут идти параллельно):
1. сначала составьте номенклатуры документов, сформируйте справочники и инструкции для сотрудников;
2. далее идет адаптация системы электронного документооборота с учетом информации, которая была получена во время аудита;
3. установка программного обеспечения, ввод систему в эксплуатацию и тестирование;
4. доработка и настройка СЭД — важно закрыть все недочеты, которые вы обнаружили при тестировании;
5. обучение сотрудников.
А что по срокам внедрения?
Здесь все индивидуально. Если компания большая, много бизнес-процессов и систем, которые нужно связать с СЭД, то внедрение займет от двух недель до нескольких месяцев. Если организация небольшая, то можно выбрать коробочную версию. Тогда установка осуществляется за несколько дней.
Расчет бюджета и оптимизация расходов
Назвать четкую стоимость вам сможет только сам интегратор. От чего зависит бюджет:
- класс выбранной системы;
- функциональные и технические возможности решения;
- масштаб проекта внедрения;
- стоимость самих лицензий на ПО и услуг вендора.
Поэтому будьте готовы к тому, что сумма внедрения складывается не только из стоимости лицензий. Можно ли сэкономить на внедрении? Можно. Но тогда пострадает эффективность самой системы и оптимизация в целом.
Экономическая эффективность автоматизации
Любое вложение средств должно быть оправданным. Именно поэтому многих волнует вопрос экономической эффективности перехода на СЭД. Но оценить ее достаточно сложно.
Дело в том, что при расчетах нужно учитывать множество факторов и обрабатывать большой объем данных. И чем масштабнее документооборот в компании, тем сложнее просчитать экономический эффект. Это не станок и другое техническое оборудование, выгоду от которого легко вычислить, исходя из показателей рентабельности. Поэтому останавливаться на математических формулах не будем.
Какие факторы влияют на экономическую эффективность автоматизации:
правильные выбор системы и ее установка — СЭД избавляет сотрудников от рутинной работы с документами, поэтому в рабочее время команда успевает закрывать большее количество задач;
успешная оптимизация работы подразделений и компании в целом — в СЭД можно сформировать отчетность и получить аналитическую информацию, которая ускорит принятие управленческих решений;
улучшение показателей исполнительной дисциплины сотрудников — руководители могут отслеживать статусы задач, оценивать загрузку персонала и контролировать процессы, что повышает личную ответственность каждого специалиста.
Вопросы и ответы по автоматизации
Автоматизировать документооборот своими силами можно, но все зависит от опыта и квалификации вашей внутренней команды. Чтобы все прошло гладко и без ошибок, лучше воспользоваться услугами профессионального интегратора. Он минимизирует риски, быстро настроит систему и ускорит обучение сотрудников, при этом сократив ресурсные и временные затраты компании на запуск.
Любая компания, которая внедряет новые инструменты или цифровые продукты, сталкивается с сопротивлением сотрудников. Это нормально. Ваша задача — заранее рассказать коллективу о предстоящих изменениях, объяснить их значимость в рамках бизнес-стратегии. Также уделите должное внимание подготовке команды: проведите ряд тренингов и семинаров, покажите преимущества новой системы и подчеркните важность цифровой трансформации для общего успеха компании.
