Можно бесконечно долго планировать перейти на КЭДО, но лучше один раз это сделать

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система, в рамках которой документы можно создавать, подписывать и хранить в электронном виде. В аналогичном формате в системе осуществляется и обмен документами. Они заверяются подписями, но не обычными, а электронными. В таком виде документы имеют ту же юридическую силу, что и привычные, бумажные. Отвечая на вопрос, что такое КЭДО простыми словами, можно сказать так: это перевод документов и работы с ними в онлайн.

Какие процессы происходят в КЭДО, как работает эта система? В кадровой службе документы оформляются в электронном виде, после чего они рассылаются сотрудникам, и они ставят на них свои подписи. Иными словами, отпадает необходимость регулярно посещать отдел кадров: все процессы происходят дистанционно, что удобно и для сотрудников, и для руководителей.

Преимущества КЭДО очевидны — это возможность экономить на документообороте в бумажном виде, снижение временных затрат на обмен документами, а также возможность подписывать их в любое время и с любых устройств. В числе других преимуществ КЭДО — что это решение, которое позволяет иметь любой нужный документ под рукой: его не составит труда найти в электронном архиве. Кроме того, КЭДО исключает риски, связанные с задержками подписания и отправки документов. И это только основные преимущества, входящие в описание КЭДО: на самом деле их гораздо больше.

Такая возможность была установлена на законодательном уровне еще в 2019 году — № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи». Позднее вступили в силу законы, которые позволили подписывать, создавать и хранить кадровые документы в электронном виде, не дублируя их на бумаге — № 122-ФЗ и № 377-ФЗ.

В 2023 году вступил в силу приказ Федерального архивного агентства № 77, в соответствии с ним в электронные архивы принимаются на хранение исключительно те документы, которые соответствуют новым требованиям. В частности, файлы основной части документа, приложений к нему должны иметь определенный формат. Впрочем, компаний, которые уже используют КЭДО, это практически не касается — они могут хранить большую часть документов в своих системах. Почему стоит переходить на КЭДО? Это важный шаг в сторону оптимизации кадровых и других процессов на предприятии. Использование КЭДО, как уже отмечалось, помогает экономить время и другие ресурсы, обеспечивать надежное хранение документов и их учет. Для работы в системе необходимо использовать специальные подписи для КЭДО. Перед началом внедрения решения следует уточнить, какие виды электронных подписей используются в КЭДО.

Электронная подпись в кадровом документообороте должна иметь любой из следующих видов:

• простая электронная подпись (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
• усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Работодатели могут использовать усиленную квалифицированную и неквалифицированную подписи — КЭП и НЭП КЭДО.

Как перейти на КЭДО? Самое главное — это желание, и, конечно же, твердое намерение упростить рабочие процессы, связанные с документооборотом. Затем необходимо разобраться, насколько КЭДО в принципе соответствует специфике деятельности компании и привычной схеме работы. К примеру, если на предприятии некоторые документы все еще подписывают «задним числом», то либо от этой практики придется отказаться, либо стоит отказаться от идеи внедрить электронный документооборот.

Следующий этап — организация доступа для сотрудников, в том числе, тех, которые работают удаленно или, например, на производстве, а не в офисе за компьютером. Это возможно, но только при условии, что кадровый электронный документооборот компании будет действительно гибким. В системе должна быть возможность настраивать доступ, и, что особенно важно, — обеспечивать надежное хранение данных. Финальный этап — выпускается приказ на КЭДО, в котором фиксируется все, что касается перехода на взаимодействие сотрудников с работодателем, а также право работника либо принять такой вариант, либо отказаться от него. Сотрудник, в свою очередь, должен дать согласие на КЭДО.

Многие кадровые документы относятся к документам с длительными сроками хранения, неужели и хранить кадровые документы тоже можно в электронном виде? ДА!

Так как в рамках КЭДО все документы подписываются в режиме онлайн, следует заранее решить все вопросы, связанные с использованием электронной подписи. Кроме того, необходимо подумать и над вопросом безопасности данных при условии, что доступ к документам необходимо будет организовать и для сотрудников, работающих удаленно или, к примеру, на производстве, для работников без персонального компьютера. И еще один важный момент — хранение документов в электронном виде.

Стоит отметить, что все внедрение КЭДО кажется сложным и трудоемким только на первый взгляд. Процесс подготовки будет проще разбить на несколько этапов, к примеру, можно начать с ревизии всех документов и процессов — составить их список, подробно описать то, как и в каком порядке они согласовываются. В процессе можно будет отследить данные, которые дублируются.

Что можно перевести в электронный вид? Текущее законодательство позволяет перевести в электронный вид все кадровые документы, кроме: актов о несчастных случаях на производстве, приказов об увольнении и документов о прохождении инструктажа по охране труда.

Однако, даже после детального изучения преимуществ КЭДО и удобства работы с системой, не все заказчики готовый перейти на такое решение. Внедрение видится им чем-то глобальным и сложным, и именно для таких случаев предусмотрены схемы «мягкого» внедрения — пилотного. По такому принципу можно внедрить «LDM.КЭДО», начав с оперативного развертывания коробочной версии.

Решение «LDM.КЭДО» выпускается в оптимальной базовой версии и изначально отвечает требованиям как со стороны кадровиков, так и со стороны IT-специалистов и сотрудников, обеспечивающих безопасность данных в компаниях.

В рамках пилота заказчик может выбрать один процесс — например, работу с документами по отпускам или связанными с приемом на работу новых сотрудников. Можно развернуть решение на одно подразделение. Далее все происходит быстро и просто — выпускаются нужные подписи, принимаются локально-нормативные акты, все устанавливается, настраивается и вы сможете работать в КЭДО: документы будут согласовываться и подписываться оперативно, без задержек, храниться в одном централизованном месте.

Далее заказчик может переводить все кадровые процессы по тому же принципы, как это происходило в рамках пилотной версии.