Заказать звонок
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня
Архивное хранение кадровых документов
08.08.2025
Когда потребность и актуальность кадровых документов в компании истекают, их передают на хранение в архив. Данный процесс называется архивированием. В его задачи входит создание и оснащение архива, где будет храниться кадровая документация до истечения сроков хранения.
В статье рассмотрим, как проводится сдача в архив кадровых документов, как правильно хранить документацию, а также упростить архивирование с помощью современных систем.
Какие документы необходимо хранить
Правила и сроки хранения кадровых документов:
долговременное хранение — приказы, распоряжения по личному составу (например, начисление премии, прием на работу, увольнение и пр.), личные карточки по форме Т-2, личные дела уволенных сотрудников, а также контакты, трудовые договоры, документы по зачислению зарплаты, гражданско-правовые договоры и акты, журналы регистрации приказов и т. д.;
хранение до 75 лет — документы, которые были сформированы до 2002 года;
хранение до 50 лет — документы, которые были сформированы с 2003 года;
временное хранение до 5 лет — распоряжения, приказы об отпусках, график дежурств, материальные взыскания, заявления сотрудников, копии личных документов и т. д.
Этапы архивирования кадровых документов
Мы составили пошаговый план, который поможет вам провести архивирование кадровых документов организации правильно.
Этап № 1
Проводим экспертизу ценности
Первым делом нужно отобрать документы по личному составу, так как они подлежат длительному хранению (от 75 лет и более). Остальная документация обычно хранится до 10 лет.
Этап № 2
Формируем архивные дела
Нужно убедиться, что все кадровые документы, которые отправятся в архив, исполнены и правильно оформлены (все они должны быть в единственном экземпляре).
Далее следует отсеять дела, которые не подлежат хранению и их необходимо утилизировать.
Обратите внимание: уничтожение кадровых документов проводится с соблюдением определенных требований. Изучить информацию можно здесь.
Этап № 3
Техническая подготовка кадровой документации
Есть несколько строгих правил, которые необходимо соблюдать при технической подготовке. В противном случае некорректно оформленные кадровые документы архивировать не получится. Среди них:
- составление дел проводится в соответствии с номенклатурой компании;
- если к делу пришивается хотя бы один кадровый документ, оно считается заведенным;
- подшивать к делу нужно только оригиналы (исключение — копии переписок);
- документация, которая подлежит возврату, проекты и дублетные экземпляры к делу не подшивают;
- в каждом деле должна быть отчетность по кадровой службе за один календарный год;
- максимальный объем каждого дела — не более 250 листов;
- если объем дела необходимо превысить, формируются тома;
- кадровые документы внутри дела должны быть упорядочены, например, по алфавиту, дате и т. д.
Этап № 4
Оформляем обложки и проставляем архивные штампы
Когда кадровые бумаги подшиваются в дело, нужно параллельно сформировать обложку (или титульный лист). На ней указываются такие данные, как: наименование компании, ее структурное подразделение, номер/индекс дела, заголовок и сроки хранения документов.
Этап № 5
Составляем опись
С ее помощью вы сможете вести учет хранения, а также упростить дальнейшее использование архивных кадровых документов. Опись нужно составлять на унифицированном бланке, затем она вкладывается внутрь дела первым листом.
Этап № 6
Передаем кадровые документы в архив
Архивирование сопровождается решением организационных вопросов. В первую очередь нужно:
- выделить отдельное помещение под архив, которое будет соответствовать повышенным требованиям;
- составить и утвердить штатное расписание архивариуса, оборудовать его рабочее место;
- установить стеллажи, закупить расходные материалы и т. д.
Архивирование — сложный процесс, который требует финансовых инвестиций, временных затрат и участия сотрудников. Рабочие процессы тормозятся (порой даже на месяцы и более), что негативно сказывается на эффективности бизнеса. Именно поэтому современные компании постепенно внедряют электронные архивы в инфраструктуру организации, чтобы автоматизировать процессы. Но об этом чуть позже.
Как правильно хранить электронные кадровые документы
Когда оформляются дела по личному составу, необходимо:
➞ передавать в архив кадровые документы, у которых срок хранения более 10 лет или постоянный;
➞ отправлять документы на хранение не раньше, чем через год и не позднее, чем через три года после того, как завершится делопроизводство;
➞ формировать единое дело по документам, у которых одинаковый срок обязательного хранения;
➞ утилизировать документы, срок хранения которых менее 10 лет, после истечения данного срока и экспертизы их ценности.
В 2023 году Приказ Росархива № 77 установил новые требования к передаче документов в электронные архивы.
Все электронные дела по личному составу обязаны храниться в системе хранения архивных документов (или СХЭД). Ее можно интегрировать в систему электронного документооборота (СЭД), тем самым создав удобную связку цифровых решений.
Прежде чем передавать кадровые электронные документы в СХЭД, нужно привести их к единым форматам и содержанию. Иначе файлы не примут на хранение.
Также если вы изначально создавали и работали с кадровыми документами в КЭДО, их нужно обязательно хранить в специализированном электронном архиве.
Полезные материалы для руководителей и ИТ-специалистов
Рассказываем про изменения в законах, новости, бесплатные вебинары
Полезные материалы для руководителей и ИТ-специалистов
Рассказываем про изменения в законах, новости, бесплатные вебинары
Нужно ли передавать документы на государственное хранение
При ликвидации юрлицо должно передать все материалы по личному составу с долговременными сроками хранения в государственный архив, который находится по месту его регистрации. Перед этим кадровая документация отправляется на комплексную архивную обработку. Она состоит из двух этапов:
1
Экспертиза ценности с полистным просмотром — отбираются все носители информации, которые подлежат долговременному хранению, все копии и лишние документы изымаются.
2
Научно-техническая обработка и оформление дел — проводятся систематизация, формирование из россыпи или переформирование в тома. Далее выполняют составной переплет дел, нумеруют листы, проставляют штампы и оформляют обложки. Также осуществляется подготовка сводной описи на тома.
ПО для архивации кадровых документов
Как мы уже говорили, электронные архивы набирают популярность на рынке. С помощью цифрового решения можно структурировать хранение кадровых (и не только) документов, автоматизировать бизнес-процессы и обеспечить безопасность данных.
Давайте рассмотрим несколько отечественных электронных систем и их возможности.
Directum RX
Комплексное решение, которое включает в себя электронный архив кадровых документов (долговременный). В системе предусмотрены такие функции, как:
- централизованное хранение документов;
- быстрый поиск и дальнейшая выгрузка архивных документов;
- автоматизация рутинных задач, связанных с делопроизводством и архивированием;
- разгрузка оперативных информационных систем;
- утилизация документов.
LDM.Цифровой архив
Система, которая предназначена для поиска, централизованного хранения, управления и утилизации документов. Другие функции LDM.Цифровой архив: формирование списка документов для дальнейшей экспертизы, подготовка документации для аудита и проверок, возможность настроить размещение документов по папкам вручную или автоматически.
Также в системе предусмотрены два вида архивов: оперативный и долговременный. В оперативный архив отправляются документы со сроком хранения до 10 лет, а в долговременный — с постоянным сроком хранения или от 10 лет.
Какие задачи выполняет долговременный архив от LDM:
- поддержка юридической значимости документов;
- перенос данных из оперативной в архивную зону с повышением уровня подписи до CAdES-A;
- хранение документов с учетом сроков, установленных законодательством;
- возможность перештамповать электронную подпись;
- экспертиза ценности и утилизация документации.
А еще LDM.Цифровой архив позволяет настраивать права доступа к документам, за счет чего все данные находятся в безопасности.
ЭТЛАС
Электронный архив, в задачи которого входит организация централизованного хранения всех документов и настройка прав доступа. Решение подойдет как для ведения классического архивного дела, так и для автоматизации комплексной работы с документами.
Другие возможности архива ЭТЛАС:
- экономия времени на поиске документов;
- безопасность данных за счет настройки уровней доступа среди сотрудников и резервного копирования;
- возможность работать с бумажным архивом;
- работа с юридически значимыми электронными подписями по стандарту ГОСТ Р 34.10−2001;
- поддержка файлов больших размеров.
Подведем итоги
➞ Архив кадровых документов — обязательный атрибут для хранения документов компании. В него передают кадровую документацию, которая потеряла свою актуальность и больше не используется самой организацией. Данный процесс называется архивированием.
➞ Архивирование включает в себя несколько этапов: экспертизу ценности, формирование архивного дела, техническую подготовку, оформление обложки и простановку штампов, составление описи и передачу кадровых документов в архив.
➞ Правила и сроки хранения регламентируются законодательством, и их нужно соблюдать.
➞ Чтобы сократить затраты на содержание архива, автоматизировать рутинные процессы и обеспечить безопасное централизованное хранение документов, многие компании переходят на цифровые решения.
